総務のミスでの社内対応の流れについて

こんにちは。

うろ覚えで申し訳ないのですが，3回目以降用には，1回目と2回めの記録がついていたように思えます（違ったら申し訳ありません），そして切り離さないようにあったようにおもうのですが（違ったら申し訳ありません）。

状況としては，
＞全て処分してしまいました。
＞再発行してもらう必要がある

ということであれば，すみやかに予診票を集めて，接種医療機関に提出する必要があるのでしょう。
であれば，謝罪文をどうするのかで時間をかけるのでなく，すみやかに，実際に行う必要性がある部分をすみやかにおこなえるように手配すること，手配の際にそれぞれ連絡する先へは電話で事情説明と謝罪を行うことになるかと思います。
そしてワクチン接種を受けた方については，渡す方法は貴社の方法によるでしょうが，新しく予診票を発行してもらい提出しなければならない部分をお願いする書面を作成されることがよいのかと思います。
（このあたりは，貴社内の一般的な情報，連絡手段の方法がどうであるのかによっても，対応がやや異なってくる部分であるかと思いますので，メール連絡が速やかに行われていたり，会報で誤りがある場合でもメールで一般的にやり取りしているのかどうか，にもよるかと思います）。

対象者に確実に連絡がとれる方法が何であるのかを考えて対応してみてください。
（書面でと記載したのは，おそらくどの会社でも年末調整等で必要な書類を送付・回収する方法があると思われるためです）。

謝罪文はテンプレートでなく，いい訳でなく，事実を記載して，迷惑をかけることになることを率直に記載することでよいかな，と思います。



> 先日、3回目の職域接種がありました。
> まだ接種券が届いていない人も先に打って、接種券は総務で集めて後日提出という形を取っていました。
> 集まった接種券をクリニックに提出したところ、くっついていた予診票も必要だと言われました。
>
> 1回目2回目は全員白紙の予診票に記入して、後日提出は接種券のみで良かったので、今回も必要ないと思いくっついていた予診票は全て処分してしまいました。
> 各自がそれぞれ自治体に連絡して予診票を再発行してもらう必要があるとのことで、対応を考えています。
>
> 本社の人間は私が直接対面で伝えて謝罪とお願いをするのですが、施設を運営している会社でして、各施設についてはその施設の長が窓口となり総務と連絡を取り合う形が通常です。
>
> 通常通り電話・メール等で連絡してお願いする形でいいのか、社内向け謝罪文など作成してそれぞれに送った方がいいのか（ただ接種券を集めたときにすでに予診票を切り離している者もいて、それはそれぞれが保管している可能性はあります）。
>
> こういう総務側のミスで社内の者に迷惑をかけてしまうときは、どのような流れが一般的でしょうか？
> よろしくお願いいたします。
>
>
> 追記
> もし謝罪文が必要な場合、社内向け謝罪文などのテンプレートを掲載しているサイトはないでしょうか？
> 探しても社外向けばかりで見つかりませんでした。

ありがとうございます。
取り急ぎ電話とメールで連絡をします。

謝罪文についてはもちろん事実を記載してお願いする旨を書いて謝罪するのですが、こういうものを書いたことがなく、書き始めと書き終わりはどういう形にするべきかがわからなくてテンプレを参考にしたいなと思いました（社外向けならまずは時候の挨拶など、ある程度の定型見つけられたのですが、社内向けで時候の挨拶など入れるのは少し違う気もして…）。



> こんにちは。
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> うろ覚えで申し訳ないのですが，3回目以降用には，1回目と2回めの記録がついていたように思えます（違ったら申し訳ありません），そして切り離さないようにあったようにおもうのですが（違ったら申し訳ありません）。
>
> 状況としては，
> ＞全て処分してしまいました。
> ＞再発行してもらう必要がある
>
> ということであれば，すみやかに予診票を集めて，接種医療機関に提出する必要があるのでしょう。
> であれば，謝罪文をどうするのかで時間をかけるのでなく，すみやかに，実際に行う必要性がある部分をすみやかにおこなえるように手配すること，手配の際にそれぞれ連絡する先へは電話で事情説明と謝罪を行うことになるかと思います。
> そしてワクチン接種を受けた方については，渡す方法は貴社の方法によるでしょうが，新しく予診票を発行してもらい提出しなければならない部分をお願いする書面を作成されることがよいのかと思います。
> （このあたりは，貴社内の一般的な情報，連絡手段の方法がどうであるのかによっても，対応がやや異なってくる部分であるかと思いますので，メール連絡が速やかに行われていたり，会報で誤りがある場合でもメールで一般的にやり取りしているのかどうか，にもよるかと思います）。
>
> 対象者に確実に連絡がとれる方法が何であるのかを考えて対応してみてください。
> （書面でと記載したのは，おそらくどの会社でも年末調整等で必要な書類を送付・回収する方法があると思われるためです）。
>
> 謝罪文はテンプレートでなく，いい訳でなく，事実を記載して，迷惑をかけることになることを率直に記載することでよいかな，と思います。
>
>
>
> > 先日、3回目の職域接種がありました。
> > まだ接種券が届いていない人も先に打って、接種券は総務で集めて後日提出という形を取っていました。
> > 集まった接種券をクリニックに提出したところ、くっついていた予診票も必要だと言われました。
> >
> > 1回目2回目は全員白紙の予診票に記入して、後日提出は接種券のみで良かったので、今回も必要ないと思いくっついていた予診票は全て処分してしまいました。
> > 各自がそれぞれ自治体に連絡して予診票を再発行してもらう必要があるとのことで、対応を考えています。
> >
> > 本社の人間は私が直接対面で伝えて謝罪とお願いをするのですが、施設を運営している会社でして、各施設についてはその施設の長が窓口となり総務と連絡を取り合う形が通常です。
> >
> > 通常通り電話・メール等で連絡してお願いする形でいいのか、社内向け謝罪文など作成してそれぞれに送った方がいいのか（ただ接種券を集めたときにすでに予診票を切り離している者もいて、それはそれぞれが保管している可能性はあります）。
> >
> > こういう総務側のミスで社内の者に迷惑をかけてしまうときは、どのような流れが一般的でしょうか？
> > よろしくお願いいたします。
> >
> >
> > 追記
> > もし謝罪文が必要な場合、社内向け謝罪文などのテンプレートを掲載しているサイトはないでしょうか？
> > 探しても社外向けばかりで見つかりませんでした。

こんにちは。

個人的な意見になりますが，謝罪文であればお急ぎ案件ですから時候の挨拶は必要ないと考えます（前略～草々，でもよいケースありますよ）。
お願いするにしても，社内用であれば要件を明確にして連絡することがよいのではないかと思います。
あえて記載すれば，今回起こった状況，それに対する謝罪，行わねばならないことに対するお願い，再度同じことはおこさないようにする文面もしくは対策等を記載することでよいのかとは思います。



> 謝罪文についてはもちろん事実を記載してお願いする旨を書いて謝罪するのですが、こういうものを書いたことがなく、書き始めと書き終わりはどういう形にするべきかがわからなくてテンプレを参考にしたいなと思いました（社外向けならまずは時候の挨拶など、ある程度の定型見つけられたのですが、社内向けで時候の挨拶など入れるのは少し違う気もして…）。

ありがとうございます。
無事に対応と手紙の送付が完了いたしました。

> こんにちは。
>
> 個人的な意見になりますが，謝罪文であればお急ぎ案件ですから時候の挨拶は必要ないと考えます（前略～草々，でもよいケースありますよ）。
> お願いするにしても，社内用であれば要件を明確にして連絡することがよいのではないかと思います。
> あえて記載すれば，今回起こった状況，それに対する謝罪，行わねばならないことに対するお願い，再度同じことはおこさないようにする文面もしくは対策等を記載することでよいのかとは思います。
>
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> > 謝罪文についてはもちろん事実を記載してお願いする旨を書いて謝罪するのですが、こういうものを書いたことがなく、書き始めと書き終わりはどういう形にするべきかがわからなくてテンプレを参考にしたいなと思いました（社外向けならまずは時候の挨拶など、ある程度の定型見つけられたのですが、社内向けで時候の挨拶など入れるのは少し違う気もして…）。