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総務の給湯室

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社員から請求書を渡されたらどんなふうに管理されていますか?

著者 まい2008 さん

最終更新日:2022年06月23日 15:46

社員5名の会社でパート事務をしています。
請求書の管理をお願いされました。

以前の勤務先では、ほとんど請求書を取り扱うことはなく、あったとしても社内システムでの申請・承認だったので、手作業での管理となるとさらに分からずで悩んでおります。

上司からの要望はこちらです。
・請求書の管理をしてほしい、支払いもれを防ぎたい。
・請求書は、紙・データどちらもあり。
・会計、経理ソフトは導入予定なし。エクセルなどオフィス365はOK。


現状は、請求書単体の管理表はなし。
請求書を渡されたら、プロジェクトごとの予算表を見に行って、金額を確認。
支払いのタイミングまで保管。

このような流れになっています。

「はいっ、請求書」と渡されて、
システムを使わないでの請求書管理はどのような流れでされていますか?
エクセルを使っているとしたら、どんな項目、どんな内容でされていますか?

WEBサイトや経理関係の本も探してみたのですが、なかなか参考になりそうなものには出会えずでした。(WEBサイトは、最後に経理会計ソフトを勧める文になるものばかり…)
何かお勧めのサイトや本などもありましたら、そちらも教えていただけると嬉しいです。

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Re: 社員から請求書を渡されたらどんなふうに管理されていますか?

著者 ton さん

最終更新日:2022年06月23日 19:11

> 社員5名の会社でパート事務をしています。
> 請求書の管理をお願いされました。
>
> 以前の勤務先では、ほとんど請求書を取り扱うことはなく、あったとしても社内システムでの申請・承認だったので、手作業での管理となるとさらに分からずで悩んでおります。
>
> 上司からの要望はこちらです。
> ・請求書の管理をしてほしい、支払いもれを防ぎたい。
> ・請求書は、紙・データどちらもあり。
> ・会計、経理ソフトは導入予定なし。エクセルなどオフィス365はOK。
>
>
> 現状は、請求書単体の管理表はなし。
> 請求書を渡されたら、プロジェクトごとの予算表を見に行って、金額を確認。
> 支払いのタイミングまで保管。
>
> このような流れになっています。
>
> 「はいっ、請求書」と渡されて、
> システムを使わないでの請求書管理はどのような流れでされていますか?
> エクセルを使っているとしたら、どんな項目、どんな内容でされていますか?
>
> WEBサイトや経理関係の本も探してみたのですが、なかなか参考になりそうなものには出会えずでした。(WEBサイトは、最後に経理会計ソフトを勧める文になるものばかり…)
> 何かお勧めのサイトや本などもありましたら、そちらも教えていただけると嬉しいです。



こんばんは。私見ですが…
目的が支払漏れを防ぐ事であれば買掛金一覧表をエクセルで作成することで対応できるものと思われます。
取引業者…支払予定日…支払額…振込料負担有無
少なくともこの情報で一覧を作成し請求書はチェック済みの押印があれば確認漏れも防げるでしょう。
保管に関しては業者別とか月別とか事業所により異なりますのでどのようにするのがいいのか担当として検討されるといいでしょう。
実際エクセルで買掛金管理…支払ベースで…されているところもありますよ。
後はご判断ください。
とりあえず。

Re: 社員から請求書を渡されたらどんなふうに管理されていますか?

著者 まい2008 さん

最終更新日:2022年06月30日 15:34

返信ありがとうございます!

> 目的が支払漏れを防ぐ事であれば買掛金一覧表をエクセルで作成することで対応できるものと思われます。
> 取引業者…支払予定日…支払額…振込料負担有無
> 少なくともこの情報で一覧を作成し請求書はチェック済みの押印があれば確認漏れも防げるでしょう。

まさに上司から言われたのが「支払いもれを防ぐ」ことでした。

買掛金一覧表の記入についてお伺いしたいのですが、
この表に記入するのは、実際に取引をする各担当者、それとも経理担当者(請求書の発生した取引には無関係)のどちらが記入するものなのでしょうか?

Re: 社員から請求書を渡されたらどんなふうに管理されていますか?

著者 ton さん

最終更新日:2022年06月30日 20:46

> 返信ありがとうございます!
>
> > 目的が支払漏れを防ぐ事であれば買掛金一覧表をエクセルで作成することで対応できるものと思われます。
> > 取引業者…支払予定日…支払額…振込料負担有無
> > 少なくともこの情報で一覧を作成し請求書はチェック済みの押印があれば確認漏れも防げるでしょう。
>
> まさに上司から言われたのが「支払いもれを防ぐ」ことでした。
>
> 買掛金一覧表の記入についてお伺いしたいのですが、
> この表に記入するのは、実際に取引をする各担当者、それとも経理担当者(請求書の発生した取引には無関係)のどちらが記入するものなのでしょうか?
>


こんばんは。
事業所によりそれぞれでしょうけど目的が支払漏れであれば経理担当者ではないでしょうか。
要は買掛金や未払金管理になりますので。
資金移動…振込処理を誰が行うのかは分かりませんが支払担当者に今月の支払予定ですとして一覧表を渡せば済むことですね。
支払漏れがあった場合は請求書の済印や確認サインで請求書が経理担当までちゃんと渡っているか確認できますし経理側でも締め日まで経理に渡るように通知されるといいでしょう。
締め日までに経理に渡らなければ翌月回しでも仕方が無いです。
ズルズルと長引かせるのはよくありません。
後はご自身で管理しやすいものをご検討ください。
とりあえず。

Re: 社員から請求書を渡されたらどんなふうに管理されていますか?

著者 アリア さん

最終更新日:2022年07月01日 23:34

私は社員4名の会社で経理をしています。

請求書が届いたら、エクセルで支払日ごとに一覧表にしています。
そして、請求書は、支払日ごとにクリアファイルに入れて保管しています。
弊社の場合、10・20・25・末に支払日があり、客先によっては翌々月払いもあるので、今月の各ファイルと来月の各ファイルを用意しています。

払い漏れなく管理できています。

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