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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

人事(人材)管理のシステム化について

著者 ASH さん

最終更新日:2021年06月10日 11:36

お疲れさまです。弊社は3拠点あり、全社員30人ほどです。私は本社勤務で総務や経理、その他雑用等色々やってます。
標記の件について、皆様の会社ではどうやって従業員の情報を管理しているのか等々皆様のお話を聞かせてください。

弊社では最近になってやっと勤怠管理と決裁関係(旅費や購入伺いの類も)のシステム化を検討・業者の選定を行っているところです。
現在、勤怠も旅費も申請用紙に手書きし、それを各拠点で収集、それをさらに本社の私が電卓をポチポチ叩き確認(その後上司も確認)、保管、
その他決裁関係はすべて紙に印刷し、いわゆるスタンプラリーの要領で確認し業務を進めている状況なので、システム化は大歓迎です。

そのシステム化のついでに、私個人的には人事管理もプラスしてほしいところなのですが、何故か上司がいらないと言います。何回か「導入しませんか?人事関係。本当にいりませんか?」と確認したのですが、「エクセルで管理出来てるし・・・」みたいな なーんか煮え切らない感じです。
確かに今は良いかもしれないですが(今でも”しっかり”管理出来ているとは思いませんが)、人数のことを考えると、今すぐではなくてもこの先絶対に必要になりますし、今の人数で導入し慣れておいた方が良いと私は思うのです。

まぁ私自身も、使ったことがないのでどういった情報までを管理出来るのかが未知でセキュリティとかの面で怖い部分もありますが、それこそ、家族の情報等を会社が管理するための身上報告書も紙で印刷しファイルに綴じ上司が管理していますので(昭和かしら・・・)、急に「○○さんの緊急連絡先!」「○○さんの入社年月日と生年月日!」「○○さんって何の資格持ってたっけ!?」「○○さんは扶養者何人?娘?息子?子供の年齢は?」と言われても私も上司本人もある程度の時間がかかってしまう状況です。
なので毎日使わなくても、あれば便利なのでは?と思うのです。(その他色々細かいことも備考欄?か何かに入力しておけば忘れることもないですし)

導入にお金や時間、手間がかかるのはわかっています。でもそれによって省略できたり助かる部分ってこの先たくさんあると思うんです。・・・なんで上司は いらないっていうんでしょう・・・これを機にどさくさに紛れて導入しちゃえばいいのに・・・(泣)

皆さんの会社では従業員数何人から導入しましたか?きっかけって何でしたか?
すでに使っている会社様、やっぱり便利ですか?導入したときの初期設定等は大変でしたか?嫌がる人とかいましたか?
あと・・・上司を納得させるには何と言えばいいと思いますか・・・?
こっそり社長に話をして味方についてもらう作戦も考えています(笑)
よろしくお願いします。

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Re: 人事(人材)管理のシステム化について

著者 RAS さん

最終更新日:2021年06月10日 15:27

こんにちは。
人事システムを導入したのは3年くらい前だそうで、そのころの職員人数は非常勤を含めて300人近くいたそうです。
(入職したのが令和2年の初めのため、先輩から聞きました。)
それまではASH様と同じように、Excelやら入職書類やらで調べていたようです。


●「○○さんの緊急連絡先!」「○○さんの入社年月日と生年月日!」「○○さんって何の資格持ってたっけ!?」「○○さんは扶養者何人?娘?息子?子供の年齢は?」と言われても私も上司本人もある程度の時間がかかってしまう状況です。

私の勤め先で使用してるのは、人事奉行というものなのですが、上記の内容はすべて入力できますし、すぐに確認もできます。
私も割とよく上記のような情報が必要になるので、とても便利です。
他にも利点はあるのですが、ぱっと浮かばず...便利ですとしか言えず申し訳ないです。

ただ、たまーーになんですが、資格喪失日とか取得日とか、住所変更や番号変更を行ったという申請を出して来ているのにも関わらず、入力が漏れているときがあります...。人数が多い時に導入したからだと思いますが。


●人数のことを考えると、今すぐではなくてもこの先絶対に必要になりますし、今の人数で導入し慣れておいた方が良いと私は思うのです。

わたしもこの意見には賛成です。今後職員人数が増えていくと思われるのであれば、なおさら。
多くなってから導入したとしても、慣れるまで時間がかかるのはもちろん、大量の職員情報を1から入力しなくてはいけないので、先に述べたように入力漏れが出てくる可能性もありますし。
なので、人数がまだ少ないうちから導入した方が良いと思います。。


●あと・・・上司を納得させるには何と言えばいいと思いますか・・・?

・今の現状だと情報が必要になったときに、調べるのに手間がかかる
・今後人数が増えたら余計に大変だし、確認ミスが起きるかもしれない
・人が多くなってから導入するぐらいなら、今からでも導入しておいた方が業務効率も上がるし、今後操作にもそんなに悩まなくて済む

くらいしか思いつかないですごめんなさい。泣
あとはもう、ASH様も仰っているように、社長を味方につけてしまえば強いと思います。

少しでも参考になれば幸いです。

Re: 人事(人材)管理のシステム化について

著者 RAS さん

最終更新日:2021年06月10日 15:27

削除されました

RASさん

著者 ASH さん

最終更新日:2021年06月14日 10:29

おはようございます
コメントありがとうございます。

個人的にはRASさんの「便利です」この一言で
「ほらやっぱり便利だって!!!じゃあさっそく導入しよう!!!」
って感じなんですが、
ほんと、うちの上司はどういうつもりなんでしょう・・・(ため息)

300人からのシステム化はさぞ大変だったことでしょうね
考えただけで目がまわりそうです。
ということは、1から入力も大変そうですし、
やはり今からでも遅くないですね 早めに始めたほうが良さそうですね。

今度、雑談程度にでも社長にお話ししてみます。

ありがとうございました

Re: RASさん

著者 RAS さん

最終更新日:2021年06月14日 11:51

おはようございます。

まあ、維持費だとか導入費?だとか...費用がばかにならないっていうのも、「まだそんなに人数多くないし、大丈夫でしょう?」っていう考えも理解はできますけど、、長い目で見ていただきたいですね(苦笑)

1回ASHさんとその上司の方に、システム管理を試していただきたいくらいです。
試してもなお「いらん」というならもう諦められますが。


> ということは、1から入力も大変そうですし、
> やはり今からでも遅くないですね 早めに始めたほうが良さそうですね。

全然遅くないと思います。
本当に前任者の方は頑張ったんでしょうね...10人の新入職員の情報入力だけでも大変なのに...って思います。笑

早めに導入されることを祈っております。いい結果に転がりますように。

Re: 人事(人材)管理のシステム化について

著者 moromoro.com さん

最終更新日:2021年06月16日 11:10

私は転職をして2つ目の職場で総務、経理業務を行っております。
現職はシステムが古く、やっと新システム導入に向けて重い腰が上がりました。
前職では会計ソフトや基幹システムを操作していたので、新システム導入プロジェクトメンバーに選ばれました。
このコロナ禍の影響でオンライン商談やオンラインセミナーが増えました。
システムベンダーもオンラインでシステム紹介等を行っていますので一度上席の方に製品説明を受けてみてはと提案してはいかがでしょうか。
私もこの半年で数社のシステム説明を受けました。
その度に便利だなぁと声が出ました。
総務人事回りですと、freee、jinjer、奉行シリーズ、ジョブカン等がおすすめです。
経費精算や勤怠管理等もカバーしています。
エクセル管理では限界があると思います。
私も現職の様々なデータのエクセル管理に限界を感じております。
是非上席の方にシステム説明を受けましょうと進言しましょう!!

Re: 人事(人材)管理のシステム化について

著者 booby さん

最終更新日:2021年06月16日 16:00

> お疲れさまです。弊社は3拠点あり、全社員30人ほどです。私は本社勤務で総務や経理、その他雑用等色々やってます。
> 標記の件について、皆様の会社ではどうやって従業員の情報を管理しているのか等々皆様のお話を聞かせてください。
>
> 弊社では最近になってやっと勤怠管理と決裁関係(旅費や購入伺いの類も)のシステム化を検討・業者の選定を行っているところです。
> 現在、勤怠も旅費も申請用紙に手書きし、それを各拠点で収集、それをさらに本社の私が電卓をポチポチ叩き確認(その後上司も確認)、保管、
> その他決裁関係はすべて紙に印刷し、いわゆるスタンプラリーの要領で確認し業務を進めている状況なので、システム化は大歓迎です。
>
> そのシステム化のついでに、私個人的には人事管理もプラスしてほしいところなのですが、何故か上司がいらないと言います。何回か「導入しませんか?人事関係。本当にいりませんか?」と確認したのですが、「エクセルで管理出来てるし・・・」みたいな なーんか煮え切らない感じです。
> 確かに今は良いかもしれないですが(今でも”しっかり”管理出来ているとは思いませんが)、人数のことを考えると、今すぐではなくてもこの先絶対に必要になりますし、今の人数で導入し慣れておいた方が良いと私は思うのです。
>
> まぁ私自身も、使ったことがないのでどういった情報までを管理出来るのかが未知でセキュリティとかの面で怖い部分もありますが、それこそ、家族の情報等を会社が管理するための身上報告書も紙で印刷しファイルに綴じ上司が管理していますので(昭和かしら・・・)、急に「○○さんの緊急連絡先!」「○○さんの入社年月日と生年月日!」「○○さんって何の資格持ってたっけ!?」「○○さんは扶養者何人?娘?息子?子供の年齢は?」と言われても私も上司本人もある程度の時間がかかってしまう状況です。
> なので毎日使わなくても、あれば便利なのでは?と思うのです。(その他色々細かいことも備考欄?か何かに入力しておけば忘れることもないですし)
>
> 導入にお金や時間、手間がかかるのはわかっています。でもそれによって省略できたり助かる部分ってこの先たくさんあると思うんです。・・・なんで上司は いらないっていうんでしょう・・・これを機にどさくさに紛れて導入しちゃえばいいのに・・・(泣)
>
> 皆さんの会社では従業員数何人から導入しましたか?きっかけって何でしたか?
> すでに使っている会社様、やっぱり便利ですか?導入したときの初期設定等は大変でしたか?嫌がる人とかいましたか?
> あと・・・上司を納得させるには何と言えばいいと思いますか・・・?
> こっそり社長に話をして味方についてもらう作戦も考えています(笑)
> よろしくお願いします。
>

コンピュータを使ったシステム導入の担当者経験も、上司として導入を指導した経験もありますが、決め手は「便利さ」ではありません。「費用削減」です。導入により何円浮くかがすべてです。未来の100円より今の10円が重視されやすいのです。

例えば今までは 検索→データを見やすく加工→印刷 で1時間かかっていたのが、3つの工程がワンアクション1分でできるようになるとしましょう。これでご相談者の1時間分の時給が削減できるわけです。これが1か月に何回あるかで1か月分の削減費用が明確になります。

この数字でシステム導入費を割れば、何年で元が取れるかがわかります。元を取るのに5年以上かかる場合はシステム化しないほうが得策です。現代では5年も経つとシステムが陳腐化し、更新費用がかかることになるので、元を取るのに5年以上かかるということは永遠に元が取れないことを意味するからです。

そして人事部の費用削減は間接部門の人員削減そのものです。システムが立ち上がったころに1人削減という課題を突き付けられる可能性は明らかです。私の目から見ると、上司の煮え切らない態度はシステム導入の交換条件がわかっているからのように思えます。

Re: moromoro.com さん

著者 ASH さん

最終更新日:2021年06月22日 14:27

コメントありがとうございます。

正直Excelのほうが気軽というか、簡単というか、
そう感じることもありますが、やはり限界はありますよね。

弊社では2社の説明を受けましたが、
人事系に関しては説明が省かれてしまいました・・・
本格的に始動するのはまだ先なので改めて話をして
また説明をしてもらうことも考えています。

freee、jinjer、奉行シリーズ、ジョブカン・・・
どれも初めて聞くものばかりです
だいたい同じような感じなんでしょうかね
あとは画面の見やすさですとか、セキュリティ面ですとか、
そういったことで選んでいくことになるのかなとも思います。
難しい話は苦手なので、
個人的にはとにかく見やすく使いやすければ
それでいいのですが(笑;)

背中を押していただいてありがとうございます
頑張ります!


> 私は転職をして2つ目の職場で総務、経理業務を行っております。
> 現職はシステムが古く、やっと新システム導入に向けて重い腰が上がりました。
> 前職では会計ソフトや基幹システムを操作していたので、新システム導入プロジェクトメンバーに選ばれました。
> このコロナ禍の影響でオンライン商談やオンラインセミナーが増えました。
> システムベンダーもオンラインでシステム紹介等を行っていますので一度上席の方に製品説明を受けてみてはと提案してはいかがでしょうか。
> 私もこの半年で数社のシステム説明を受けました。
> その度に便利だなぁと声が出ました。
> 総務人事回りですと、freee、jinjer、奉行シリーズ、ジョブカン等がおすすめです。
> 経費精算や勤怠管理等もカバーしています。
> エクセル管理では限界があると思います。
> 私も現職の様々なデータのエクセル管理に限界を感じております。
> 是非上席の方にシステム説明を受けましょうと進言しましょう!!

Re: booby さん

著者 ASH さん

最終更新日:2021年06月22日 14:38

コメントありがとうございます。

時間や経費削減のことは前社長も言ってました。
「その時間、短縮出来たら他のことが出来る、
そうやって良いように働くのなら、システム化しよう」というような。

今回話に出ました上司は
毎日3時間残業して仕事をさばいています。
日中も忙しそうにしています。
正直、そういう姿を見ていると今は費用削減も人件費削減も
考えているようには思えません。
むしろ人も時間も足りていませんし、きつきつの状態です。
(だからこそ今このタイミングでシステム化となると
仕事が増えるので面倒ということで後回しなのかもしれません。)
システム化をすることで、
上司の残業時間すべてをクリアできるとは思っていませんが、
今のままで良いとも思えません。
何故「便利だ」という理由だけで進めてはいけないのか・・・
私にはどうしてもわからないのです。


> コンピュータを使ったシステム導入の担当者経験も、上司として導入を指導した経験もありますが、決め手は「便利さ」ではありません。「費用削減」です。導入により何円浮くかがすべてです。未来の100円より今の10円が重視されやすいのです。
>
> 例えば今までは 検索→データを見やすく加工→印刷 で1時間かかっていたのが、3つの工程がワンアクション1分でできるようになるとしましょう。これでご相談者の1時間分の時給が削減できるわけです。これが1か月に何回あるかで1か月分の削減費用が明確になります。
>
> この数字でシステム導入費を割れば、何年で元が取れるかがわかります。元を取るのに5年以上かかる場合はシステム化しないほうが得策です。現代では5年も経つとシステムが陳腐化し、更新費用がかかることになるので、元を取るのに5年以上かかるということは永遠に元が取れないことを意味するからです。
>
> そして人事部の費用削減は間接部門の人員削減そのものです。システムが立ち上がったころに1人削減という課題を突き付けられる可能性は明らかです。私の目から見ると、上司の煮え切らない態度はシステム導入の交換条件がわかっているからのように思えます。

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