相談の広場

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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

折り返し頂いた電話について

著者 小言小町 さん

最終更新日:2019年03月29日 16:54

「電話があったんだけど」と折り返しの電話を頂いた時、皆さんはどのように対応していますか?

私はその場にいる人達に「○○さんに電話しましたか~?」と声を掛け、該当者がいなければ、電話をかけてきた方の担当営業マンに内線して確認しますが、それでも発信者がわからないことが多く、対応に困ります。

ひとまず、折り返し頂いたお礼と電話した者がわからない旨お詫びをして電話を切りますが、その時の言い回しに毎回悩まされます。

スマートな対応をしたいのですが、皆さんはどのようにされていますか?

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Re: 折り返し頂いた電話について

著者 ユキンコクラブ さん

最終更新日:2019年03月30日 11:23

携帯電話にかぎらず、ナンバーディスプレイ等で、電話に電話番号が表示されるようになったので、
「電話をいただいたようですが。。。」という電話も多数、かかってくるようになりましたし、自分も、「電話をいただいたようですが、、、」と電話をかけ直してしまいます。

電話をかけ直す方から。。。
相手がわかっていれば、「たぶん、この要件だろうな、あの人かな?」と想像しながら電話をしますので、わかる範囲で要件や担当者をつたえ、対応してもらいます。
全くわからない(登録していない、新規)相手の場合は、相手の出方で対応します。。下手に電話をしてしまったことで詐欺等に合うことも有るので。。
電話に出たときに、必ず会社名等を確認し、全く知らない会社なら
「間違えました。。。」と言って切ってしまうことも有りますし、
「電話がかかってきたので。。」といって、相手の出方を待ちます。。
わからないなら、それでいいといって電話を切ります。要件があればまた電話がかかってくるだろう。。と軽い気持ちです。

電話を受ける方として。。。
取引先や、提携先など知っている会社からであれば、すぐに対応できる体制を作りましょう。来客応対と同じです。
急な飛び込み営業でないかぎり、取引先が来ることを知らなかった会社というのはほとんどないと思いますので、電話においても
「○○さんに電話したけど、つながらなかったから(留守電にいれたから)、電話が来るかも、、電話がかかってきたら、つないでね。。」という感じで、かならず、電話受付に報告してもらうようにしてあります。
これがないと、電話をたらいまわしにすることになったり、電話口で待たせてしまうことになります。。。
来客はいつ来るかわかっているからいいけど、、電話はいつかかってくるかわからない、、という点がありますが、
来客においても、いつ来るか教えてもらってないと対応はできません。
いつかかってくるかわからない電話においては、もっとしっかりとした対応が必要になってくると思います。それが、既に取引のある会社であれば、
担当者や、取引内容が全くわからないということはないと思いますので・・・
たった一言
「○○さんから電話がくるかも、、、」だけでよいので、各担当者から連絡をもらうようにしましょう。

全く知らない、取引もない会社からの場合は、一応、わかりそうな人(上司など)に伝えてみて、わからないとなれば、
電話をいただいたお礼と、再度折り返しの連絡を入れることを伝え、会社名と、電話番号、電話をしてくれている方の名前を確認します。
電話を切ってから、ゆっくりと電話した人を探します。。。
まれに、個人情報を聞き出すために嘘の電話も有ります。。
その判別は、電話だけではわかりませんので、聞いたことのない会社名であれば、改めてこちらから折り返す、でよいと思いますよ。。。

Re: 折り返し頂いた電話について

著者 小言小町 さん

最終更新日:2019年03月30日 14:15

ユキンコクラブさん こんにちは。

おっしゃる通りです。

広い構内のどこかで電話のやり取りをされると、かかってきた電話を受ける事務方は誰への折り返しなのかわからないので、電話がくるであろうことを事前に伝えておいてくれたらいいんですけどね~。
以前の職場ではこういう事はなかったので、なんて言ったらいいのか分からずにおどおどした対応になってしまい...

職場の改善は期待できないので、定型文でうまい言い回しがあればご教示願いたいのであります。

Re: 折り返し頂いた電話について

著者 ton さん

最終更新日:2019年03月30日 23:04


> 職場の改善は期待できないので、定型文でうまい言い回しがあればご教示願いたいのであります。"


こんばんは。私見ですが…
最初の内容で担当部署が判る様なので
‥ご連絡いただきましたがあいにく席を外しておりましてこちらから改めてご連絡させていただきます。都合のよい時間はありますか?…
ではダメなのでしょうか。
その際にかけてきた相手の情報…会社名、部署、氏名…等をメモし担当部署に渡して電話してくださいとすることでいいと思うのですが…
こちらから電話した相手が判らず探している時間を待たせるより席外しとか他の電話対応中とかで事後対応の方が良いように思います。
とりあえず。

Re: 折り返し頂いた電話について

著者 小言小町 さん

最終更新日:2019年04月01日 16:21

tonさん こんにちは。

> ‥ご連絡いただきましたがあいにく席を外しておりましてこちらから改めてご連絡させていただきます。都合のよい時間はありますか?…

私もこのような受け答えをしていますが、「電話くれたのって誰?」と聞き返され、確認して申し伝えますと言ったところ、「誰だか分んないのに適当なこと言うな」と叱られました。
長く保留にしてお待たせしたわけではないし、口調には気を付けていたんですけど、「忙しい中せっかく折り返したのに誰に繋いだらいいのか分からないって何だよ」という感じでしょうか...

この他にも、「このあと暫く都合が悪いので連絡は〇〇時以降にしてほしい」と言われたんですが、私が発信者探しをしている間に、当の本人がまた電話を掛けていたらしく、相手を怒らせてしまった事もありました。

いずれにしても、問題はこちらにあるわけですから、もう一度社内での改善を提案してみることにします。

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