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総務の給湯室

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総務調達品の発注、納品、支払管理システム

著者 ガーマドン さん

最終更新日:2021年09月27日 09:48

総務を担当しています。部員は10人です。
支払遅延を監査部から指摘され是正したいと考えています。
監査部からは発注、納品、支払を管理するよう提案されています。

Excelや紙で管理することもできますが、ご存知のとおり総務は発注量が多いため、できるだけ楽に、続けられる管理としたいと考えています。
たとえば
・担当者による発注承認依頼
・上長による発注の承認
・発注の記録
・納品の記録
・支払済の記録
・支払期日のアラート
このような管理ができるクラウドシステムはありませんか。
総務だけでスモールスタートしたいので、イニシャルコスト、ランニングコストが抑えられるものがよいです。

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Re: 総務調達品の発注、納品、支払管理システム

著者 booby さん

最終更新日:2021年09月27日 12:18

> 総務を担当しています。部員は10人です。
> 支払遅延を監査部から指摘され是正したいと考えています。
> 監査部からは発注、納品、支払を管理するよう提案されています。
>
> Excelや紙で管理することもできますが、ご存知のとおり総務は発注量が多いため、できるだけ楽に、続けられる管理としたいと考えています。
> たとえば
> ・担当者による発注承認依頼
> ・上長による発注の承認
> ・発注の記録
> ・納品の記録
> ・支払済の記録
> ・支払期日のアラート
> このような管理ができるクラウドシステムはありませんか。
> 総務だけでスモールスタートしたいので、イニシャルコスト、ランニングコストが抑えられるものがよいです。

発注量が多いのは全社分をまとめて注文するからでしょうか。

当社は従業員数500名ほどで、コピー用紙や文房具は総務が主管してます。しかし、都度発注ではなく御用聞き方式を採用しており、「最低在庫を切ったら○○個補充する」という契約を業者と締結しています。業者は週1回在庫を見に来て足りない分を補充して帰ります。総務は納品数量を都度確認して月末に請求を処理します。

文房具やコピー用紙のような消耗品はこのように運用で切り抜けることが可能です。探してみてはいかがでしょうか。

Re: 総務調達品の発注、納品、支払管理システム

著者 ニャンコロ さん

最終更新日:2021年09月27日 20:04

文房具類の発注と勝手に考えてしまいましたが、異なるでしょうか。
想像されているものと異なるかもしれませんが。。。
以前いた会社で〇〇クルという会社のインターネットでの発注で、ほぼ網羅できていた気がします。

・各部署の担当者が購入したいものを選択、発注する
・担当者が発注すると、総務の特定の人(メールアドレスで特定だったと思います)にメールが届くため、発注内容を確認、承認する。ここで、発注内容を変更することもできたと思います。
・その後の支払いについては、経理に請求書が届き、詳細は覚えていませんが、どの部署が発注したかまでネットで確認、(請求書に記載?)できていたと思います。
・まとめて請求されていたため支払い漏れはなかったと思いますし、納品についてもメールで連絡があった気がします。

随分前のことですので、詳細はご確認をお願い致します。

Re: 総務調達品の発注、納品、支払管理システム

著者 うみのこ さん

最終更新日:2021年09月27日 23:18

私見です。

> ご存知のとおり総務は発注量が多いため
この部分があまりピンと来ないです。
総務ってそれほど注文するものが多いでしょうか。家賃・光熱費などの固定費や、文房具・消耗品が中心のイメージです。
固定費は別として、文房具・消耗品購入の管理の方法としては、承認・決裁機能のあるECサイトを使うのが手っ取り早いかもしれません。

あるいは、何かしらのシステムを使うのであれば、既に導入されている購買管理システムはないのでしょうか。
監査部まであるような会社のようですので、商品や材料の仕入れに使っているシステムがあると思います。
その機能を流用できないでしょうか。

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