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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

電話のルールについて

著者 soumu5991 さん

最終更新日:2022年08月31日 16:46

会社の電話について、転送や時間外・休暇時に留守電対応されている場合、
ルールは作成されておりますでしょうか?

・どういうときに留守電にするのか
・転送の場合は誰にどういう順番で転送するか(役職が下位の方から、など)
・留守電設定は誰が行うのか

などです。
規定を探してみたのですが、なかなか探すことができず、、
よろしければお聞かせいただければと思います。

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Re: 電話のルールについて

著者 hitokoto2008 さん

最終更新日:2022年08月31日 21:21

> 会社の電話について、転送や時間外・休暇時に留守電対応されている場合、
> ルールは作成されておりますでしょうか?
>
> ・どういうときに留守電にするのか
> ・転送の場合は誰にどういう順番で転送するか(役職が下位の方から、など)
> ・留守電設定は誰が行うのか
>
> などです。
> 規定を探してみたのですが、なかなか探すことができず、、
> よろしければお聞かせいただければと思います。


私見です。
会社の規模や業種によって対応はまちまちでしょうね。
留守電切り替えは単純に切り替えられる部署または最後の人。
留守電切り替えは、仮に社内に残っていて仕事をしていたとしても、営業時間終了に合わせて切り替えるのが一般的だと思われます。
留守電に切り替えてあっても、着信音2回以内くらいまでなら、電話を取れた気もするが…

問題は、転送する場合でしょうね。
一番良いのは何でも答えられる人に転送することですが、役職の上の人は嫌がるでしょうね。下の人だと勤務外の労働にになるので、別な問題が生じることも考えられます。
規定というのも、電話交換業務として独立しているもでなければ、マニュアル程度で良い気がします。


Re: 電話のルールについて

著者 ニャンコロ さん

最終更新日:2022年08月31日 23:54

あくまで私が経験したことがある方法です。

・勤務時間外になると時間で自動的、もしくは設定電話を近くの人が設定変更(電話機の一か所を押すのみ)で「ただ今の時間は時間外・・・・」と流れるようにしました。
・転送は留守電がない場合、転送にし、転送先にて留守電としました。
・転送を利用しても、業務時間外であればそのまま留守電対応のみ(転送先の電話を持っている人が対応するのは、業務開始後に留守電を確認、その後対応。もし有給等取得している場合は、休暇明け対応でOK)としました。

会社により、電話の重要性は異なるので、少しでも参考になれば幸いです。


> 会社の電話について、転送や時間外・休暇時に留守電対応されている場合、
> ルールは作成されておりますでしょうか?
>
> ・どういうときに留守電にするのか
> ・転送の場合は誰にどういう順番で転送するか(役職が下位の方から、など)
> ・留守電設定は誰が行うのか
>
> などです。
> 規定を探してみたのですが、なかなか探すことができず、、
> よろしければお聞かせいただければと思います。

Re: 電話のルールについて

著者 ぴぃちん さん

最終更新日:2022年09月01日 08:50

おはようございます。

業種によっても営業形態によっても異なるでしょうから、規定というよりも、貴社が現在どのような状況であるのか、その場に電話に出る方がいないときにどうしたいのか、によるのかと考えますので、その状況を収集して貴社のルールを作成されることがよいでしょう。

うちは、基本的に時間外対応を必要としないので、営業時間が過ぎたら、その旨を案内する応答メッセージのみです。

時間外対応が必要なケースにおいては、その日のオンコール担当が転送電話を受けるという対応をおこなっていたこともありますね。切替は本来担当する部署で。終業時刻と始業時刻とで(始業時の切替は仕事の引継ぎの関係で出社したら切替になりますけどね)。



> 会社の電話について、転送や時間外・休暇時に留守電対応されている場合、
> ルールは作成されておりますでしょうか?
>
> ・どういうときに留守電にするのか
> ・転送の場合は誰にどういう順番で転送するか(役職が下位の方から、など)
> ・留守電設定は誰が行うのか
>
> などです。
> 規定を探してみたのですが、なかなか探すことができず、、
> よろしければお聞かせいただければと思います。

Re: 電話のルールについて

著者 ユキンコクラブ さん

最終更新日:2022年09月01日 10:08

> 会社の電話について、転送や時間外・休暇時に留守電対応されている場合、
> ルールは作成されておりますでしょうか?
>
> ・どういうときに留守電にするのか
> ・転送の場合は誰にどういう順番で転送するか(役職が下位の方から、など)
> ・留守電設定は誰が行うのか
>
> などです。
> 規定を探してみたのですが、なかなか探すことができず、、
> よろしければお聞かせいただければと思います。

以前勤めていた会社では、
会社が休みの日の前日業務終了後(17:30)~ 会社営業開始日の朝8:30までを留守番設定していました。通常の営業日は留守番設定はしていません。
転送はしませんでした。長期休業などで緊急の場合は、留守番案内に上司(部長)の携帯電話番号へかけていただくようアナウンスを流していました。

Re: 電話のルールについて

著者 soumu5991 さん

最終更新日:2022年09月01日 10:29

hitokoto2008さん

ご回答ありがとうございます。
誰が切替するかなど、例外はあっても決めておかなければ
ずるずるとしてしまうな、と思いご相談させていただきました。

不公平感が生じず、担当がいなくても運用できるように考えたいと思います。


> 私見です。
> 会社の規模や業種によって対応はまちまちでしょうね。
> 留守電切り替えは単純に切り替えられる部署または最後の人。
> 留守電切り替えは、仮に社内に残っていて仕事をしていたとしても、営業時間終了に合わせて切り替えるのが一般的だと思われます。
> 留守電に切り替えてあっても、着信音2回以内くらいまでなら、電話を取れた気もするが…
>
> 問題は、転送する場合でしょうね。
> 一番良いのは何でも答えられる人に転送することですが、役職の上の人は嫌がるでしょうね。下の人だと勤務外の労働にになるので、別な問題が生じることも考えられます。
> 規定というのも、電話交換業務として独立しているもでなければ、マニュアル程度で良い気がします。
>
>
>

Re: 電話のルールについて

著者 soumu5991 さん

最終更新日:2022年09月01日 10:31

ニャンコロさん、ご回答ありがとうございます。

他社がどうされているのかなかなか知ることができないため、
参考になります。

時間外は自動で切り替えられるのが便利そうですね。
機能を探してみます。

> あくまで私が経験したことがある方法です。
>
> ・勤務時間外になると時間で自動的、もしくは設定電話を近くの人が設定変更(電話機の一か所を押すのみ)で「ただ今の時間は時間外・・・・」と流れるようにしました。
> ・転送は留守電がない場合、転送にし、転送先にて留守電としました。
> ・転送を利用しても、業務時間外であればそのまま留守電対応のみ(転送先の電話を持っている人が対応するのは、業務開始後に留守電を確認、その後対応。もし有給等取得している場合は、休暇明け対応でOK)としました。
>
> 会社により、電話の重要性は異なるので、少しでも参考になれば幸いです。

Re: 電話のルールについて

著者 soumu5991 さん

最終更新日:2022年09月01日 10:48

ぴぃちんさん、ご回答ありがとうございます。

運用例を教えていただき、参考になります。
現状と、どうしたいのかを整理してルール作りをしてみます。


> おはようございます。
>
> 業種によっても営業形態によっても異なるでしょうから、規定というよりも、貴社が現在どのような状況であるのか、その場に電話に出る方がいないときにどうしたいのか、によるのかと考えますので、その状況を収集して貴社のルールを作成されることがよいでしょう。
>
> うちは、基本的に時間外対応を必要としないので、営業時間が過ぎたら、その旨を案内する応答メッセージのみです。
>
> 時間外対応が必要なケースにおいては、その日のオンコール担当が転送電話を受けるという対応をおこなっていたこともありますね。切替は本来担当する部署で。終業時刻と始業時刻とで(始業時の切替は仕事の引継ぎの関係で出社したら切替になりますけどね)。

Re: 電話のルールについて

著者 soumu5991 さん

最終更新日:2022年09月01日 10:51

ユキンコクラブさん
ご返信いただきましてありがとうございます。

詳細を教えていただき、参考になります。
休日のみ留守番設定だったのですね。

緊急があり得るかどうかも、考えないとですね。
ありがとうございました。

> 以前勤めていた会社では、
> 会社が休みの日の前日業務終了後(17:30)~ 会社営業開始日の朝8:30までを留守番設定していました。通常の営業日は留守番設定はしていません。
> 転送はしませんでした。長期休業などで緊急の場合は、留守番案内に上司(部長)の携帯電話番号へかけていただくようアナウンスを流していました。
>
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