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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

契約書の整理方法

著者 鯖鯖鯖 さん

最終更新日:2021年10月19日 15:30

はじめまして。
この度転職して総務部署に配属となりました。
前任者との引継ぎもままならないまま業務開始となり、
日々の業務はこなせていますが、
表題の件に頭を悩ませています。

書庫に未整理の契約書の山が見つかりました。
継続中のものもあれば昭和の香りのするものもあり、
売買契約・賃貸借契約・業務委託契約・リース契約、はては社員との念書など
ありとあらゆる紙媒体が無造作に置かれていました。
まずは整理からと思ってはいるものの、あまりのカオス状態に
途方に暮れています。

当時の契約内容に詳しい人も現在おらず、何を基準に片付ければよいのやら。
まずは契約先毎に仕訳していますが、何か効率的な整理方法をご存知の方
お知恵をお貸しいただけないでしょうか。
同じような経験をされた方のお話なども聞けたら励みになります。

よろしくお願いいたします。

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Re: 契約書の整理方法

著者 hitokoto2008 さん

最終更新日:2021年10月19日 16:47

・一つは部署別の契約に分類する方法。
総務、人事、営業、その他など。
・現在も継続しているもの、契約が終了しているもの等に分ける。
但し、契約が終了しているものというのは、明確に契約が解除されているものです(契約解除通知や解約合意書等があればよい)。現在取引をしていないといっても、期間の定めがないものは生きている可能性がありますので注意が必要ですね。
売上先、仕入先等は一覧表を出してもらえば判明するでしょう。(原則、取引契約書の類があるはずですから)
また、契約書は税務調査時の資料にもなるので、比較的新しいものは廃棄しないほうがよいでしょうね。

前職では過去40年分ほどの書類を整理させられましたが…(苦笑)
消えた年金記録問題では人事記録の問い合わせも受けました。
「昭和40年代に働いていた者ですが、在職証明を下さい…」とか。
そのころ私は子供でした(苦笑)

今現在も、相談者さんのような状態で仕事をしていますが、上から整理を頼まれてもパートですので、スルーしています。
過去の経緯は知らない。長期勤務でもない。後で何処にいった…といわれても責任は負えないからです。
貴社の社内帳票類の廃棄規程なども参考にすべきだと思います。


> はじめまして。
> この度転職して総務部署に配属となりました。
> 前任者との引継ぎもままならないまま業務開始となり、
> 日々の業務はこなせていますが、
> 表題の件に頭を悩ませています。
>
> 書庫に未整理の契約書の山が見つかりました。
> 継続中のものもあれば昭和の香りのするものもあり、
> 売買契約・賃貸借契約・業務委託契約・リース契約、はては社員との念書など
> ありとあらゆる紙媒体が無造作に置かれていました。
> まずは整理からと思ってはいるものの、あまりのカオス状態に
> 途方に暮れています。
>
> 当時の契約内容に詳しい人も現在おらず、何を基準に片付ければよいのやら。
> まずは契約先毎に仕訳していますが、何か効率的な整理方法をご存知の方
> お知恵をお貸しいただけないでしょうか。
> 同じような経験をされた方のお話なども聞けたら励みになります。
>
> よろしくお願いいたします。

Re: 契約書の整理方法

著者 鯖鯖鯖 さん

最終更新日:2021年10月19日 16:43

ご回答ありがとうございます。
一筋の光が見えました。
まずは比較的新しいものから整理していきたいと思います。

> ・一つは部署別の契約に分類する方法。
> 総務、人事、営業、その他など。
> ・現在も継続しているもの、契約が終了しているもの等に分ける。
> 但し、契約が終了しているものというのは、明確に契約が解除されているものです(契約解除通知や解約合意書等があればよい)。現在取引をしていないといっても、期間の定めがないものは生きている可能性がありますので注意が必要ですね。
> 売上先、仕入先等は一覧表を出してもらえば判明するでしょう。(原則、取引契約書の類があるはずですから)
> また、契約書は税務調査時の資料にもなるので、比較的新しいものは廃棄しないほうがよいでしょうね。
>
> 前職では過去40年分ほどの書類を整理させられましたが…(苦笑)
> 今現在も、相談者さんのような状態で仕事をしていますが、上から整理を頼まれてもパートですので、スルーしています。
> 過去の経緯は知らない。長期勤務でもない。後で何処にいった…といわれても責任は負えないからです。
> 貴社の社内帳票類の廃棄規程なども参考にすべきだと思います。
>
>
> > はじめまして。
> > この度転職して総務部署に配属となりました。
> > 前任者との引継ぎもままならないまま業務開始となり、
> > 日々の業務はこなせていますが、
> > 表題の件に頭を悩ませています。
> >
> > 書庫に未整理の契約書の山が見つかりました。
> > 継続中のものもあれば昭和の香りのするものもあり、
> > 売買契約・賃貸借契約・業務委託契約・リース契約、はては社員との念書など
> > ありとあらゆる紙媒体が無造作に置かれていました。
> > まずは整理からと思ってはいるものの、あまりのカオス状態に
> > 途方に暮れています。
> >
> > 当時の契約内容に詳しい人も現在おらず、何を基準に片付ければよいのやら。
> > まずは契約先毎に仕訳していますが、何か効率的な整理方法をご存知の方
> > お知恵をお貸しいただけないでしょうか。
> > 同じような経験をされた方のお話なども聞けたら励みになります。
> >
> > よろしくお願いいたします。

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