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総務の給湯室

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社内規定 通勤手当支給について

著者 イチスケ さん

最終更新日:2019年10月30日 18:43

こんにちは。
皆さんのお知恵を拝借させてください(乱文失礼します)

・質問
「通勤手当支給」について皆さんの会社では規定でどのように定めていますか?また社員の申請に対してどのようにチェックしていますか?

・質問のきっかけ
弊社では、規定が細かく定められておらず
常識を逸脱した申請をする社員の存在が発覚し、規定改定することとなりました。また、通勤手当申請に対して虚偽がないか全社員チェックすることになりました・・・ 

★申請例★    
① 自宅から最寄り駅までバス利用の申請が「明らかに徒歩で通勤できる」距離   だった(徒歩7、8分程度)
②自宅から工場までの距離が、地図上の距離よりも明らかに長い申請
(マイカー通勤)

・問題点
現在の規定では下記の①②程度しか定めておらず、申請に対しては基本的にすべて承認している。
①自宅から事業所まで2キロ以上離れた場所に居住し、公共交通機関を利用すること(工場は、マイカー通勤を認める)  → 極端に言うと、自宅から会社まで2キロ以上離れていれば、自宅から駅までバスの停留所が1つ分でも定期代を請求できる。
②金額は月5万円を上限

おそらく皆さんの会社規定では
①   距離は ~以上 ②   所要時間は~分以上③   特急、グリーン車は禁止  など定め、申請に対してもチェックされているのではないでしょうか??

皆さんのお知恵を拝借できれば幸いです。

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Re: 社内規定 通勤手当支給について

著者 ton さん

最終更新日:2019年10月30日 20:01

> こんにちは。
> 皆さんのお知恵を拝借させてください(乱文失礼します)
>
> ・質問
> 「通勤手当支給」について皆さんの会社では規定でどのように定めていますか?また社員の申請に対してどのようにチェックしていますか?
>
> ・質問のきっかけ
> 弊社では、規定が細かく定められておらず
> 常識を逸脱した申請をする社員の存在が発覚し、規定改定することとなりました。また、通勤手当申請に対して虚偽がないか全社員チェックすることになりました・・・ 
>
> ★申請例★    
> ① 自宅から最寄り駅までバス利用の申請が「明らかに徒歩で通勤できる」距離   だった(徒歩7、8分程度)
> ②自宅から工場までの距離が、地図上の距離よりも明らかに長い申請
> (マイカー通勤)
>
> ・問題点
> 現在の規定では下記の①②程度しか定めておらず、申請に対しては基本的にすべて承認している。
> ①自宅から事業所まで2キロ以上離れた場所に居住し、公共交通機関を利用すること(工場は、マイカー通勤を認める)  → 極端に言うと、自宅から会社まで2キロ以上離れていれば、自宅から駅までバスの停留所が1つ分でも定期代を請求できる。
> ②金額は月5万円を上限
>
> おそらく皆さんの会社規定では
> ①   距離は ~以上 ②   所要時間は~分以上③   特急、グリーン車は禁止  など定め、申請に対してもチェックされているのではないでしょうか??
>
> 皆さんのお知恵を拝借できれば幸いです。
>

こんばんは。私見ですが…
まず前提として交通費は税法上非課税を規定しています。
公共交通は定期代、車両はキロ数に応じた支給で3か月単位です。
距離については自宅~事業所までの交通費…
非課税ですから交通用具は2キロ以上が該当になります。
公共交通については本人申請と住所地をネット確認
公共交通ですからバスも電車も支給します。バス停1個でもです。
購入後に初回は定期券面コピーを、後は抜き打ちで提出依頼します。
車輛通勤においては経路図と申請書を提出します。申請書には自己申請で距離記載です。
経路図をネット確認して距離を確認し申請と乖離がなければ税法規定で支給します。
乖離がある場合は本人に確認します。

公共交通についてはキロ数は見ませんので緩めの規定になっているとは思います。
交通費は自社規定で支給できる手当ですからバスは支給無し電車のみ支給とする事業所も多いようです。
車輛においては距離と税法非課税の両方を考慮するところも多いでしょう。
とりあえず。

Re: 社内規定 通勤手当支給について

著者 ぴぃちん さん

最終更新日:2019年10月31日 00:05

こんばんは。

通勤手当であれば、そもそもそのような手当はない、という会社もありますからね。

なので、会社によって規定まちまちですし、チェックもしている会社していない会社もありますね。

性善説に基いて対応することで、問題になることはない、ということは多いのでしょうが、御社では問題になる事例が生じた、ということですね。


以下は私見です。


御社にはすでに支給規定がありますので、支給規定に該当するのであれば支給することになります。

>極端に言うと、自宅から会社まで2キロ以上離れていれば、自宅から駅までバスの停留所が1つ分でも定期代を請求できる。

支給規定がそのように規定されているのであれば、支給することはできるでしょう。所得税の非課税として処理できるのか、課税として処理するのかは御社の判断する部分もあるでしょう。

通勤手当の非課税処理が面倒だから、課税給与を多くするからそれで対応して…っていう会社もありますから。


判断しやすいように基準を明確化したいのであれば、明らかな不利益変更にならないように基準を明文化することは方法でしょう。

2キロとは、直線距離なのか、実経路夜距離なのか。

通勤手当を支給する際に、定期券の購入証明を提示させるのか、日々のICカードの利用履歴を提出させるのかどうか、等等。


おそらくですが、問題となった行為をおこなった社員がいるのだと思います。
御社が不正と感じた部分が、規定の上で不正に該当するのか、規定では不正とはいえないのか、それによっても対応は変わるでしょう。

実費弁済という観点で後払いという会社もありますし…。

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