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相談の広場

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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

自分の仕事を引き継ぐ人と余裕がない

著者 まめっち さん

最終更新日:2021年01月14日 15:33

いつも参考にさせていただいています。

コロナ感染拡大の影響をひしひしと感じております。
私は一人で事務をしていますが、感染の可能性がゼロではないと頭では分かっていても、誰かに引継ぎをしておく人も無く、時間に余裕も無く給料計算や月末月始めに感染したらどうしようと思う毎日です。テレワークもできません。

みなさんのお知恵を授けていただけると幸いです。

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Re: 自分の仕事を引き継ぐ人と余裕がない

著者 ねこどん さん

最終更新日:2021年01月14日 17:03

時々、総務の森を拝見し、参考にしています。
私も一人で、総務、経理、会長に社長の秘書的な業務と何でも屋みたいな
位置におります。
一人しかできない業務がかなりあります。有休でお休みをいただく時は
大変です。できるだけ迷惑がかからないように、重要な業務の日、例えば
振込をしないといけない日、給料計算であったり、支払いのある日、税金等、
お金にかかわる日は、避けています。でも年齢とともに体調不良とか
親の介護の用事があり、どうしても休まないといけないとき困ります。
なので、時間を作っては、自分の業務の手順書みたいなものを作っています。
なかなか、日々の業務に追われ、手順書を作るのは難しいですが、作っておいて損はありません。退職するときの引き継ぎ書にも使えます。
それを見て、男性社員に代わりに対応していただいております。
これもリスク管理ですよね。もしも自分が急に、倒れて緊急入院、それこそ
コロナの感染の対策をしていても、いつ自分にふりかかるか、家族が感染したり
濃厚接触者だったり、他人事ではありません。
お互い、頑張りましょう。


Re: 自分の仕事を引き継ぐ人と余裕がない

著者 hitokoto2008 さん

最終更新日:2021年01月14日 22:56

私見ですが、あなたが考えているリスクをストレートに会社に相談してはどうですか?
話のもって行先は上司か社長になるかはわかりませんけど。
方法論としては、万が一の時は誰か社内の別の人が代行するか、万が一のために社外へ外注をしておくか、しかないと思います。
社外というのは、社労士さんや税理士さんへ日常の一部の仕事を流しておくという意味です。
費用は掛かりますが、短期間の事故等であれば処理してもらえると思います。
給与関係は同僚たちの給与を知ることになりますから、それが問題にならない人でないとできなくなります。
銀行関係は支払いだけでしょうから、請求書等を集計して社内のパソコンで送金するなら、その操作方法がわかればできます。
あくまでも、臨時の処理なので完璧でなくても止む得ません。仮処理の位置づけです。復帰したときに訂正、修正などで整理するしかないでしょうね。
それがだめなら、始めから複数社員で作業をする体制を組んでおかないと無理でしょうね。
中小企業は人件費を節約するために、人員の配置と仕事の配分がかみ合っていないケースがほとんどだと思います。
仕事の流れをマニュアル化しておくのも一つの方法ですが、時々でも別な人がやっておかないと、いざというときにはできないはずです。
おそらく、避難訓練とか消防訓練とかと同じではないでしょうか。
因みに、私は総務系の仕事を一人でしていますが、相談者の考えるようなリスクに対しての対応策は考えていません。その時に会社が考えるのだろう…と思っています。
「ロッカーに書類、パソコンにデーターが入っていますから、探して対応してください。」「私が入社した時と同じ条件です(苦笑)」と言います。

退職した前任者が残した仕事のマニュアルは存在していますが、私はそのマニュアルを使用していません。必要性を感じない、また、現状の仕事と考え合わせると時間的にできないものがあり、私の後任者と相談して新たにマニュアルを作成したほうが良いと考えているためです。
後任者にどこまでの仕事をさせるのか?その後任者がどこまでの仕事をできるのか?が重要になります。
1日8時間労働のうち、半分を経営会議等に時間を割かされて、総務の封筒のあて名書等も自分一人でやらされるような仕事のさせかたには正直困っているわけです。本来の総務系の仕事の段取りもできません。
社員数や売り上げもほぼ倍増しています。
前任者の残した仕事やロッカーに入ったままの書類の整理もお願いされているが、とても手が回りません。
単に「前任者はやっていたよ!」では済まされないのです。



> いつも参考にさせていただいています。
>
> コロナ感染拡大の影響をひしひしと感じております。
> 私は一人で事務をしていますが、感染の可能性がゼロではないと頭では分かっていても、誰かに引継ぎをしておく人も無く、時間に余裕も無く給料計算や月末月始めに感染したらどうしようと思う毎日です。テレワークもできません。

> みなさんのお知恵を授けていただけると幸いです。

Re: 自分の仕事を引き継ぐ人と余裕がない

著者 村の長老 さん

最終更新日:2021年01月15日 15:35

そういう悩みをお持ちの方は多いと思います。他の回答にあるように経営者に率直な実情を話されてはと思います。最終的に困るのは経営者なんですから。

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