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総務の給湯室

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郵便業務について

著者  さん

最終更新日:2019年09月10日 12:32

郵便業務について、相談させてください。

弊社では、郵便を送る社員に、普通郵便なのか書留なのかの選択、送り先、内容、送った社員名の記載をフォーマットに手書きで書いてもらっています。

総務担当者が、それをアナログ式に確認し、そこから、数を数え、書留系は、さらに手書きの複写式の用紙に氏名等を記載しなければなりませんし、重さも量ったと効率が悪く、数が多いと、郵便業務に時間を取られて、面倒で仕方ありません。

秘書業務をメインにしているものですから、来客があると、郵便は後回しになるのですが、追加で至急郵便を出したいと社員から申し出があれば、わざわざ郵便局へいかなければなりません。

前の職場では、重さは郵便を出す人が量り、重さに準じたファイルを入れ、庶務担当のバイトさんが不在時は切手ファイルから切手を貼って、自分で行ってもらうという方法をとっていたので、この方式に最低限替えたいのですが、皆様は郵便業務の効率化をどう図られていますでしょうか?

ご教示くださいませ。
どうぞよろしくお願いいたします。

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Re: 郵便業務について

著者 そーむけーりちゃん さん

最終更新日:2019年09月10日 15:35

郵便業務って、意外と手がかかりますよね。

郵便受付を時間で締切してはいかがでしょうか?
15時締切とした場合、
①15時以降に依頼された分は、翌日発送にする
②当日発送の必要がある場合は、自分でいってもらうなど。

大した案でなく、すみません。

Re: 郵便業務について

著者 ぴぃちん さん

最終更新日:2019年09月10日 18:51

こんにちは。

郵便物の量も関与するかと思いますが、現在お勤めの会社は現在の方法でずっと行っているものかと思います。

前職の方法とありますが、その方法が現在の会社において最適かどうかはわかりませんが、現在の職場において変えれる部分は変えてみることを提案してみてもよいかと思います。

部署ごとにまとめる、回収時間を決めて回収する、とかは方法になるかもしれませんが、至急対応が必要な会社ですと、すべて至急で、っていわれると意味が無いかもしれませんね…

手書きの部分の工程数が多いようには思いますが、過去に何かの問題が生じて現在の方法になったとかもあるかもしれません。

Re: 郵便業務について

著者 -くろ- さん

最終更新日:2019年09月10日 17:54

こんにちは。
仕事には色々な考え方があるので、御社にあったやり方を探すしかないかと思われます。
効率化によるプラス面とマイナス面を考慮して判断するしかないと思われます。

考慮事項としては、
・数量 ・内容物 ・定期or不定期 ・必要かどうか ・適正かどうか ・間違えた場合の責任の所在 ・不正に使用された場合の確認や対処 ・社員の郵便知識  などがあると考えます。

ちなみに、郵送慣れしていない人は、縦書きor横書き?定型or不定形?重さ?御中?速達や書留にするべき?いつ届く?など分からないことだらけの様です。

考慮点の例を挙げると、
例1)宛先や料金違いで戻ってくるケース。
①全員に郵便の知識を勉強させる。②専門部署が管理する。③重要なものは郵送しない。

例2)切手の不正使用に対して。
①郵送記録を取る。②使用者を制限する。③社員を信用して対策なし。

例3)返答を求める郵便を送ったが返答がなく、電話をしたら「届いていない」と言われた。
①郵送記録を取る。②先方の不手際として再送。③社員の送付忘れ等として再送。

という具合に考えていけば、その会社にあったやり方になるかと思われます。

ちなみに、当事業所の郵送物の種類は様々で件数は月20~50通程度です。切手使用簿をつけていますが、内容は大雑把なもので良いので負担はそれほどありません。
切手を使用する場合、使用者が使用簿に「日付・宛先・要件・使用者名・使用枚数」を記載し、自分で量り切手を貼って郵送します。良く分からない人は、帳簿に記載すればあとは事務員がやります。大量な場合は、必要な情報が書いてあれば、一覧表や縮小コピー、スキャンも可としています。
レターパック類は、「ミニ控えシール」を使用簿に貼って、不足情報を帳簿に書き足します。
書留系は、料金が発生するので事務員が郵便局に持ち込み、郵便局が発行した宛先等が載った控えに、使用者が「使用者名と要件」を記載し綴ります。

急ぎの郵便物の場合は、近くのポストの集荷時間、近隣の郵便局の最終当日受付時間、本局(24時まで当日受付翌日配送)で使い分けています。

Re: 郵便業務について

著者 わんわん主任 さん

最終更新日:2019年09月13日 14:03

郵便物を送ろうとしている人、送り先、内容も記録を取っていて、確認してからじゃないと郵送出来ないということでしょうか。それをメイン業務とは別にやっているとなると、非常に大変な作業だと思います。

弊社では「明らかに私用の郵便物」は、出そうとしている人に返却しますが、それ以外は記録を取らずに出していますので、あまり参考にならなかったらすみません。

弊社では月に50通以上郵便物を出すので、近所の郵便局に「料金後納」で出せるように手続きしています。

「料金後納」を印刷した封筒(または後納ハンコを押した封筒)を使用すれば、郵便局に持ち込む際に切手を貼る必要がありませんので、いちいち切手を貼る、という作業はほぼ無くなりました。
(料金後納のままポストには投函出来ません)
(そのままポストに投函した社員がいて郵便物が戻ってきたこともあります)

郵便は受け付け締め切り時間を決めており(16:00)、時間になったら数を数えて料金別に指定用紙に記入し、郵便局の窓口へ持ち込みます。

書留も複写用紙に記入する必要はありますが、切手を貼る必要はありません。

締切時間を過ぎて、どうしても急ぎで出したいものは、切手を渡したり料金確認程度はしますが、投函等は全て本人に対応してもらっています。

近所に郵便局がある、月に50通以上郵便物を出す、などの条件が合わないと難しいかもしれませんが、検討はする価値ありかと思いました。


> 郵便業務について、相談させてください。
>
> 弊社では、郵便を送る社員に、普通郵便なのか書留なのかの選択、送り先、内容、送った社員名の記載をフォーマットに手書きで書いてもらっています。
>
> 総務担当者が、それをアナログ式に確認し、そこから、数を数え、書留系は、さらに手書きの複写式の用紙に氏名等を記載しなければなりませんし、重さも量ったと効率が悪く、数が多いと、郵便業務に時間を取られて、面倒で仕方ありません。
>
> 秘書業務をメインにしているものですから、来客があると、郵便は後回しになるのですが、追加で至急郵便を出したいと社員から申し出があれば、わざわざ郵便局へいかなければなりません。
>
> 前の職場では、重さは郵便を出す人が量り、重さに準じたファイルを入れ、庶務担当のバイトさんが不在時は切手ファイルから切手を貼って、自分で行ってもらうという方法をとっていたので、この方式に最低限替えたいのですが、皆様は郵便業務の効率化をどう図られていますでしょうか?
>
> ご教示くださいませ。
> どうぞよろしくお願いいたします。

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