免許など個人情報のメール送信や共有フォルダで保管するとき

こんにちは、
ＰＣ初心者でも簡単に管理できる方法としては、免許証などのＰＤＦファイルを共有フォルダに保存せずにＵＳＢメモリーで保存する方法はどうでしょうか？

そして必要な時に使用すれば初心者でも管理することができますし、他部署には閲覧することは出来ないのではと思いますが。

また頻繫に使用するなどＵＳＢメモリー自体の破損やその管理を心配するのであれば、ＵＳＢの代わりにDropboxなどのクラウドを使用する方法もあるかと思います。

> こんにちは
> 物流会社なので、工事現場搬入に当たり車両登録をする際、
> 納付先から免許証や車検証などのpdf提出を求められることがあります。
> 免許証は生年月日や住所まで記載されているので、
> 慎重に扱うべきと思うのですが、
> 上司に相談しても、一向に回答がなく
> 現状は車検証やドライバーさんの免許証は
> 関連でない部署の人でも入れる共有フォルダに
> パスワードもなく保存されており、
> 依頼があるとパスワード等なしにそのまま添付して送信しています。
> あまり高度なスキルの無い担当者でも行える
> 個人情報を守れる良い方法がありましたら、ご教示ください"

車検証はともかく、免許証まで提示を求められるのですか。受け取った相手の会社にも個人情報の必要な保管義務が発生しますので、誓約書を相手会社にも求めておくべきと考えます。