会社の実印押印の管理について

削除されました

> お世話になっております。
> カテゴリー違いだったらすみません。
>
> タイトルの件について、皆様の会社はどのようにしているかお伺いしたく投稿しました。
>
> 契約書など、会社の実印を押す書類等があります。
> 弊社の場合、社長が押印する事も稀にありますが、殆どは上司や、私のような平社員が対応しています。（総務部内社員に限っています）
>
> 実印を押した後は、いつ、どんな内容の書類に、誰が実印を押したのか、
> 社内用メールを使って、押印した社員が社長に報告を入れる事になっています。
>
> 弊社の場合は、メールという方法を用いて履歴が残るようにしていますが、
> 皆様の会社はどのように、実印押印の履歴を管理していますか？
> （台帳、帳簿など紙ベースで管理、データで管理など）
> ちなみに、社内規定は特段設けておりません。
> ご意見いただけると助かります、宜しくお願い致します。

社員数　数千人の会社に在籍していた時は社印、社長印が必要な場合は捺印依頼票（紙）に必要事項を記入し、捺印してほしい書類と一緒に社内便（場所ごとにまとめて宅急便で送付）で本社総務部に送付していました。

本社総務部では毎週火曜日に締めて、水曜日に捺印し、木曜日に送り返す、というスケジュールで動いていたので、依頼する側からするとタイムラグがありました。社長印捺印権限者は社長、総務部長、副部長の3名でしたので、仕方なかったと思います。捺印依頼書の下部は空欄となっており、いつだれが捺印処理したかを総務部で記入することになっており、依頼書をファイルすることで台帳化していました。

今は社員数百人の会社にいますが、実は同じシステムです。社長印捺印権限者も同じく3人ですが、こちらは毎日随時捺印作業をしてくれるのでタイムラグはほとんどなく助かっています。

公印捺印してほしい書類はほぼ100％紙でしょう。紙に記入された依頼書が書類に同封されて送付される方が、電子メールによる依頼よりも突き合わせ等の面で楽なのだと思います。ご参考まで。

ASH様

お世話になります。お返事が遅くなり申し訳ございません。

貴重なご意見ありがとうございます。
書類をデータで保管し、検索できるのは便利で良いなと思いました。
社長に電子メールを送信する事をうっかり忘れてしまう事もあるので、
押印と同時に起案書に押印すれば忘れる事も無いので、そのような書式を
作成してみたいと思います。

電子化が進んでいますが、アナログ、紙ベースのほうが手間がかからないことも
意外とあったりしますよね。最近それを痛感します。
弊社の電子決裁導入はまだまだ先になりそうですが…




> お疲れさまです
> 全社員30名そこそこの小さい会社ですので
> 参考になるかわかりませんが、返信させていただきます。
>
> 弊社の本社では、
> 基本的に総務部長しか押印しない・できない決まりになっています。
> 物自体は金庫に入っており、
> その金庫の鍵を開けるのも基本は総務部長のみです。
>
> 電子決裁システムはまだ導入しておらず、
> 紙ベースですので起案書の隅に
> 「○○印使用(押印した人の個人印)」という欄を設けています。
>
>
> 総務部長がいない日で、
> 急ぎであれば社長が金庫の鍵を開け、押印し、
> 上記と同じく「○○印使用(押印した人の個人印)」
> という形で残しています。
>
> 押印した文書がどういうものかを
> 一覧でみられるようにはしていませんが、
> 文書管理簿をデータで作成しておりますので
> そこから書類を検索し、
> 書類を閉じてあるファイルをペラペラとめくり、
> 起案書の「○○印使用(押印した人の印)」欄を見れば
> 誰が何を押したかが確認できる、という流れです。
>
> 来年には電子決裁を導入しようとしていますが、
> なんだかんだで紙ベースが好きな私です。。。
>

booby様

お世話になっております。お返事が遅くなり申し訳ございません。

貴重なご意見いただきありがとうございます。
大きな会社では、捺印の周期（？）が決まっているのですね。
お恥ずかしいながら中小でしか務めたことがないのでなんだかとても画期的に思えてしまいました…。

依頼書をファイルに綴じて台帳化、ですね。
依頼書の書式を作成し上司に提案してみようと思います。
やはり管理、後に閲覧する、という事であれば紙ベースが見やすそうですね。
参考にさせて頂きます、ありがとうございます。


> 社員数　数千人の会社に在籍していた時は社印、社長印が必要な場合は捺印依頼票（紙）に必要事項を記入し、捺印してほしい書類と一緒に社内便（場所ごとにまとめて宅急便で送付）で本社総務部に送付していました。
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> 本社総務部では毎週火曜日に締めて、水曜日に捺印し、木曜日に送り返す、というスケジュールで動いていたので、依頼する側からするとタイムラグがありました。社長印捺印権限者は社長、総務部長、副部長の3名でしたので、仕方なかったと思います。捺印依頼書の下部は空欄となっており、いつだれが捺印処理したかを総務部で記入することになっており、依頼書をファイルすることで台帳化していました。
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> 今は社員数百人の会社にいますが、実は同じシステムです。社長印捺印権限者も同じく3人ですが、こちらは毎日随時捺印作業をしてくれるのでタイムラグはほとんどなく助かっています。
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> 公印捺印してほしい書類はほぼ100％紙でしょう。紙に記入された依頼書が書類に同封されて送付される方が、電子メールによる依頼よりも突き合わせ等の面で楽なのだと思います。ご参考まで。