スポンサーリンク

相談の広場

このエントリーをはてなブックマークに追加

総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

アポなし来客時、担当者が出られない時の表現について

著者 総務ふじわら さん

最終更新日:2019年12月10日 16:15

いつも参考にさせていただいております。

総務の業務をしながら受付も行っております。
たまに「アポは取ってないのですが○○さんお時間あればお会いしたいのですが」とか、
飛び込み営業で「○○担当の方いらっしゃいましたら…」など、アポなしで来社されるお客様がいらっしゃいます。

別室にいる弊社の担当に電話で確認を取り、「忙しくて時間が取れない」と言われたとき、お客様にはなんとお伝えすればよいでしょうか?

今は「申し訳ありません。ただいま手が離せないとのことですので、もしお預かりできるものがあればこちらでお預かりしますが…」などと言っておりますが、
『手が離せない』という表現は失礼かな?と思っています。
また、お客様から見える場所で電話をしているので、『不在』とは言えない状況です。

何か良い表現はあるでしょうか?

スポンサーリンク

Re: アポなし来客時、担当者が出られない時の表現について

著者 ユキンコクラブ さん

最終更新日:2019年12月10日 18:04

> 『手が離せない』という表現は失礼かな?と思っています。
> また、お客様から見える場所で電話をしているので、『不在』とは言えない状況です。
>
> 何か良い表現はあるでしょうか?

アポなしで来所されるお客様は、通常の取引先でしょうか?(担当者がわかっている。面識がある。。。など)
であれば、目の前に座って電話しているのであれば、しばらく待っていただくことをつたえ、担当者にも、それなりに対応してもらうことが出来るでしょう。。。

逆に、誰も知らない、本当の飛び込み営業だとしたら、たとえ目の前で電話をしていても、その人が、その業務の担当者であることを知りません。
そのため、
「担当者不在:今日は戻らない又数時間後の帰社予定」
「他の来客中」
「会議中:2時間程度かかる(うそ)」
などと適当に伝え、切り上げてもらっています(一応確認は取りますが、、、)。。。

大事なお客様なら、突然の来客でも、その場にいるのなら、5分程度なら担当者でも対応は可能だと思いますよ。。。

Re: アポなし来客時、担当者が出られない時の表現について

著者 プログレス合同会社 さん

最終更新日:2019年12月10日 18:11

アポなしであれば『手が離せない』でも失礼にあたらいように思えます。

確かに『手が離せない』=『自分より他の用件を優先している』で失礼にあたるとされていますが、アポなしで来られたのでしたら他の用件を優先されても仕方ないですよね。

どうしても気になるようでしたら『〇〇はただいま立て込んでおりまして、別の機会にしていただけないでしょうか』ではいかがでしょうか?

> いつも参考にさせていただいております。
>
> 総務の業務をしながら受付も行っております。
> たまに「アポは取ってないのですが○○さんお時間あればお会いしたいのですが」とか、
> 飛び込み営業で「○○担当の方いらっしゃいましたら…」など、アポなしで来社されるお客様がいらっしゃいます。
>
> 別室にいる弊社の担当に電話で確認を取り、「忙しくて時間が取れない」と言われたとき、お客様にはなんとお伝えすればよいでしょうか?
>
> 今は「申し訳ありません。ただいま手が離せないとのことですので、もしお預かりできるものがあればこちらでお預かりしますが…」などと言っておりますが、
> 『手が離せない』という表現は失礼かな?と思っています。
> また、お客様から見える場所で電話をしているので、『不在』とは言えない状況です。
>
> 何か良い表現はあるでしょうか?

Re: アポなし来客時、担当者が出られない時の表現について

著者 総務ふじわら さん

最終更新日:2019年12月12日 13:50

ユキンコクラブ様

ご返信ありがとうございます。
実際にされている対応のしかたをご教示いただき大変参考になりました。
また機会がありましたら宜しくお願い致します。


> アポなしで来所されるお客様は、通常の取引先でしょうか?(担当者がわかっている。面識がある。。。など)
> であれば、目の前に座って電話しているのであれば、しばらく待っていただくことをつたえ、担当者にも、それなりに対応してもらうことが出来るでしょう。。。
>
> 逆に、誰も知らない、本当の飛び込み営業だとしたら、たとえ目の前で電話をしていても、その人が、その業務の担当者であることを知りません。
> そのため、
> 「担当者不在:今日は戻らない又数時間後の帰社予定」
> 「他の来客中」
> 「会議中:2時間程度かかる(うそ)」
> などと適当に伝え、切り上げてもらっています(一応確認は取りますが、、、)。。。
>
> 大事なお客様なら、突然の来客でも、その場にいるのなら、5分程度なら担当者でも対応は可能だと思いますよ。。。
>

Re: アポなし来客時、担当者が出られない時の表現について

著者 総務ふじわら さん

最終更新日:2019年12月12日 13:58

プログレス合同会社様

ご返信ありがとうございます。

『立て込んでいる』は『手が離せない』よりも失礼でなく、やむを得ない感じがして、とてもしっくりきました!
今後使わせていただきます。

ちょっとしたことですが、小さなもやもやが解消できて助かりました。
この度はありがとうございました。
また機会がありましたら宜しくお願い致します。


> アポなしであれば『手が離せない』でも失礼にあたらいように思えます。
>
> 確かに『手が離せない』=『自分より他の用件を優先している』で失礼にあたるとされていますが、アポなしで来られたのでしたら他の用件を優先されても仕方ないですよね。
>
> どうしても気になるようでしたら『〇〇はただいま立て込んでおりまして、別の機会にしていただけないでしょうか』ではいかがでしょうか?
>

相談を新規投稿する

1~4
(4件中)

    スポンサーリンク

    労働実務事例集

    労働新聞社 監修提供

    法解釈から実務処理までのQ&Aを分類収録

    スポンサーリンク

    経営ノウハウの泉より最新記事

    注目のコラム

    注目の相談スレッド

    スポンサーリンク

    PAGE TOP