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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

旧姓を使用する社員への、新姓使用について

著者 Deza さん

最終更新日:2022年06月07日 16:58

こんにちは。
弊社には旧姓を使用している社員が数十人います。
その中でも他の社員に新姓を知られたくないという者もいて、取り扱いに悩んでおります。

年末調整書類の印刷、保険証やSDカードの配布等をする際は新姓での印字、配布になります。
(他にも、公的機関とのやり取りに使用する書類等は、当然ですが新姓になります。)

最初の段階で、結婚(氏名変更)の際の会社への提出書式に「あなたの新姓が印字されたものが展開される可能性がありますがそれでも良いですか」というような一文を入れたいのですが、どのような文章にするのが分かりやすいでしょうか。

文章にすると難しいのですが、簡単にいうと「旧姓を使用したいと申し出ても、公的機関とやり取りするものは戸籍上の氏名でやります。」と分かりやすく一文で記載したいです。

そもそも、保険証や年末調整の資料の配布は莫大な工数がかかるので責任者宛てに送付しているのですが、それも本来なら本人に配布しなければならないのでしょうか。
(上記の関係から、新姓が責任者に分かる可能性があります)

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Re: 旧姓を使用する社員への、新姓使用について

著者 ton さん

最終更新日:2022年06月07日 22:48

> こんにちは。
> 弊社には旧姓を使用している社員が数十人います。
> その中でも他の社員に新姓を知られたくないという者もいて、取り扱いに悩んでおります。
>
> 年末調整書類の印刷、保険証やSDカードの配布等をする際は新姓での印字、配布になります。
> (他にも、公的機関とのやり取りに使用する書類等は、当然ですが新姓になります。)
>
> 最初の段階で、結婚(氏名変更)の際の会社への提出書式に「あなたの新姓が印字されたものが展開される可能性がありますがそれでも良いですか」というような一文を入れたいのですが、どのような文章にするのが分かりやすいでしょうか。
>
> 文章にすると難しいのですが、簡単にいうと「旧姓を使用したいと申し出ても、公的機関とやり取りするものは戸籍上の氏名でやります。」と分かりやすく一文で記載したいです。
>
> そもそも、保険証や年末調整の資料の配布は莫大な工数がかかるので責任者宛てに送付しているのですが、それも本来なら本人に配布しなければならないのでしょうか。
> (上記の関係から、新姓が責任者に分かる可能性があります)
>


こんばんは。私見ですが…
事業所として旧姓と新姓の使用状況をどのように考えているのでしょうか。
どういった場面で旧姓・新姓を分けているかです。
公的機関は当然新姓での各種届出になります。
良いですか ではなく そうなります だと思います。
社会保険・税金等各種公的届出は新姓によって行います 
ではないでしょうか。
また年末調整の未記入書類は責任者でもいいでしょうか記載後は本人から総務への送付が望ましいかと考えます。
ただ以前税務署に問い合わせたところ源泉徴収票は新・旧どちらでも発行できると回答をいただきました。
一方市町村の住民税については住民登録名で納付書、特別徴収明細を作成・発行との事。
源泉徴収票=給与支払報告書が旧姓であっても住民税は住民登録名=戸籍名となるようです。なので本人が旧姓使用・扶養控除申告書が旧姓申告であればそのまま使用できることになります。
必ず新姓にする必要はないようですが届け出があるのでどこまで旧姓使用を認めるかの取り決めは必要でしょう。
税務署も人や管轄により異なることもありますので各役所にご確認ください。
後はご判断ください。
とりあえず。

Re: 旧姓を使用する社員への、新姓使用について

著者 booby さん

最終更新日:2022年06月08日 10:54

旧姓、通姓使用が許可されている会社で働いています。

法的に法律姓以外が認められない文書はリスト化可能でしょうから、リストにある書類は法律姓で配布される旨文書に記載し、具体的に文書名(例 源泉徴収票)と配布時期(例 年末)をリストにして当該人に配布すると良いのではないかと思います。法律が改訂されてもリストだけ改訂すれば転用可能です。それ以外をどうするかは会社の判断です。

当社でも源泉徴収票等の文書は部署配布で、部署長がそれぞれのやり方で各自に配布しています。私の部下に旧姓使用者がいますが、異動して一番最初の文書配布で気が付きましたので(普通、部下は姓名一緒に覚えますから)同名の人がいない限り間違うことはありません。その点はおおっぴらにしなくても対応は可能と考えています。

上司に対しても法律姓を知らせたくない場合は個人情報保護のオプトアウトを準用することを会社判断で可能でしょうが、書類を直送する場合は着払いで受領証を個人負担で返却させるなど、受益者負担をお願いしても良いと思います。また、上司には当該人は個別郵送になる旨知らせる必要があり、結構面倒ですね。

ただし、オプトアウトしたって出産届を筆頭に当人が起票する必要がある文書は上司に法律姓を明かさないと通らないものがたくさんあります。提出時の説明は本人が都度行うことになるでしょう。普通、そっちのほうが嫌だと思いますが、その点を認識していただくように説明する必要があると思います。キーワードは「受益者負担」です。周りに知らせないのは、ただただ当人の益のためですから、自腹を切れ、自己説明よろしく、ということになるでしょう。ご参考まで。

> こんにちは。
> 弊社には旧姓を使用している社員が数十人います。
> その中でも他の社員に新姓を知られたくないという者もいて、取り扱いに悩んでおります。
>
> 年末調整書類の印刷、保険証やSDカードの配布等をする際は新姓での印字、配布になります。
> (他にも、公的機関とのやり取りに使用する書類等は、当然ですが新姓になります。)
>
> 最初の段階で、結婚(氏名変更)の際の会社への提出書式に「あなたの新姓が印字されたものが展開される可能性がありますがそれでも良いですか」というような一文を入れたいのですが、どのような文章にするのが分かりやすいでしょうか。
>
> 文章にすると難しいのですが、簡単にいうと「旧姓を使用したいと申し出ても、公的機関とやり取りするものは戸籍上の氏名でやります。」と分かりやすく一文で記載したいです。
>
> そもそも、保険証や年末調整の資料の配布は莫大な工数がかかるので責任者宛てに送付しているのですが、それも本来なら本人に配布しなければならないのでしょうか。
> (上記の関係から、新姓が責任者に分かる可能性があります)
>

Re: 旧姓を使用する社員への、新姓使用について

著者 ごえ・もん さん

最終更新日:2022年06月08日 13:47

> こんにちは。
> 弊社には旧姓を使用している社員が数十人います。
> その中でも他の社員に新姓を知られたくないという者もいて、取り扱いに悩んでおります。
>
> 年末調整書類の印刷、保険証やSDカードの配布等をする際は新姓での印字、配布になります。
> (他にも、公的機関とのやり取りに使用する書類等は、当然ですが新姓になります。)
>
> 最初の段階で、結婚(氏名変更)の際の会社への提出書式に「あなたの新姓が印字されたものが展開される可能性がありますがそれでも良いですか」というような一文を入れたいのですが、どのような文章にするのが分かりやすいでしょうか。
>
> 文章にすると難しいのですが、簡単にいうと「旧姓を使用したいと申し出ても、公的機関とやり取りするものは戸籍上の氏名でやります。」と分かりやすく一文で記載したいです。
>
> そもそも、保険証や年末調整の資料の配布は莫大な工数がかかるので責任者宛てに送付しているのですが、それも本来なら本人に配布しなければならないのでしょうか。
> (上記の関係から、新姓が責任者に分かる可能性があります)
>

私の所では、結婚で改正の届出の場合、「旧姓使用希望」欄を設けています。
届出の際、本人には、改正後の姓が必要な場合(社保他)については説明しています。
社内や取引先では、旧姓使用で全く支障ありませんから、会社としての公表、周知は行っていません。
名刺や給与明細も、旧姓のままです。
健康保険証や年調書類は、社員規模が異なりますが、直接本人に手渡しています。

ご参考までに。

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