ご相談(業務削減)

> 初めて投稿します。
> 総務のルーティーン業務において、無駄な業務は削減していたいと思っております。
> 些細な事でもよいので成功した事例、少しでも削減した事例をお教え願えれば有り難く。或いはこれから削減を検討していることでもお教え願えれば有り難いたいです。
>

総務業務は、会社によって大きく異なります。
どこまでの業務を総務が担っているのかがわからないと、回答しずらいかもしれません。。。


当社の総務業務は、
会社の経理、会計、決算業務から、給与、人事等の労務関係、雑務と言われるような消耗品管理や備品管理、仕入発注、売上請求まで、電話とパソコンの前で出来る仕事はすべて行っております。。。
御社は、どこまでの業務に対して削減、改善を検討されているのでしょうか？

こんにちは。

当事業所は、普通の会社では考えられないような無駄な業務が多かったため、色々と改善してきました。ただ、普通の会社では当たり前の内容かと思われますので参考にならないかもしれませんがとりあえず・・・

基本は整理整頓になってくると思います。
単純な物の整理整頓だけでなく、データや業務内容等を整理整頓することによって、無駄な業務を少なくすることになります。

①必要な業務を洗い直す。
法令や使用しているツール等がどんどん変わっていますので、現在は必要としないものや別なもので代用可能なものは改善することができます。

②レイアウトの変更。
　探す時間や移動時間を減らすことで業務時間を短縮できます。

③新たなルール。
　必要な書類等を皆（総務以外の人）が分かるようになっていれば、お互いに探したり聞いたりする必要がなくなります。また、消耗品が減ってきた、電気がつかない等の雑務も自動で総務に情報がくるようにできればお互いの時間短縮になります。

④新たなツール。
　例えば、紙ベースの物を電子化。他にも時間がかかる作業に使う道具を、ワンランク上の物にするなど。

⑤外注。
　業務の一部を専門の業者に委託することにより、社員（人件費）を減らし質も良くなるケースがあります。


注意点としては、不要（簡略化可能）なものはいくらでも無くす（変える）ことは可能ですが、各種法令等を常時勉強していかないと、面倒な事態になる事も想定されます。
なので、常時勉強しない人が上司になると、頑なに新たなことは避けて同じことを繰り返すだけになる傾向があります。