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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

従業員宛て郵便物の仕分けについて

著者 きびきびぱんだ さん

最終更新日:2021年05月14日 16:37

従業員宛て郵便物の仕分けについて

私の会社はテレワーク推奨の取り組みによって出社率がかなり減りました。
現場部門も含め全体で3割~4割の出勤率になっています。

私のいる事業所では、従業員あての郵便物が週に100通くらい届きます。
総務業務として仕分けを毎日行うためどうしても担当者の出社率を下げられません。
(複数名でローテーションはしているのですが人数も限られるので。。。)

すぐに必要なものとしばらく放置していても問題なさそうなものの判断が正確にはできない点や仕分け先の従業員への連絡(テレワークしている従業員への連絡)にとても労力がかかります。
なにか良い工夫や取り組みができればよいと思うのですがなかなかいいアイデアが出ません。

そこでご相談です。

Q1.みなさんの会社(事業所・支店)では週にどの程度郵便物が届きますか?
   何人くらいで仕分けや連絡の作業をしていますか?

Q2.みなさんも同じような困りごとありますか?よい工夫をされていますか?

いいアイデアがあったら参考にさせてください。
よろしくおねがいします。

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Re: 従業員宛て郵便物の仕分けについて

著者 プロを目指す卵 さん

最終更新日:2021年05月14日 22:03

> 従業員宛て郵便物の仕分けについて
>
> 私の会社はテレワーク推奨の取り組みによって出社率がかなり減りました。
> 現場部門も含め全体で3割~4割の出勤率になっています。
>
> 私のいる事業所では、従業員あての郵便物が週に100通くらい届きます。
> 総務業務として仕分けを毎日行うためどうしても担当者の出社率を下げられません。
> (複数名でローテーションはしているのですが人数も限られるので。。。)
>
> すぐに必要なものとしばらく放置していても問題なさそうなものの判断が正確にはできない点や仕分け先の従業員への連絡(テレワークしている従業員への連絡)にとても労力がかかります。
> なにか良い工夫や取り組みができればよいと思うのですがなかなかいいアイデアが出ません。
>
> そこでご相談です。
>
> Q1.みなさんの会社(事業所・支店)では週にどの程度郵便物が届きますか?
>    何人くらいで仕分けや連絡の作業をしていますか?
>
> Q2.みなさんも同じような困りごとありますか?よい工夫をされていますか?
>
> いいアイデアがあったら参考にさせてください。
> よろしくおねがいします。


実際の経験からではなく、実務経験によるアイデアに過ぎませんが。

週に100通ということは、1日当たりなら20通前後。各部ごとに開封しないまま区分けして、そのまま各部の決められた担当に纏めて渡して総務の仕事は終わり。受け取った各部の担当がどうするかは各部で決める。

なんでも総務が片付ける制度がダメなのです。営業に届いた書類は営業が最初から最後まで責任をもって処理すべきでしょう。

Re: 従業員宛て郵便物の仕分けについて

著者 村の長老 さん

最終更新日:2021年05月17日 09:35

仕分け作業自体は、そんなに職人芸を要する作業とは思えません。交代出勤で対応も可能と思います。またこうした時期ですから、出社していない社員への郵送物はそれだけで保留状態となります。既に顧客に依頼されているかもしれませんが、できるだけメールやPDF添付で、自宅でも見られる状態に変更依頼もありでしょう。

Re: 従業員宛て郵便物の仕分けについて

著者 ごえ・もん さん

最終更新日:2021年05月18日 09:27


> Q1.みなさんの会社(事業所・支店)では週にどの程度郵便物が届きますか?
>    何人くらいで仕分けや連絡の作業をしていますか?

私の勤務先の部署(総務)は、現在、週2日程度で原則2~3名の出勤としています。
郵便物は、日によって異なりますが、平均すると1日20通前後です。
仕分けは、出勤した社員が行い、受信記録(Excelファイル)に入力し、各フロアの郵便BOXに配布しています。
受信記録は、全社で閲覧できるようにし、また、全社メールで、郵便物の届いた人の名前をお知らせしています。
総務の役割はここまでです。
各フロアの郵便BOXに配布した後は、フロアで出勤した人に対応してもらっています。

ご参考までに。

Re: 従業員宛て郵便物の仕分けについて

著者 きびきびぱんだ さん

最終更新日:2021年05月18日 11:03

ありがとうございます。
プロを目指す卵 さんの案は、各部の纏め者や担当者にお任せするところまでを総務のタスクにするという案ですね。

緊急事態宣言の出ている現在は全社的に在宅出勤を進めないといけない点から難しい部分もありますが、コロナが落ち着いたらこの案を参考にさせて頂きたいと思います。

Re: 従業員宛て郵便物の仕分けについて

著者 きびきびぱんだ さん

最終更新日:2021年05月18日 11:11


ありがとうございます。
村の長老さん、ごえ・もんさんの案は、届いたものを電子データなどで直接本人が確認できるようにする案ですね。
たしかに難しいスキルはいらないですが、総務で本人に直接連絡をつけようとすると結構しんどいのでそれをせずにルーチンワーク化する方向を極めていく点はよさそうですね。
私の事業所の人数が大企業まではいきませんが結構多く、全員への通知が難しかったりするので部署単位にしたりアレンジしたいなと感じました。

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