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総務の給湯室

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社員が立替える金額について

著者 ハジメテノ さん

最終更新日:2019年06月05日 16:02

弊社は小さい会社で、小口現金などなく、切手代や収入印紙代、オフィス用品の購入について、社員が立替えております。通販サイトで買うほうが安く、早いなどの理由から、個人のアカウントから購入することが度々あります。庶務を担当する女性社員(フルタイムではない)がいて、彼女の立替精算を見たところ、20万円ちかくの物品の購入や、5万円をこえる収入印紙の立替もしていました。彼女は、立替えることは問題はない、といい、進んで、自分で立替をするのですが、これは、会社として、どうなのでしょうか。個人的に、立替精算をすると、経理の仕事も増えますし(この人は残業が多い)、自分のお金と会社のお金を一緒にするようですし、ましてや、彼女の場合はフルタイムではない、時給でのお給料になるので、一か月の立替金額がお給料を超える場合も見受けられます。ここまでくる経緯として、小口現金や社用のクレジットカードを作るなど、働きかけてきたのですが、庶務担当の彼女が立替えを好むので、総務としては、小口現金などの方法を進めることができません。社員の立替は問題ないものなのでしょうか?

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Re: 社員が立替える金額について

著者 ぴぃちん さん

最終更新日:2019年06月05日 18:54

こんにちは。

従業員が建て替えしなければならないのがなぜなのか、がわからない部分がありますが…。

小口現金がないとありますが、会社の現金管理はどのようになっているのでしょうか。

買い物すべてが社員が立替えての振込処理でしょうか。

> 自分のお金と会社のお金を一緒にするようですし

立替しているのであれば、個人のお金で会社の必要なものを購入することになると思いますが、一緒とはどのような状況なのでしょうか。

会社が必要とするものを購入する際に、会社が依頼せず、従業員が必要と思うものを勝手に買っているというわけではないと思いますので、20万円の物品が会社が必要とするものであり、至急必要ということであれば、費用を一旦立て替えて購入することはあり得るかと思います。

そのような購入費用を立て替えれば、是非は別にして、給与を超える金額を建て替えざるをえないことはあるかもしれません。

立替精算しても、事前に出金しても、残業時間はあまり変わりないかもしれないと思います。

御社として立替精算をしたくないということであれば、費用については先払いや購入先を検討することでもある程度対応できる部分はあるかと思います。



> 弊社は小さい会社で、小口現金などなく、切手代や収入印紙代、オフィス用品の購入について、社員が立替えております。通販サイトで買うほうが安く、早いなどの理由から、個人のアカウントから購入することが度々あります。庶務を担当する女性社員(フルタイムではない)がいて、彼女の立替精算を見たところ、20万円ちかくの物品の購入や、5万円をこえる収入印紙の立替もしていました。彼女は、立替えることは問題はない、といい、進んで、自分で立替をするのですが、これは、会社として、どうなのでしょうか。個人的に、立替精算をすると、経理の仕事も増えますし(この人は残業が多い)、自分のお金と会社のお金を一緒にするようですし、ましてや、彼女の場合はフルタイムではない、時給でのお給料になるので、一か月の立替金額がお給料を超える場合も見受けられます。ここまでくる経緯として、小口現金や社用のクレジットカードを作るなど、働きかけてきたのですが、庶務担当の彼女が立替えを好むので、総務としては、小口現金などの方法を進めることができません。社員の立替は問題ないものなのでしょうか?"

Re: 社員が立替える金額について

著者 部下なし部長 さん

最終更新日:2019年06月06日 17:21

実は以前勤務していた真っ黒なところでは、総務部長の私が全ての立替をさせられていました。
ひどいときは減価償却しないくらいの安めのPCなども買うため、ひと月の立替金額が100万円にのぼることも。
何度も、コーポレートクレジットカードを作るか小口現金を置くかで対応ができないかと相談しましたが、経理が面倒くさがりで仕事を増やしたくないということで断固反対していたため、退職するまでその状態でした。
しかし、総務(私)と法務はこの状況は非常に良くないと思っていました。
出張旅費くらいならともかく、切手、文具からPCまでという状況は明かに以上でした。

御社では小口現金やコーポレートクレジットカードの導入ができるのであればした方が良いと思います。
その立替好きの方はフルタイムではないとの事、会社の方針に従うまでではないでしょうか?
私はフルタイムでしかも役職で自分が制度立案をする方でしたので制度を作れなかったのは自分にも責任の一端はありあまり強くものを言えませんが、彼女はパートタイム。
今は関係がうまくいっているかもしれませんが、いつ何時そういったことを強いたと言って会社にクレームを入れてくるかもわかりません。金銭が絡むと余計ややこしいことになることも考えられます。(立替金が多すぎて自分の支払いの引き落としがされず、遅延損害金が付いたとか。。。いろいろなケースが考えられるでしょう)

速やかにその状況を解消した方が宜しいかと思います。




Re: 社員が立替える金額について

著者 たぬきねこ さん

最終更新日:2019年06月07日 12:56

> 弊社は小さい会社で、小口現金などなく、切手代や収入印紙代、オフィス用品の購入について、社員が立替えております。通販サイトで買うほうが安く、早いなどの理由から、個人のアカウントから購入することが度々あります。庶務を担当する女性社員(フルタイムではない)がいて、彼女の立替精算を見たところ、20万円ちかくの物品の購入や、5万円をこえる収入印紙の立替もしていました。彼女は、立替えることは問題はない、といい、進んで、自分で立替をするのですが、これは、会社として、どうなのでしょうか。個人的に、立替精算をすると、経理の仕事も増えますし(この人は残業が多い)、自分のお金と会社のお金を一緒にするようですし、ましてや、彼女の場合はフルタイムではない、時給でのお給料になるので、一か月の立替金額がお給料を超える場合も見受けられます。ここまでくる経緯として、小口現金や社用のクレジットカードを作るなど、働きかけてきたのですが、庶務担当の彼女が立替えを好むので、総務としては、小口現金などの方法を進めることができません。社員の立替は問題ないものなのでしょうか?"


私も非常に少人数の会社で総務全般を担当しております。
小さな買い物(ゴミ袋とか100円ショップで買うようなモノとか)は立て替えることはあります。昼休みや退勤の経路で買いものしたりしますし。
けれど、小口現金として預かったお金から出金しています。
大きな支出は法人カードを作ってもらいました。

しかし、5万円20万円とはその目的や理由が見当たりません。
穿った見方をすれば、立替払いを自分のクレジットカードで支払いポイントを貯めるとかでしょうか?

庶務担当の方に何か合理的な理由があれば問題ないのとは思いますが、その立替の処理のために残業してしまうとなると、逆に会社にとっても問題ではないでしょうか?

小口現金がないとのことですが、彼女が立て替えた費用はどのようにして彼女に返しておられるのでしょう?
私でしたらその様な高額の立替を続けていると、あらぬ疑い(悪くいえば領収書を水増ししている等)をかけられそうで不透明すぎて嫌ですけどね。


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