スポンサーリンク

相談の広場

総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

地震が起きた時、総務はどこまでたずさわりますか

著者 ラグビーワールドカップ さん

最終更新日:2019年04月09日 16:32

東京、大阪等に事業所をもつ300人規模の本社が札幌企業です。北海道内にも事業を抱え、事業所数は、十数カ所になります。
震度5強以上で、安否確認を社員に要求するようしています。その管理は総務課で行う様にしています。
安否確認以降ですが、総務はどこまでたずさわりますか。
具体的には、インフラがどこまで麻痺しているのかを総務課が確認を行う必要があるのか。出勤については、住居が事業所から2km以内であれば、出勤を命じています。それ以外の者は各々の判断に任せようと思っています。ある役員は、交通インフラの詳細を求めてくるものがいましたが、必要でしょうか。安否確認については、外部委託している企業が多いようです。その他に何か、安否確認以外に行っていることはありますか。

スポンサーリンク

Re: 地震が起きた時、総務はどこまでたずさわりますか

著者 booby さん

最終更新日:2019年04月09日 18:37

> 東京、大阪等に事業所をもつ300人規模の本社が札幌企業です。北海道内にも事業を抱え、事業所数は、十数カ所になります。
> 震度5強以上で、安否確認を社員に要求するようしています。その管理は総務課で行う様にしています。
> 安否確認以降ですが、総務はどこまでたずさわりますか。
> 具体的には、インフラがどこまで麻痺しているのかを総務課が確認を行う必要があるのか。出勤については、住居が事業所から2km以内であれば、出勤を命じています。それ以外の者は各々の判断に任せようと思っています。ある役員は、交通インフラの詳細を求めてくるものがいましたが、必要でしょうか。安否確認については、外部委託している企業が多いようです。その他に何か、安否確認以外に行っていることはありますか。"

前回のご相談でも回答しましたが、某有名会社の安否確認システムには、当人の安否情報以外に、出社可否(可、不可)、家屋の被害状況(問題なし、半壊、全壊)、(同居)親族の受傷の有無(問題なし、負傷者あり、行方不明者あり、重傷者あり)があります。すべての従業員の情報は総務(管理者権限アカウント)で閲覧可能で、私は自分の部下の情報だけ閲覧できます。情報をつなぎ合わせれば、「本人は受傷しておらず、住居は半壊、同居者が重傷のため出社不可」などと読めるようになっています。

交通インフラ情報のフィードバックは企業ごとに違います。当社はラストワンマイルが会社の送迎バスなのですが、バスの運行状況だけ総務からフィードバックされます。(某有名会社の安否確認システムでは、管理者アカウントから全従業員への一斉メールが可能で、この仕組みを使っています。)公共交通機関については各自が検索しますが、同じ地域にある他社では総務が出社に関する会社の公式見解として交通情報をフィードバックしています。

私は数社しか知りませんが、その数社はすべて災害時のBCP指揮系統は総務が担っていました。したがって、どこまで携わると聞かれれば「会社機能が復旧するまで全面的に」となります。

Re: 地震が起きた時、総務はどこまでたずさわりますか

著者 -くろ- さん

最終更新日:2019年04月10日 10:17

こんにちは。

当事業所は小さいので外部のシステムは使っていませんが、あくまでも被災経験から思ったことを書かせていただきます。

総務課は、各事業所にあるのでしょうか?
・単純に本社の総務課もしくは総務課の社員が被災して動けない事もあります。
→ 一括管理した場合、機能不全になる可能性があります。

・インフラや交通状況は時間単位で変わります。
→ 情報が錯綜し、管理できない事が予想されます。

・震度6を超えると連絡そのものが出来ない状況が増えます。
→ 各個人の状況が異なるので、情報を集めるのは可能でも、フィードバックする方法が無いケースが出てきます。

広範囲に事業所があるのであれば、それを生かして独自の対策も可能かと思われます。
また、「会社機能が復旧するまで全面的に」とありますが、それは総務だけの話ではなく、全社員が対象となると思われます。有事の際は、結束やつながり(絆)が一番有効と感じました。


ちなみに、当事業所は人数が少ないので出社できる人で一番トップが統括管理する形になります。集める情報は、最小限で現況と勤務可能かどうかの確認ぐらいです。
連絡方法は、「災害用伝言サービス」「メール」「SNS」等なんでも可。

被災時は、停電が続いたので固定電話が使えず、個人の携帯でやり取りしていました。
ちなみに、当日休みで外出していて、かつ携帯の充電がなかった者は、結局丸二日間連絡が取れませんでした。

すでにお考えの事とは思いましたが、ご参考までに・・・

Re: 地震が起きた時、総務はどこまでたずさわりますか

著者 booby さん

最終更新日:2019年04月11日 10:11

まず、私が書いたことは会社の仕組みで、個人の任務ではないことを申し添えます。当社の総務部長は役員ですので、有事の判断権限があります。復旧までに全面的に関与するのは総務部であって、総務部長だけではありません。また、関与は字義のとおりで、実際に手を動かすことを示してはいません。

> 総務課は、各事業所にあるのでしょうか?
> ・単純に本社の総務課もしくは総務課の社員が被災して動けない事もあります。
> → 一括管理した場合、機能不全になる可能性があります。
「管理者アカウント」で管理していると書いたわけはそこにあります。基本的に管理者アカウントは「本社総務部」で管理しています。総務部長から担当者、ことによっては支社の担当者までが、平時にも使われる権限移譲の仕組みにのっとって、被災時の総務機能を担保するようになっています。平時には休暇、出張等の不在時に運用される権限移譲が有事にも適用されるわけです。非常時には社長権限も移譲の仕組みがあり、社長が被災しても会社としての意思決定機能は担保できるようになっています。
 逆に一括管理しないと、全体最適の観点が欠けます。会社としてどう対応するのか、トップサポート機能がないと判断ができません。災害時の扇の要としての機能が総務部にあるということです。

> ・インフラや交通状況は時間単位で変わります。
> → 情報が錯綜し、管理できない事が予想されます。
 当社は阪神淡路大震災、大阪北部地震、平成30年の台風21号と大規模災害を3回経験していますが、必要なすべての情報が正しく得られるまでには、思いのほか時間がかかるという経験が身にしみています。情報が錯綜するのは当然で、不十分な状況でも権限のある誰かが決断しないと、無為な時間が過ぎていきます。 もちろんそこには結果として復旧が思いのほか早かった、情報が正しくなかったということもあるでしょう。でも責任ある人がその時点で得られた情報をもとに判断する仕組みが機能することが大切なのであって、結果責任はまた別のことです。また、それを経験として修正(PDCA)を重ねていくことでより洗練された仕組みができます。未熟であっても実践がBCPを作っていくと考えます。

> ・震度6を超えると連絡そのものが出来ない状況が増えます。
> → 各個人の状況が異なるので、情報を集めるのは可能でも、フィードバックする方法が無いケースが出てきます。
 それは平時の想定が甘いからではないでしょうか。当社では災害時に自動的に臨時休業になる条件が決まっています。すべてを災害発生時の連絡機能で補うのはナンセンスです。またこのルールの決定、維持管理は総務が行っています。そういう意味でも総務は平時からBCP機能を全面的に担うのです。

> 広範囲に事業所があるのであれば、それを生かして独自の対策も可能かと思われます。
> また、「会社機能が復旧するまで全面的に」とありますが、それは総務だけの話ではなく、全社員が対象となると思われます。有事の際は、結束やつながり(絆)が一番有効と感じました。

 上記にあるように部分最適の集合体が全体最適ではありません。時には必要な人員に対して「歩いてでも出社しなさい」という非情な判断が必要となる場合もあり得ます。そのためにはトップサポート機能が必要です。お言葉を返すようですが、結束やつながりを平時に構築するのは総務の仕事でしょう。

 丸二日間連絡が取れないことを仕方ないと考えるか、それを補う仕組みを作って機能させようと考えるかよってBCPの考え方は違ってくると思います。そもそも業務は組織につくもので個人につくものではありません。特に有事は個人に仕事を張り付けると機能しません。結束やつながりは仕組みあってのものです。BCPは平時が大切なのです。それは総務の仕事です。

Re: 地震が起きた時、総務はどこまでたずさわりますか

著者 -くろ- さん

最終更新日:2019年04月11日 13:36

こんにちは。

そっちにとらえられてしまいましたか^^;
おっしゃる通りで素晴らしい対応かと思います。
個人的には、そういった会社はうらやましいです。

ただ、その素晴らしい対応や枠組みを他の会社がそのまま実践できるかと言えば難しいと思います。

ちなみに、誤解の原因の一つは総務(課)という言葉です。
御社の総務(課)はそういった体制により権限等を持っていますが、他の総務(課)はその権限が無い事もあります。現在、別な部署や役職等が権限を有し管理している場合または、ない場合は現状に合った体制作りが必要と考えます。

今は、小さい事業所ですが以前は1,000人を超えるところの末端にいました。
会社は、北海道や阪神淡路など様々な災害があった際、緊急時の体制を整えようとしましたが、うまくいっていませんでした。
恥ずかしい話ですが(自分も含めて)、被災地から離れたところでは関心が薄い。そして、人事等で異動があるので、職責に応じた被災時の役割を認識していない者が多い。日常の業務に追われ、一生に一度あるかどうかの自らの被災を二の次にしている(考えてもいない)。など・・・

また、被災時の反省等の回覧に書いてあったのは、①本社(本部?)等が一括管理していたため情報が遅い。②現状を見ていないものが決定するので、実態と異なる指示が来る。③報告業務等の業務が多く、復旧業務の足かせになっている。など沢山の反省点がありましたが、結局は被災地に権限を落とすことができていませんでした。
末端の私から見ると、反省だけまとめてやり方を変える気が無いのは、なんだかな~と思っていました。

先の大震災の際は、在籍していませんでしたが、聞いた話では誰も状況を把握できない状況だったので、逆に支店等のトップ等が独断で色々決定してスムーズに復旧作業が行えたとのことです。ちなみに、連絡がつかなかった者は最大で2週間ほどで、家族がなくなり本人は行方不明だったケースです。

会社の体制が整っており、上の人の理解があり、社員教育も行き届いていれば素晴らしいやり方と思います。ただ、そういった経験が無い私としては、形から入ってしまうと枠にとらわれてしまい、本質を見失うことも少なくないと考えてしまいます。

会社ごとに組織や権限、場所や人材が異なり千差万別です。よって、会社ごとに必要なものや情報が異なるので、一元的にこうした方が良いという回答はあえて避けました。
先に書いたような不都合な部分をつぶしていくことで、体制が出来上がって行くものと考えています。PDCAとお書きになっているので、考え方としてはそれほど変わらないと思いますが・・・

相談を新規投稿する

1~4
(4件中)

    スポンサーリンク

    労働実務事例集

    労働新聞社 監修提供

    法解釈から実務処理までのQ&Aを分類収録

    スポンサーリンク

    注目検索キーワード

    注目のコラム

    注目の相談スレッド

    スポンサーリンク

    PAGE TOP