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相談の広場

総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

郵便利用を徹底してもらう方法はありますか?

著者 まゆり さん

最終更新日:2019年06月11日 13:14

いつもお世話になっています。
料金を考えず、安易に宅配便を利用する社員が多くて困っています。
宅配便の伝票は総務で管理し、必要な人に都度手渡すスタイルに変え、使用制限をしていますが、勤務時間外に宅配業者を呼び、伝票を貰って宅配便で送る社員がいます。(朝出勤したら伝票の控が机に置いてある・・・)

事務方としては、従前から切手を買い置きしているし、何とか郵便利用を徹底してほしいと思い、「書類発送は、原則郵便でお願いしたい。宅配便は封筒に入らない大きな荷物や、1キロを超える重い荷物だけにしてほしい」と周知したところ、
「いくらの切手を貼ればいいかわからない(料金ちょうどの切手がないことがある)から、宅配便を使っている」
という声があったので、切手に加えて、レターパックライトを買い置きすることにしました。
ところが今度は、
・書面1~2枚送るのでもレターパックライトを使う
・宛名を書き損じると、そのレターパックライトを捨ててしまう
といった、不適正利用問題が出てきました。(宅配便を使われるよりはましだからと、大目に見ればいいのかもしれませんが。。。)

話を聞くと、
・「総務がいないと郵便料金がわからないから仕方ない(←料金表をプリントアウトしておいてありますが「調べるのが面倒」「切手の組み合わせがちょうどにならなくて、どうすればいいかわからない」「どっちが安いかまで考えて送るのは面倒くさい」だそうです。。。)」
・「レターパックや普通郵便は、わざわざポストに投函しに行くのが面倒。宅配便なら伝票書いて呼ぶだけなので楽。」
などなど、自分勝手としか思えない理由ばかり。
「じゃあ荷物発送したい時は、時間外でもまゆりさんが会社に来てくれるの?」
「経費経費って、せいぜい数十円か百円の違いでしょ?そんなに目くじら立てなくたっていいじゃない。」
「作業効率を考えると、料金が高くても宅配便のほうがいい。郵便やレターパックは時間帯指定ができないから、相手にいつ届くかわからないが、宅配便なら時間帯指定ができるから、相手にいつ届くか伝えられて安心。」
という意見もありました。

一体どうすればいいでしょう?
言っても聞かない社員は諦めたほうがいいのでしょうか?
よろしくお願いします。

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Re: 郵便利用を徹底してもらう方法はありますか?

著者 新人総務課長 さん

最終更新日:2019年06月11日 17:45

心中お察しします。

当社では郵便の料金後納システムを利用しています。
月に50個以上発送するのが条件ですが、これだと切手は不要ですし、専用の用紙を使うのでわかりやすいですよ。用紙に判子を押すので、誰が出したかも分かりますし。
ただし、厚さ2cm以内限定なので、それ以上はゆうパックになりますが。

また社内的には総務部としてであっても、総務部長や担当役員クラスから発してもらうか、可能であれば取締役から会社からの命令として発してもらうのはいかがでしょう。
一社員を越えない立場から「お願い」としてやっていると、舐めてかかるために「面倒だから」とかの理由がまかり通ってしまうのではないでしょうか。

当社では、上記のように取締役の許可を得た上で「会社として」発令する形を取っています。その上で質問内容のような言い訳をする社員がいた場合、その部署の部署長に指導を願います。それでも従わない場合は個別に呼び出して指導します。舐めたことを言ってくるようなら「つまりコストダウンという会社の方針には従わないということですね?それならその旨会社に報告しておきますね。」と最後通牒をします。
業務命令にはできないので処分は出せませんが、そこまでやれば大抵の社員は不承不承ではあっても従います。
ちなみにそれでも従わない筋金入りの社員は役員会で呼び出されます。

> いつもお世話になっています。
> 料金を考えず、安易に宅配便を利用する社員が多くて困っています。
> 宅配便の伝票は総務で管理し、必要な人に都度手渡すスタイルに変え、使用制限をしていますが、勤務時間外に宅配業者を呼び、伝票を貰って宅配便で送る社員がいます。(朝出勤したら伝票の控が机に置いてある・・・)
>
> 事務方としては、従前から切手を買い置きしているし、何とか郵便利用を徹底してほしいと思い、「書類発送は、原則郵便でお願いしたい。宅配便は封筒に入らない大きな荷物や、1キロを超える重い荷物だけにしてほしい」と周知したところ、
> 「いくらの切手を貼ればいいかわからない(料金ちょうどの切手がないことがある)から、宅配便を使っている」
> という声があったので、切手に加えて、レターパックライトを買い置きすることにしました。
> ところが今度は、
> ・書面1~2枚送るのでもレターパックライトを使う
> ・宛名を書き損じると、そのレターパックライトを捨ててしまう
> といった、不適正利用問題が出てきました。(宅配便を使われるよりはましだからと、大目に見ればいいのかもしれませんが。。。)
>
> 話を聞くと、
> ・「総務がいないと郵便料金がわからないから仕方ない(←料金表をプリントアウトしておいてありますが「調べるのが面倒」「切手の組み合わせがちょうどにならなくて、どうすればいいかわからない」「どっちが安いかまで考えて送るのは面倒くさい」だそうです。。。)」
> ・「レターパックや普通郵便は、わざわざポストに投函しに行くのが面倒。宅配便なら伝票書いて呼ぶだけなので楽。」
> などなど、自分勝手としか思えない理由ばかり。
> 「じゃあ荷物発送したい時は、時間外でもまゆりさんが会社に来てくれるの?」
> 「経費経費って、せいぜい数十円か百円の違いでしょ?そんなに目くじら立てなくたっていいじゃない。」
> 「作業効率を考えると、料金が高くても宅配便のほうがいい。郵便やレターパックは時間帯指定ができないから、相手にいつ届くかわからないが、宅配便なら時間帯指定ができるから、相手にいつ届くか伝えられて安心。」
> という意見もありました。
>
> 一体どうすればいいでしょう?
> 言っても聞かない社員は諦めたほうがいいのでしょうか?
> よろしくお願いします。
> "

新人総務課長さまへ

著者 まゆり さん

最終更新日:2019年06月12日 10:08

このような愚痴めいた投稿に、ご回答を頂きましてありがとうございます。

残念ながら、月50通(個)もの郵便物が発生することは非常に稀なものですから、お教え頂いた後納システムは導入できません。
また、書き込みましたお願いにつきましては、総務部を管理している常務取締役から発令して頂いておりますが、部署長自身が書き込んだような意見を言っている張本人で、上層部も、
「経費削減は事務方の仕事だろ?それはきちんとやってもらわないと困るが、現場には迷惑をかけるな」
という感じなので、現場は「仕事が忙しいから、と言えば、社内のことは何でも都合のいいようにできる」と考えているような態度が見え隠れしており、何とも困っています。

私は、会社のために良かれと思って経費削減を心がけていますが、上記の通り、有名無実になっていることも多いです。
正直、一生懸命考えている自分が現場から嫌がられたり、バカを見ることが多いことに、うんざりしています。
担当している職務をきちんと実行したいだけなんですけどね・・・。

Re: 郵便利用を徹底してもらう方法はありますか?

著者 kt勉強中 さん

最終更新日:2019年06月13日 12:23

お疲れ様です。

先の方のコメントになるように後納郵便で対応できるのが、一番楽ですが。

発送物が多い部署には総務担当者を任命して置いています。
各部署での総務担当者が一括で発送物の手配までするので、
本人が行う事務手間を省く目的とダブルチェックのため。
※総務担当者は営業部の営業事務職

切手・レターパック・宅配伝票の在庫注文管理は総務部で行います。
鍵付きのキャビネット内の所定の場所から総務担当者が持ち出して、
切手・レターパックの使用履歴に記入します。

総務担当者が不在の場合は、
総務部(総務部が不在の場合は経理部)が対応します。

対応できる担当者を多めにして、
営業時間外でも少しは対応できるようにしています。
対応できる担当者が不在の場合は、翌日対応を徹底し、運用しています。

Re: 郵便利用を徹底してもらう方法はありますか?

著者 わんわん主任 さん

最終更新日:2019年06月21日 16:04

まゆり様

失礼があったらお許しください。「うちの社員なのでは?!」というような理由や言い訳がたくさんあり、他人事とは思えずに投稿させていただきます。解決済みでしたらスルーで大丈夫です。

弊社の郵便事情ですが『郵便受付ボックス』を営業事務担当者の近くの棚に設置しており、郵便はそれに入れてもらっています。
(宅配便の送付状なども近くに置いています)

毎日夕方に締切時間を決めていて、時間になったら営業事務担当者が通数などを数えて近くの郵便局に持ち込んでいます(通常は後納。締切後のまとまった通数は相談の上、後納か別納)。

時間を超えてからボックスに入っているものは自動的に翌日の締切時間に締めて出すことになります。

なので社員は『受付ボックスに入れて置けば自分で切手も貼らなくていいし、帰りにポストを探さなくてもいいんだ!』という認識らしく、どんどんボックスにいれていきます。

締切後に急ぎのものが発生すると『もう締切終わっちゃった?』と確認してくるので、切手を貼って今日中に投函した方がいいかどうかを確認してます。

まゆり様の手間と仕事が増えてしまうことにはなってしまうのですが、弊社のようにボックスなどを設置して『入れてくれれば出しておいてあげるよ』というのはいかがでしょうか?

重量を量る、切手を貼る、投函するという作業もまゆり様に発生してしまいますが、締切時間(まゆり様が帰るまでとか定時までなど)を決めると、ある程度のコントロールはまゆり様側で出来るようになるのではないかと思います。

宅配便業者を呼んでしまう、ということは割と急ぎの書類などが多いのでしょうか?

『効率化』などと耳なじみの良い言葉を使って経費のことなど全く考えていない弊社社員や、事務担当者の苦労など考えたことのない弊社社員、なかなかルールを守ってくれない弊社社員でも『それ投函してあげようか?』『業者呼ぼうか?』などと言うと割と任せてくれます。もちろんそれでもルール破りをする人はいるのですが…。

まゆり様の手間が増えることしかご提案出来ずに心苦しいのですが、少しでもまゆり様の仕事への熱意と考えが社員の方へ伝わることを祈っております。


> いつもお世話になっています。
> 料金を考えず、安易に宅配便を利用する社員が多くて困っています。
> 宅配便の伝票は総務で管理し、必要な人に都度手渡すスタイルに変え、使用制限をしていますが、勤務時間外に宅配業者を呼び、伝票を貰って宅配便で送る社員がいます。(朝出勤したら伝票の控が机に置いてある・・・)
>
> 事務方としては、従前から切手を買い置きしているし、何とか郵便利用を徹底してほしいと思い、「書類発送は、原則郵便でお願いしたい。宅配便は封筒に入らない大きな荷物や、1キロを超える重い荷物だけにしてほしい」と周知したところ、
> 「いくらの切手を貼ればいいかわからない(料金ちょうどの切手がないことがある)から、宅配便を使っている」
> という声があったので、切手に加えて、レターパックライトを買い置きすることにしました。
> ところが今度は、
> ・書面1~2枚送るのでもレターパックライトを使う
> ・宛名を書き損じると、そのレターパックライトを捨ててしまう
> といった、不適正利用問題が出てきました。(宅配便を使われるよりはましだからと、大目に見ればいいのかもしれませんが。。。)
>
> 話を聞くと、
> ・「総務がいないと郵便料金がわからないから仕方ない(←料金表をプリントアウトしておいてありますが「調べるのが面倒」「切手の組み合わせがちょうどにならなくて、どうすればいいかわからない」「どっちが安いかまで考えて送るのは面倒くさい」だそうです。。。)」
> ・「レターパックや普通郵便は、わざわざポストに投函しに行くのが面倒。宅配便なら伝票書いて呼ぶだけなので楽。」
> などなど、自分勝手としか思えない理由ばかり。
> 「じゃあ荷物発送したい時は、時間外でもまゆりさんが会社に来てくれるの?」
> 「経費経費って、せいぜい数十円か百円の違いでしょ?そんなに目くじら立てなくたっていいじゃない。」
> 「作業効率を考えると、料金が高くても宅配便のほうがいい。郵便やレターパックは時間帯指定ができないから、相手にいつ届くかわからないが、宅配便なら時間帯指定ができるから、相手にいつ届くか伝えられて安心。」
> という意見もありました。
>
> 一体どうすればいいでしょう?
> 言っても聞かない社員は諦めたほうがいいのでしょうか?
> よろしくお願いします。
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