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総務の給湯室

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宿泊費経費精算

著者 その他は私の仕事 さん

最終更新日:2019年06月05日 17:05

皆様、いつもお世話になっております。

弊社では各営業が出張時のホテルや
外注さんのホテルの手配をします。

最近はもっぱらネットで予約し、カード決済をして
領収書を印刷して経費精算へと流れてきます。

ネットでの決済はサイトによっても違うからしれませんが
予約をした段階で領収書の印字が可能になることが多く
仮に領収書を印刷後にキャンセルをしていても
こちらでの把握は難しい状況です。

法人カードを持っている社員にはなるべく
そちらのカードにて決済するよう伝えていますが
100%はできていないです・・・。


皆様の会社ではどのようなチェック・管理をなさっておりますか?
参考にお伺いできればと思います。
宜しくお願い致します。

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Re: 宿泊費経費精算

著者 ton さん

最終更新日:2019年06月05日 20:43

> 皆様、いつもお世話になっております。
>
> 弊社では各営業が出張時のホテルや
> 外注さんのホテルの手配をします。
>
> 最近はもっぱらネットで予約し、カード決済をして
> 領収書を印刷して経費精算へと流れてきます。
>
> ネットでの決済はサイトによっても違うからしれませんが
> 予約をした段階で領収書の印字が可能になることが多く
> 仮に領収書を印刷後にキャンセルをしていても
> こちらでの把握は難しい状況です。
>
> 法人カードを持っている社員にはなるべく
> そちらのカードにて決済するよう伝えていますが
> 100%はできていないです・・・。
>
>
> 皆様の会社ではどのようなチェック・管理をなさっておりますか?
> 参考にお伺いできればと思います。
> 宜しくお願い致します。"


こんばんは。私見ですが…
個人カードで決済した場合は個人宛のカード会社からの請求書で確認後に支払うというのは難しいでしょうか。
法人カードですと会社で請求書かくにんが出来ますが個人カードですとそれも無理ですからカード会社から請求書が来たことを確認してから支払うように清算方法を変更することも検討されてはどうでしょう。
経験則では個人請求書確認後でも本人には負担を掛けることはありませんのでさほどの影響なく事前に社員への説明・通知をすることでクリアされました。
あくまで会社で確認出来て初めて精算するという流れを崩さなければ問題ないでしょう。
とりあえず。

Re: 宿泊費経費精算

著者 部下なし部長 さん

最終更新日:2019年06月07日 14:04

> 個人カードで決済した場合は個人宛のカード会社からの請求書で確認後に支払うというのは難しいでしょうか。

こんにちわ。
これにも落とし穴あると思います。
一旦カードで支払いをした後、キャンセルになったら現金振り込みで戻ってくるというのもあるので。。。

ネット決済の領収書が出るところでもホテルで従来の領収書を出してくれるところが多いです。
そういうご対応は如何でしょうか?

Re: 宿泊費経費精算

著者 その他は私の仕事 さん

最終更新日:2019年06月11日 11:00

ton 様

回答ありがとうございました。
良い案だなと思ったのですが中々個人の明細を提出することに
反発が大きそうだな・・・と懸念されます。

ただ、何からの明細(宿泊明細書)を添付など
検討したいと思います。

ありがとうございました。

Re: 宿泊費経費精算

著者 その他は私の仕事 さん

最終更新日:2019年06月11日 11:03

部下なし部長 様

回答ありがとうございます。

個人カードで決済した場合は宿泊宿にて
領収書発行をしてもらうのであれば
問題はなさそうですね。

外注の方が宿泊した宿が違う時だけ
少しやっかいそうなのでそのあたりを
さらに検討していきたいと思います。

ありがとうございました。

Re: 宿泊費経費精算

著者 ガーマドン さん

最終更新日:2019年06月12日 21:21

性善説でやっております。
性悪説に立ちますと、いろいろな管理をしなければなりません。
カラ出張が発覚すれば返金を求めれば足りますし、問題化されてから管理を強化すれば反対されません。

Re: 宿泊費経費精算

著者 kt勉強中 さん

最終更新日:2019年06月13日 12:05

やりだすとキリがないですよね。。

確かに予約後、領収書発行し、経費精算しています。
 ※本人名義のクレカの明細は付けません。
 ※精算が遅れますし、プライバシーの問題も。
基本的には事後(出張日付以降)のみ経理では受付ています。
 ※高額な場合は事前で対応する事もありますが、
  その時は仮払金の対応としています。

また、精算申請の項目には、相手先・出張理由・同行者名を入力必須項目で、
申請者の部署の上長承認がないと精算できません。
なお宿泊費以外にも飛行機・新幹線・レンタカー・交通機関利用等、出張日の精算はセット申請がルールとなっています。

経理では、手間ですが精算時に、
申請者のスケジュールに相手先の有無のみ確認して終わりです。
※海外出張時はスケジュールの添付が必須なので、
 添付されていたら確認はしません。

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