相談の広場

このエントリーをはてなブックマークに追加

総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

ビジネスマナーについて

著者 小言小町 さん

最終更新日:2019年05月31日 17:10

皆様、お世話になっております。

過去の経験や、先輩、上司から教えて頂いて覚えてきた、私なりの"当たり前"がほぼ通用しない会社に勤めております。

その中でも、問題視する程でもないけどちょっと気になる、というものがいくつかあるので質問させてください。

①社内書類のホチキスについて
 ホチキス止めをするのはその書類を最終段階で処理をする人なので、書類を回す時はクリップで綴じること。(いちいちホチキスを外すのは大変だし、何度も繰り返すと書類が傷む)

②日付の入ったはんこ(いわゆるデータ印)について
 社内処理にのみ使い、社外に出る書類には使わない。

③封筒に入れる書類の向きについて
 封筒の表と書類の表とを合わせて入れる。(洋封筒は開封する側に表がくるように入れる)

といった感じなんですが、、、

ネットで調べてもいろんな事がかかれていますよね。

皆様のところではどうされていますか?

スポンサーリンク

Re: ビジネスマナーについて

著者 ton さん

最終更新日:2019年05月31日 18:10

> 皆様、お世話になっております。
>
> 過去の経験や、先輩、上司から教えて頂いて覚えてきた、私なりの"当たり前"がほぼ通用しない会社に勤めております。
>
> その中でも、問題視する程でもないけどちょっと気になる、というものがいくつかあるので質問させてください。
>
> ①社内書類のホチキスについて
>  ホチキス止めをするのはその書類を最終段階で処理をする人なので、書類を回す時はクリップで綴じること。(いちいちホチキスを外すのは大変だし、何度も繰り返すと書類が傷む)
>
> ②日付の入ったはんこ(いわゆるデータ印)について
>  社内処理にのみ使い、社外に出る書類には使わない。
>
> ③封筒に入れる書類の向きについて
>  封筒の表と書類の表とを合わせて入れる。(洋封筒は開封する側に表がくるように入れる)
>
> といった感じなんですが、、、
>
> ネットで調べてもいろんな事がかかれていますよね。
>
> 皆様のところではどうされていますか?"


こんばんは。
書かれている結果は問者様のこと?それとも会社内で行われている事?
①~③において問者様はどのようにされていて会社はどうしているのでしょう?

Re: ビジネスマナーについて

著者 小言小町 さん

最終更新日:2019年06月01日 13:32

> こんばんは。
> 書かれている結果は問者様のこと?それとも会社内で行われている事?
> ①~③において問者様はどのようにされていて会社はどうしているのでしょう?
> "

tonさん、こんにちは。

すみません、言葉足らずでしたね。

上記①~③は、私のやり方です。
社内で特に決まりはありません。
人によってまちまちです。

Re: ビジネスマナーについて

著者 ton さん

最終更新日:2019年06月02日 09:33

> > こんばんは。
> > 書かれている結果は問者様のこと?それとも会社内で行われている事?
> > ①~③において問者様はどのようにされていて会社はどうしているのでしょう?
> > "
>
> tonさん、こんにちは。
>
> すみません、言葉足らずでしたね。
>
> 上記①~③は、私のやり方です。
> 社内で特に決まりはありません。
> 人によってまちまちです。"


おはようございます。私見ですが…

> ①社内書類のホチキスについて
>  ホチキス止めをするのはその書類を最終段階で処理をする人なので、書類を回す時はクリップで綴じること。(いちいちホチキスを外すのは大変だし、何度も繰り返すと書類が傷む)

確かに最終確認後にホチキスが一番妥当かと思いますがクリップでも途中で紛失を心配する人がいるのでしょうね。
であれば圧着ホチキスやダブルクリップも方法かと思います。
あと個人的には最終確認後の保管時には糊止めです。
その書類がいずれシュレッダーされることが判っていますからシュレッダー時の取り外しは手間なのでそのままシュレッダー出来るように糊止めしてます。

> ②日付の入ったはんこ(いわゆるデータ印)について
>  社内処理にのみ使い、社外に出る書類には使わない。

時と場合により使用しますが極力使用しません。
社外書類の場合何時相手に渡したかを確定しておくためには必要なので。

> ③封筒に入れる書類の向きについて
>  封筒の表と書類の表とを合わせて入れる。(洋封筒は開封する側に表がくるように入れる)

こちらも書類によっては中合わせで封入れします。
洋封筒というのが判らないのですが洋封筒と和封筒とあるのでしょうか。
事務封筒A4サイズが多いですが裏側でも中身の表紙が見えないとも限りませんので複数枚ある場合は書類の表合わせで中が判らないように白裏面で封入してます。
薄すぎる場合は厚紙を同封することもあります。

問者様が言われているのも方法ですがあくまで問者様の対応で社内で問題なければ気にすることもない範疇ではと思います。
それぞれの考えのもとの結果として捉える程度でいいのでは思いますがいかがでしょう。
とりあえず。

Re: ビジネスマナーについて

著者 booby さん

最終更新日:2019年06月03日 09:21

お尋ねの件で必要な部分のみ活かしますので、ご了承ください。

> ①社内書類のホチキスについて
社内でちょっとした事故があって以来、ホチキスは使用禁止になっています。ダブルクリップ、もしくは針なしホチキスを使用しています。(こういう会社もあります。)

> ②日付の入ったはんこ(いわゆるデータ印)について
>  社内処理にのみ使い、社外に出る書類には使わない。
だいたいその通りですが、領収書、受領書などは逆にデータ印のみ使用可となっています。

> ③封筒に入れる書類の向きについて
>  封筒の表と書類の表とを合わせて入れる。(洋封筒は開封する側に表がくるように入れる)
相手が開封して書類を取り出したときに印字部分が見えるように入れるのが基本で、透かしたときにに内容が見える場合、および二つ折り厳禁の書類の場合は台紙を入れるようにしています。

Re: ビジネスマナーについて

著者 部下なし部長 さん

最終更新日:2019年06月05日 10:36


> ①社内書類のホチキスについて
回覧部署に寄って運用が違ってます。
最後に私に回ってくる書類に関しては最終的にスキャンをするのでホチキスを使わないようにお願いしていますが、経理は逆にホチキスをするよう求めています。なので。。。社員はごっちゃにしてホチキス止めの書類を私に提出してきます。

> ②日付の入ったはんこ(いわゆるデータ印)について
弊社は欧系ですので、データ印を使う習慣がありません。
以前の会社(日系/米系)にもありませんでした。
書類にはサインor押印、日付は手書きというのが私が主にいた会社の慣習です。


> ③封筒に入れる書類の向きについて
窓付き封筒をよく使います。なので表合わせです。
窓無の場合は外から透けない工夫をして封入しているので、必ずしもいつも同じではありません。

という感じです。

Re: ビジネスマナーについて

著者 ひらり さん

最終更新日:2019年06月05日 11:13

> ①社内書類のホチキスについて
みなさんの回答と被ってしまうのですが、クリップですと社内で回る間に紛失する場合があるので、うちの会社ではリスク回避を最優先としてはじめからホッチキス留めが必須です。

> ②日付の入ったはんこ(いわゆるデータ印)について
正式書類(請書や請求書・納品書等)には押印しませんが、それ以外ですと「誰が・いつ」というのが明確になるように押印します。
その方が相手からの問い合わせ時もスムーズに進む為です。

> ③封筒に入れる書類の向きについて
うちの会社が窓付き封筒を使用しているので、そこを利用する場合は表合わせにしますが、それ以外は中身が見えるといけないので中合わせにします。

でもそれぞれの会社によって少しずつやり方というのは変わってきますので、あまり自分の中の常識にとらわれなくてもいいのではないでしょうか?
気になるようでしたら改善提案も兼ねて会社の人に聞いてみるのはどうでしょう?
案外きちんと明確な理由があって今のやり方が定着しているかもしれませんよ?

Re: ビジネスマナーについて

著者 小言小町 さん

最終更新日:2019年06月13日 15:30

> 問者様が言われているのも方法ですがあくまで問者様の対応で社内で問題なければ気にすることもない範疇ではと思います。
> それぞれの考えのもとの結果として捉える程度でいいのでは思いますがいかがでしょう。
> とりあえず。

tonさん、こんにちは。
糊止め、目から鱗でした。
書類のボリュームや性質的にわが社では難しいですが、処分時を考えると良い方法ですね。
ありがとうございました。

Re: ビジネスマナーについて

著者 小言小町 さん

最終更新日:2019年06月13日 15:37

> お尋ねの件で必要な部分のみ活かしますので、ご了承ください。
>
> > ①社内書類のホチキスについて
> 社内でちょっとした事故があって以来、ホチキスは使用禁止になっています。ダブルクリップ、もしくは針なしホチキスを使用しています。(こういう会社もあります。)
>
> > ②日付の入ったはんこ(いわゆるデータ印)について
> >  社内処理にのみ使い、社外に出る書類には使わない。
> だいたいその通りですが、領収書、受領書などは逆にデータ印のみ使用可となっています。
>
> > ③封筒に入れる書類の向きについて
> >  封筒の表と書類の表とを合わせて入れる。(洋封筒は開封する側に表がくるように入れる)
> 相手が開封して書類を取り出したときに印字部分が見えるように入れるのが基本で、透かしたときにに内容が見える場合、および二つ折り厳禁の書類の場合は台紙を入れるようにしています。"


boobyさん、こんにちは。
ホチキス禁止の会社があるとは知りませんでした。
よほどの事故だったのでしょうか...
データ印について、日付を残すために敢えて使用するというところは割と多いんですかね。
ありがとうございました。

Re: ビジネスマナーについて

著者 小言小町 さん

最終更新日:2019年06月13日 15:48

> > ①社内書類のホチキスについて
> 回覧部署に寄って運用が違ってます。
> 最後に私に回ってくる書類に関しては最終的にスキャンをするのでホチキスを使わないようにお願いしていますが、経理は逆にホチキスをするよう求めています。なので。。。社員はごっちゃにしてホチキス止めの書類を私に提出してきます。
>
> > ②日付の入ったはんこ(いわゆるデータ印)について
> 弊社は欧系ですので、データ印を使う習慣がありません。
> 以前の会社(日系/米系)にもありませんでした。
> 書類にはサインor押印、日付は手書きというのが私が主にいた会社の慣習です。
>
>
> > ③封筒に入れる書類の向きについて
> 窓付き封筒をよく使います。なので表合わせです。
> 窓無の場合は外から透けない工夫をして封入しているので、必ずしもいつも同じではありません。
>
> という感じです。
>
> "

部下なし部長さん、こんにちは。
そうですよね、担当業務それぞれで都合の良いカタチは違ってきますよね...
データ印は欧米では使わないんですか。知りませんでした。
勉強になります。ありがとうございました。

Re: ビジネスマナーについて

著者 小言小町 さん

最終更新日:2019年06月13日 16:09

> > ①社内書類のホチキスについて
> みなさんの回答と被ってしまうのですが、クリップですと社内で回る間に紛失する場合があるので、うちの会社ではリスク回避を最優先としてはじめからホッチキス留めが必須です。
>
> > ②日付の入ったはんこ(いわゆるデータ印)について
> 正式書類(請書や請求書・納品書等)には押印しませんが、それ以外ですと「誰が・いつ」というのが明確になるように押印します。
> その方が相手からの問い合わせ時もスムーズに進む為です。
>
> > ③封筒に入れる書類の向きについて
> うちの会社が窓付き封筒を使用しているので、そこを利用する場合は表合わせにしますが、それ以外は中身が見えるといけないので中合わせにします。
>
> でもそれぞれの会社によって少しずつやり方というのは変わってきますので、あまり自分の中の常識にとらわれなくてもいいのではないでしょうか?
> 気になるようでしたら改善提案も兼ねて会社の人に聞いてみるのはどうでしょう?
> 案外きちんと明確な理由があって今のやり方が定着しているかもしれませんよ?"


ひらりさん、こんにちは。
別のスタッフが用意したものをたまたま私がお客様にお渡しした時、相手が封筒から取り出した書類が裏返し...という状況が何度もありまして。
別に相手が怒る訳ではないですが、ちょっと恥ずかしい気持ちになります...
ありがとうございました。

相談を新規投稿する

1~10
(10件中)

    スポンサーリンク

    経営ノウハウの泉より最新記事

    スポンサーリンク

    労働実務事例集

    労働新聞社 監修提供

    法解釈から実務処理までのQ&Aを分類収録

    注目のコラム

    注目の相談スレッド

    PAGE TOP