経費資料の作成、管理について

経費（ガソリンカードやスマホの使用料）の資料の作成、管理方法についてご質問させてください。
現在社員が120名ほどおり、ガソリンカードやスマホの使用料について下記のように管理しています。

１．各種サイトから請求、詳細に関する資料のcsvをダウンロード
２．csvのカード番号や携帯番号と別エクセルにあるマスタシート（カード番号と使用者を記載）をvlookupで紐づけ
３．使用者別に利用料がわかるようにし、エクセルに保存（vlookupのままだとマスタが変わると使用者がかわるため、使用者は文字列で上書き貼り付け）

というような形にしているのですが、一つ問題がありまして、

■問題点
通常、csvデータをが出せるのが2か月前の使用分の資料であり、その間に使用者が変更となりマスタシートを変えてしまうと実際2か月前には使用していない方が使用者となります。

■具体例
2021年8月に6月使用分のガソリン集計資料を作成
12345というガソリンカードは6月まではAさんが使用していたが、7月からBさんが使用していた
マスタシートから紐づけた場合、6月の使用者は本来Aさんですが、Bさんとなってしまう

マスタシートは常に最新の情報にしておきたいという気持ちがありながらも、経費資料を作成する際に最新のものだと使用者が違うようになってしまう。。。
というジレンマを抱えています。

このようにならないように思いつく改善方法としては、下記の2つかなと思っています。

■方法
(1)マスタは常に最新のものにして、経費計算の資料を作る際に変更となった使用者は手作業で変える
(2)マスタシート側に変更記録のようなシートを別に作成し、経費資料の作成が終わったら使用者を変更する

　
ただ、(1)に関しては社員数も多くなってきているため、手作業というのはできるだけ避けたいです。
他の総務のみなさんがどのように管理しているのか、ぜひご教授いただければと思います。
どうぞよろしくお願いします。