機械のリースや販売の小さな会社で事務員をしています。
営業さんから新規の案件の連絡や、条件変更などの連絡を回す連絡表のフォーマットのようなものがあって(私が作成しました)必要な情報がそこにすべて入力出来るようになっています。それをメールで流してもらいます。
そして、それとは別に請求額など金額が変わるものは別途特別ファイルに入力してもらうようにしています。(メールの流し忘れなどに対応する為)
その別途のファイルは連絡表フォーマットのすべてのシートにリンクを貼ってあって色もつけて目立つように忘れないようにとしてあります。
特別シートは支払方法によってシートが分かれていて1か月ごとにファイルを作ってあります。何月分から変わるのかわかるように。
が、営業さんは該当の店舗の支払方法とは違う支払方法のところに入力していたり、翌年のファイルに入力していたりと、ミスが絶えません。
社長の息子が言うにはどうしたらミスを起こさせないかを考えろということなんですが、、、
こちらとしては必要事項はすべて盛り込んだフォーマットを作ったし、そのすべてのシートに別途記載すべきファイルのリンクも貼ってあるし、色もつけて目立つようにしてあるし、あとは各自責任意識をもって該当の支払方法のシートを確認して間違えないように気を付けてもらうしかないように思えます。。
あとなにかこちら側で出来る改善があるんでしょうか・・?
そもそも、私は間違えることがすごく嫌なので間違えないように忘れないようにとtodoリストを作成して管理しています。
間違えることがもしあった時にはなんで間違えたのか考えて自分に合った改善策を実行しています。すべてを事務員側の義務のように言われる社長の息子の考え方がすごいなと思ってしまいます。
何か、アドバイス頂ければ幸いです。
よろしくお願いいたします。