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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

営業さんの事務ミスや漏れを防ぐには・・

著者 クマクマさん さん

最終更新日:2020年10月08日 11:55

機械のリースや販売の小さな会社で事務員をしています。
営業さんから新規の案件の連絡や、条件変更などの連絡を回す連絡表のフォーマットのようなものがあって(私が作成しました)必要な情報がそこにすべて入力出来るようになっています。それをメールで流してもらいます。
そして、それとは別に請求額など金額が変わるものは別途特別ファイルに入力してもらうようにしています。(メールの流し忘れなどに対応する為)
その別途のファイルは連絡表フォーマットのすべてのシートにリンクを貼ってあって色もつけて目立つように忘れないようにとしてあります。
特別シートは支払方法によってシートが分かれていて1か月ごとにファイルを作ってあります。何月分から変わるのかわかるように。
が、営業さんは該当の店舗の支払方法とは違う支払方法のところに入力していたり、翌年のファイルに入力していたりと、ミスが絶えません。
社長の息子が言うにはどうしたらミスを起こさせないかを考えろということなんですが、、、
こちらとしては必要事項はすべて盛り込んだフォーマットを作ったし、そのすべてのシートに別途記載すべきファイルのリンクも貼ってあるし、色もつけて目立つようにしてあるし、あとは各自責任意識をもって該当の支払方法のシートを確認して間違えないように気を付けてもらうしかないように思えます。。
あとなにかこちら側で出来る改善があるんでしょうか・・?
そもそも、私は間違えることがすごく嫌なので間違えないように忘れないようにとtodoリストを作成して管理しています。
間違えることがもしあった時にはなんで間違えたのか考えて自分に合った改善策を実行しています。すべてを事務員側の義務のように言われる社長の息子の考え方がすごいなと思ってしまいます。
何か、アドバイス頂ければ幸いです。
よろしくお願いいたします。

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Re: 営業さんの事務ミスや漏れを防ぐには・・

著者 お茶を毎日2リットル さん

最終更新日:2020年10月08日 14:28

営業職員、言い換えれば入力者のミスを防ぐ努力義務が誰にあるのか?の話は会社によってまちまちなので棚に上げた上で、手法の話のみをします。

何かに入力する時にミスを防ぐ目的で何かを「目立たせる」ことは、手っ取り早い対処ではあるものの、その効果は極めて限定的です。目立たせた上でミスした人が居ればミスした本人が100%悪いという風に責任をなすりつけることには役立ちますが、会社全体の業務改善の意味では、やはり微々たる差しか生まれません。

ここで必要になってくるのは、実際にミスしていることに入力者がすぐに気付くことのできる仕組み作りです。もしもフォーマットがExcelファイルでできているのであれば「入力規則」や「条件付き書式」、「マクロ」等の機能を使って、おかしな入力がある場合に警告を発することができるでしょう。入力規則や条件付き書式は比較的容易に仕込めますが複雑なことはできません。マクロは複雑なチェックもできますが、勉強やセキュリティ設定等での注意事項が必要になってくるでしょう。

フォーマットがExcelではない場合でも、基本的な考え方は同じです。
御社に情報処理やUIデザインに明るい人材が居られるのならば、相談してみるのも良い手です。

Re: 営業さんの事務ミスや漏れを防ぐには・・

著者 タニー0131 さん

最終更新日:2020年10月08日 14:49

こんにちは。

難しい問題ですね。。。

エクセルで作成されているものとして回答致します。

> 特別シートは支払方法によってシートが分かれていて1か月ごとにファイルを
>作ってあります。何月分から変わるのかわかるように。
>営業さんは該当の店舗の支払方法とは違う支払方法のところに入力していたり、>翌年のファイルに入力していたりと、ミスが絶えません。

①該当シートへハイパーリンクで飛ぶようにする。
②シート管理ではなく、支払方法ごとにファイルを分ける。
③翌年のファイルに入力に関しては、翌年のファイルを作成しないのが一番手っ取り早いですが、この時期だと翌年から変更になる場合もあるかもしれませんね。当年と翌年のファイルが同じフォルダ内に存在しているのであればフォルダを分けるぐらいですかね…
マクロを組むことが出来れば、確認メッセージや注意喚起などできますが、一から勉強するとなると時間がかかってしまいます。

ヒューマンエラーは、システム改善が大きいところではありますが、クマクマ様の言う通り営業さん各々で注意して見てもらうのが筋だとは思います。
というかミスしたら信用問題につながると思うので気を付けないほうがおかしいと思いますが…

ご参考になれば幸いです。


> 機械のリースや販売の小さな会社で事務員をしています。
> 営業さんから新規の案件の連絡や、条件変更などの連絡を回す連絡表のフォーマットのようなものがあって(私が作成しました)必要な情報がそこにすべて入力出来るようになっています。それをメールで流してもらいます。
> そして、それとは別に請求額など金額が変わるものは別途特別ファイルに入力してもらうようにしています。(メールの流し忘れなどに対応する為)
> その別途のファイルは連絡表フォーマットのすべてのシートにリンクを貼ってあって色もつけて目立つように忘れないようにとしてあります。
> 特別シートは支払方法によってシートが分かれていて1か月ごとにファイルを作ってあります。何月分から変わるのかわかるように。
> が、営業さんは該当の店舗の支払方法とは違う支払方法のところに入力していたり、翌年のファイルに入力していたりと、ミスが絶えません。
> 社長の息子が言うにはどうしたらミスを起こさせないかを考えろということなんですが、、、
> こちらとしては必要事項はすべて盛り込んだフォーマットを作ったし、そのすべてのシートに別途記載すべきファイルのリンクも貼ってあるし、色もつけて目立つようにしてあるし、あとは各自責任意識をもって該当の支払方法のシートを確認して間違えないように気を付けてもらうしかないように思えます。。
> あとなにかこちら側で出来る改善があるんでしょうか・・?
> そもそも、私は間違えることがすごく嫌なので間違えないように忘れないようにとtodoリストを作成して管理しています。
> 間違えることがもしあった時にはなんで間違えたのか考えて自分に合った改善策を実行しています。すべてを事務員側の義務のように言われる社長の息子の考え方がすごいなと思ってしまいます。
> 何か、アドバイス頂ければ幸いです。
> よろしくお願いいたします。
>

Re: 営業さんの事務ミスや漏れを防ぐには・・

著者 ユキンコクラブ さん

最終更新日:2020年10月08日 17:14

一番は意識改革でしょう。。。

いろいろと手法を組まれているようですが、
ミス入力する方自身が、ミスしている、間違っているということに気づいていますか?
間違ったままで、こちら側が訂正しているのであれば、本人は気づきませんし、間違っていても直してくれるから大丈夫。。。という結果になり、そのまま改善しようとはしません。。

まずは、入力ミスがあることや、間違っていることをしっかりと伝え、訂正し正しいものを作ってもらうように指示していくことが必要でしょう。。

あとは、
ご自分が作ったフォーマットは、やはりご自分が一番使いやすい形、わかりやすい形になっています。。。
しかし、他人から見るとわかりずらかったり、みずらかったりする部分もあります。

入力が間違われているところが、毎回同じ、、、ということはありませんか?
間違えている人が毎回同じ人、、ということはありませんか?

気づいていないのか、わからないのか確認してみましょう。。。

> 機械のリースや販売の小さな会社で事務員をしています。
> 営業さんから新規の案件の連絡や、条件変更などの連絡を回す連絡表のフォーマットのようなものがあって(私が作成しました)必要な情報がそこにすべて入力出来るようになっています。それをメールで流してもらいます。
> そして、それとは別に請求額など金額が変わるものは別途特別ファイルに入力してもらうようにしています。(メールの流し忘れなどに対応する為)
> その別途のファイルは連絡表フォーマットのすべてのシートにリンクを貼ってあって色もつけて目立つように忘れないようにとしてあります。
> 特別シートは支払方法によってシートが分かれていて1か月ごとにファイルを作ってあります。何月分から変わるのかわかるように。
> が、営業さんは該当の店舗の支払方法とは違う支払方法のところに入力していたり、翌年のファイルに入力していたりと、ミスが絶えません。
> 社長の息子が言うにはどうしたらミスを起こさせないかを考えろということなんですが、、、
> こちらとしては必要事項はすべて盛り込んだフォーマットを作ったし、そのすべてのシートに別途記載すべきファイルのリンクも貼ってあるし、色もつけて目立つようにしてあるし、あとは各自責任意識をもって該当の支払方法のシートを確認して間違えないように気を付けてもらうしかないように思えます。。
> あとなにかこちら側で出来る改善があるんでしょうか・・?
> そもそも、私は間違えることがすごく嫌なので間違えないように忘れないようにとtodoリストを作成して管理しています。
> 間違えることがもしあった時にはなんで間違えたのか考えて自分に合った改善策を実行しています。すべてを事務員側の義務のように言われる社長の息子の考え方がすごいなと思ってしまいます。
> 何か、アドバイス頂ければ幸いです。
> よろしくお願いいたします。
>

Re: 営業さんの事務ミスや漏れを防ぐには・・

著者 booby さん

最終更新日:2020年10月08日 17:30

> 機械のリースや販売の小さな会社で事務員をしています。
> 営業さんから新規の案件の連絡や、条件変更などの連絡を回す連絡表のフォーマットのようなものがあって(私が作成しました)必要な情報がそこにすべて入力出来るようになっています。それをメールで流してもらいます。
> そして、それとは別に請求額など金額が変わるものは別途特別ファイルに入力してもらうようにしています。(メールの流し忘れなどに対応する為)
> その別途のファイルは連絡表フォーマットのすべてのシートにリンクを貼ってあって色もつけて目立つように忘れないようにとしてあります。
> 特別シートは支払方法によってシートが分かれていて1か月ごとにファイルを作ってあります。何月分から変わるのかわかるように。
> が、営業さんは該当の店舗の支払方法とは違う支払方法のところに入力していたり、翌年のファイルに入力していたりと、ミスが絶えません。
> 社長の息子が言うにはどうしたらミスを起こさせないかを考えろということなんですが、、、
> こちらとしては必要事項はすべて盛り込んだフォーマットを作ったし、そのすべてのシートに別途記載すべきファイルのリンクも貼ってあるし、色もつけて目立つようにしてあるし、あとは各自責任意識をもって該当の支払方法のシートを確認して間違えないように気を付けてもらうしかないように思えます。。
> あとなにかこちら側で出来る改善があるんでしょうか・・?
> そもそも、私は間違えることがすごく嫌なので間違えないように忘れないようにとtodoリストを作成して管理しています。
> 間違えることがもしあった時にはなんで間違えたのか考えて自分に合った改善策を実行しています。すべてを事務員側の義務のように言われる社長の息子の考え方がすごいなと思ってしまいます。
> 何か、アドバイス頂ければ幸いです。
> よろしくお願いいたします。
>

人はミスをするものなので、ヒューマンエラーを人のチェックで防ぐのには限界があると思います。物の本にもそう書いてあります。

それに対して機械(ソフトウェア)はミスをしません。ただし機械は臨機応変ができないので、幅を持たせるファジーな判断はできません。白か黒かの2パターンが基本です。従って、人のミスは機械でフォローし、機械の判断ミスは人がフォローするというのが現場でのミスの潰し方だと私は考えます。

お茶を毎日2リットル(すごい!)さんの回答にあるように、入力条件を付けたり、ミスデータはセルに入力できないようにしたり、ラジオボタンを使ってクリックで選択するだけにするなど、データ入力を簡略化して、教育が行き届かなくてもある程度の質のデータができるようにするのも一つの考え方だと思います。

Re: 営業さんの事務ミスや漏れを防ぐには・・

著者 みそがすき さん

最終更新日:2020年10月09日 10:50

> 社長の息子が言うにはどうしたらミスを起こさせないかを考えろということなんですが、、、

市販のパッケージソフトの導入を提案されてはいかがでしょうか。

営業管理ソフトは価格・性能ともピンキリですが、一般的な会社で行われる業務内容は網羅されています(例外もありますが)。
導入に当たってコンサル入れて、全社員にワークフローを教育する、とかすればミスは減ると思います。(お金はかかりますが・・・)
また、EXCELやマクロを多用して作った仕組みは、作成者が退職するとメンテが出来なくて「判らない」になりがちです。 質問者様のスキルに依存するようなものは将来を考えるとなるべく少ない方が良いのではないでしょうか。

これまで2社で管理ソフト導入を経験しました。
私見ですが。

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