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相談の広場

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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

総務とは・・・

著者 新人総務課長 さん

最終更新日:2020年03月24日 18:15

お世話になっております。

私は総務としての仕事の中で、社員のいろいろな相談に乗るのも仕事だと考えています。
例えば傷病になり悩んでる社員に対し、休職を勧めたり、その旨を上長と話し合ったりするのも総務としての仕事だと思っていました。

しかし、会社のトップから「判断はこちらでするから何も言うな」と言われました。
状況だけ確認してトップに伝えるだけにしろ、と。

そうなると、総務は社員にとって「会社への窓口」のみであり、なにか問題があって相談しても、解決はせずいきなり社長と話さなくてはならなくなる、もしくは結局は自分の上長や役員クラスに投げられるのなら、最初からそちらに相談すればいい、となるのではないかと。

社員の相談にも乗っても解決策の提示や折衝すら許されない総務に、相談窓口としての存在価値はあるのでしょうか。
このままだと社員にとっても不要な部署になるのでは、と思っています。

これ以外にも、何か総務的な事を決める際には、基本は全て社長に確認を取るという流れになっています。
普通ならば部署として決めたことの最終判断を社長にしてもらうのに、決めることは許されず、まず社長に話してから、ということです。

総務部で判断することは何も許されません。信用されていない、とも言えます。

しかし、これではただの御用聞きで、何も決められない、権限も無い当社の総務という仕事にやりがいを一切感じなくなってきました。

正直辞めたい気持ちも出てきています。

半分以上愚痴になってしまいましたが、総務の仕事とは、実際こんなものなのでしょうか。

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Re: 総務とは・・・

著者 ユキンコクラブ さん

最終更新日:2020年03月25日 12:57

決定権がないのであれば、報連相 のみでしょう。

たとえ話を例にすると、、
傷病で悩んでいる社員にたいして、相談を聞いても、その相談に乗ってあげることはやめたほうが良く、休職を勧めることはしてはいけません。
休職制度や、所得保障制度(傷病手当金など)が有ることを伝えるだけで、休むかどうかを決めるのは、従業員本人で、それを承諾するのは会社(社長)です。
そのうえで、
「従業員が、長期的に休みたいと言っている、時間をつくって話を聞いてほしい」と上司に伝えるだけで充分で、
そして、「話を聞くから、連れてきて」で、休むかどうかを本人と社長で決定してもらい、その結果をもって、休職手続き等を進めていく。。。で、良いと思います。

総務は、連絡係と、伝達係、で従業員と上司をつなげる役目も持っています。
ココをつなげることが、一番大変だとも思います。

以前勤めていた会社で
他部署の方から相談されたことがあります。
私では解決できないし、決定することも出来なかったので、直属の上司に相談したら、、、と伝えたところ、
「あなただから話せるけど、他には話ずらい、、、伝えてほしい」と言われました。
この内容については、私がパイプ役になり、上司と従業員は直接話しすることなく、解決しましたが、、、そんなもんです。

「話しやすいから、、、」
「相談しやすいから、、、」
だけでも、充分従業員からは頼られていると思います。


「会社の窓口」ってないと困りますし、狭いのも困ります。
大きく広い方が従業員にとっては、入りやすくて良いと思います。
一番最初の相談窓口が、総務のあなたなら、話しやすいのではないでしょうか?
解決も決定もできませんが、従業員が相談して良かったと思える方向性を教えてあげることはできますので、そこで十分に力を発揮してください。

総務業務については、
時間も、お金も、人もかかることですから、まずは相談からでしょうね。。。
まー、めんどくさい事務処理が2つほど増えたと思って割り切ることも必要です。
それで、事務処理がスムーズに進むなら、、、、ですけどね(苦笑)。。。
あとは、決定してほしい形で相談する(選択はどうやっても、部署内で決めた内容が決定されるような提案をする)とか。。。
これを考えると、意外と難しいです。。。

総務の仕事は、
口で言うより、言葉に書くより、難しいと思っています。


> お世話になっております。
>
> 私は総務としての仕事の中で、社員のいろいろな相談に乗るのも仕事だと考えています。
> 例えば傷病になり悩んでる社員に対し、休職を勧めたり、その旨を上長と話し合ったりするのも総務としての仕事だと思っていました。
>
> しかし、会社のトップから「判断はこちらでするから何も言うな」と言われました。
> 状況だけ確認してトップに伝えるだけにしろ、と。
>
> そうなると、総務は社員にとって「会社への窓口」のみであり、なにか問題があって相談しても、解決はせずいきなり社長と話さなくてはならなくなる、もしくは結局は自分の上長や役員クラスに投げられるのなら、最初からそちらに相談すればいい、となるのではないかと。
>
> 社員の相談にも乗っても解決策の提示や折衝すら許されない総務に、相談窓口としての存在価値はあるのでしょうか。
> このままだと社員にとっても不要な部署になるのでは、と思っています。
>
> これ以外にも、何か総務的な事を決める際には、基本は全て社長に確認を取るという流れになっています。
> 普通ならば部署として決めたことの最終判断を社長にしてもらうのに、決めることは許されず、まず社長に話してから、ということです。
>
> 総務部で判断することは何も許されません。信用されていない、とも言えます。
>
> しかし、これではただの御用聞きで、何も決められない、権限も無い当社の総務という仕事にやりがいを一切感じなくなってきました。
>
> 正直辞めたい気持ちも出てきています。
>
> 半分以上愚痴になってしまいましたが、総務の仕事とは、実際こんなものなのでしょうか。

Re: 総務とは・・・

著者 新人総務課長 さん

最終更新日:2020年04月03日 13:21

ご回答ありがとうございます。

総務とは「会社の窓口」そのとおりだとは思いますが、それだけと考えるとやるせないです・・・。
相談されても取れる選択肢の提示だけ。確かにそうですね、少し踏み込みすぎたようです。

もともと総務に異動する前は営業でバリバリ仕事していたので、受け身の仕事というものがどうにも合わないというか、慣れないというか。
社員は逆に「総務は社員の相談に乗ったり、会社との話し合いも総務がやるべきだ」という考え方で、窓口に専念しようとすると「業務放棄だ」と言われることも多々あり・・・。
いくらこちらが「ウチの総務は決定権はないから、社長に話を通すことしかできない」と言っても聞かず、社長からは「何も答えず状況だけ俺に話せ。その社員には俺のところに直接来いと言え、もしくは俺が直接話す」と言われ、それを社員に伝えても「それじゃ意味が無いだろ、お前が社長と話して解決しろ」と堂々巡り。
結局社長と直接話させても、当該社員からは「お前に話しても結局社長に直接話すんじゃ、お前の存在価値ないだろ」と言われ・・。
しかもそれを会社の経営層である役員まで言い出す始末。

挙句の果てには社長からも「余計なことするな」と怒られた上、社員に対して「アイツは役に立たないから何かあったら俺が相談に乗るよ」などと人気取りに利用され、さらに評価も下げられました・・・。

ストレスだけが溜まっていきます。

確かに社歴のそれなりに長く、営業の頃は社内の色んな人とコミュニケーションを取っていたので、社員からは話しやすいとよく言われますし、頼っていただけることは嬉しかったのですが、社員からは会社との交渉役として、社長からは伝達役として期待されており、この致命的なズレが辛いです。

なんとか心を殺して、期待に答えられないまま社員に嫌われながらやるしかないんでしょうかね。

なんとか割り切れるように頑張ります。

ありがとうございました。

Re: 総務とは・・・

著者 ユキンコクラブ さん

最終更新日:2020年04月03日 18:49

> 確かに社歴のそれなりに長く、営業の頃は社内の色んな人とコミュニケーションを取っていたので、社員からは話しやすいとよく言われますし、頼っていただけることは嬉しかったのですが、社員からは会社との交渉役として、社長からは伝達役として期待されており、この致命的なズレが辛いです。
>
伝達しておかないと、交渉もできませんからね。。。
1回の伝達で、交渉もしようとするとダメなのかも、、、
段取り踏んでみたらいかがでしょう。

まずは、報・連・相から順番に。。。
課長さんだから、
社員から報告を受ける方でしょうか?
それを社長に報告をする。
次に、社長に報告したことを、社員に連絡する。
社員から相談され、社長に相談する。。。

その次に、
社会人のホウ・レン・ソウには、続きがあって、ソー・セー・ジ
ソー(早急に対応する)
セー(事実を正確に把握する)
ジ(時期を逸しない)

また、ソーセージは、別の言い方もあって、
ソー(創意工夫)
セー(整理整頓)
ジ(時間管理:時間厳守)

だそうです。

創意工夫で早急に対応して、
事実を正確に把握できれば、考えも整理整頓でき、
伝えるタイミングさえ合えば、
結果OKになるかも。。。

毎回、これが出来るといいんですが、そういうわけにもいかず、、ダメもとで繰り返しています。

コミュニケーションは、聞くだけでもダメ、伝えるだけでもダメ、、と聞いたことが有ります。
相手の望んでいることを、聞き取り、伝えてあげられるといいんですけどね。。
社長の望んでいることと、社員の望んでいることに差がありすぎると、つらいですよね。。。

偉ぶっちゃいましたが、
伝言板として割り切るところと、譲れないという部分のメリハリだけはつけて対応しているつもりです(失敗も多いですが、)
元営業マンとしてのコミュニケーション能力を活かしてください。


Re: 総務とは・・・

著者 hitokoto2008 さん

最終更新日:2020年04月11日 10:45

総務とは…
何十年もやってきましたが、結局、結論は出ず終い。
簡単にいえば、結果オーライというところでしょうか。
基本的な自分のスタンスは忘れず、変えずに、臨機応変に対応していくしかない。
出る杭は打たれるので、とりあえずは会社がしてほしいことに徹するしかありません。
周りを説得していく方法もありますが、それが可能な環境下にあるのかも見極められないと失敗します。
私自身は一定の年齢に達したので総務の仕事も辞めて、自分自身社会からリタイアするつもりでしたが、コロナ禍の影響で会社から今しばらくは離れられそうもなくなってしまいました。
解雇だ…休業…社員たちからいえば、自分たちは今後どうなるのか…社内であれこれ毎日議論しているわけです。
人事パート社員でしかない自分が音頭をとって、みんなが納得できる落としどころ模索しているわけですが、まずみんなが方向性を決断して覚悟をしないといけません。(パートなのにそういう難しい仕事をさせられている理由は省略)

総務の仕事には社長を守る、会社を守る、従業員を守る…そういう矛盾した性質があるので難しくなるわけです。
どのような形であれ、社長には企業としての方針決断を促すのですが、「同業社に聞いたら、解雇が基本スタンスだと聞いた…」
『この間の雇用を守るというスタンスと違っていますよね。他社は他社、自社と他社の企業理念も違い、社員構成、社内が抱えている問題も違うわけで、他社がするからではおかしくないですか。』

その一方で、社員たちには「社長は社員たちのことを考えているのだが、総務としてはそのやり方に反対だから、恨まれても、その旨社長には進言します。」
時と場合によっては、矛盾も覚悟。そんな感じですかね。

その是非は別にして、雇用優先、企業存続優先、どちらを優先にするにしろ、トップが決断して、その言質を引き出さないことには総務は動けないのです。
そこから先は、労働者側、会社側、許されればその中間のスタンスで動けばよいことになりますね。

仕事の性質上、常に皆に喜ばれる結果を出すことは難しいです。やはり、自身の去就も天秤にかけて、常に仕事していくしかないのかな…
そんな感じしかもっていませんね。



> お世話になっております。
>
> 私は総務としての仕事の中で、社員のいろいろな相談に乗るのも仕事だと考えています。
> 例えば傷病になり悩んでる社員に対し、休職を勧めたり、その旨を上長と話し合ったりするのも総務としての仕事だと思っていました。
>
> しかし、会社のトップから「判断はこちらでするから何も言うな」と言われました。
> 状況だけ確認してトップに伝えるだけにしろ、と。
>
> そうなると、総務は社員にとって「会社への窓口」のみであり、なにか問題があって相談しても、解決はせずいきなり社長と話さなくてはならなくなる、もしくは結局は自分の上長や役員クラスに投げられるのなら、最初からそちらに相談すればいい、となるのではないかと。
>
> 社員の相談にも乗っても解決策の提示や折衝すら許されない総務に、相談窓口としての存在価値はあるのでしょうか。
> このままだと社員にとっても不要な部署になるのでは、と思っています。
>
> これ以外にも、何か総務的な事を決める際には、基本は全て社長に確認を取るという流れになっています。
> 普通ならば部署として決めたことの最終判断を社長にしてもらうのに、決めることは許されず、まず社長に話してから、ということです。
>
> 総務部で判断することは何も許されません。信用されていない、とも言えます。
>
> しかし、これではただの御用聞きで、何も決められない、権限も無い当社の総務という仕事にやりがいを一切感じなくなってきました。
>
> 正直辞めたい気持ちも出てきています。
>
> 半分以上愚痴になってしまいましたが、総務の仕事とは、実際こんなものなのでしょうか。

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