契約書の保管方法を変えたい

こんばんは。私もどうするのがよいか、まだまだ検討中です。
ただ、これまでに行ってよかったことをいくつか記載します。

1.大まかに契約書を分ける（弊社ではクライアントかどうか程度です。）
2.それぞれに日付順等で構わないので、契約書に番号を振る
2.エクセルで管理をします。
　番号、相手の会社名、契約書タイトル、契約日、契約終了日、備考等
3.契約終了（自動更新を除く）になったものをその日付順に並べ、10年後には廃棄（契約書の保管期間は10年を前提としています。）

10年前の契約書で今もその契約が生きているというのはほぼない気がします。契約があるなら、本来は契約書そのものの内容を見直すべきなのではないかと思います。
実際に取引を行っていないなら、契約解除を書面で出して終了にすべきと考えますが、弊社ではここが思うように進みません。

管理する側からすると、本当に必要な契約書だけにしたいのですが、会社の業種にもよると思いますが、営業的な部署からすると、契約は多く結んでおいたほうが良いという雰囲気あります。

ちなみに、同じ相手とほぼ同内容の更新等で契約書を作成する際には、一連の流れがわかるよう、過去の契約書とまとめて保管しています。

少しは参考になるとよいのですが。


> いつも勉強させてもらっております。
>
> 自社での契約書のファイリング・保管方法を変更したいと思っております。
> 皆様は契約書(紙ベース)の保管方法をどうされておりますか？
>
> 自社では現在は契約書を1部ずつクリアポケットに入れ、
> パイプファイルにファイリングをしているのですが、
> 10年以上前の契約書も同様に保存しているため、保管場所が
> だいぶかさばっている状態です。
>
> 契約書の索引がしやすく、また保管になるべく場所を取らない
> スマートな保管方法を探しています。
> 皆様のお知恵を貸していただきたく思います。
>
> 宜しくお願い致します。

こんにちは。
私の勤務先も紙契約が大多数です。

保管方法としては、
「スキャニング→PDFに変換してデータ保存」
です。
但し、保管年数が法で決まっている（確か、契約終了後10年間の筈）ので、その期間内は紙の契約書原本も残しておきます。
保管期限を超えた分については、PDFデータのみ保管・紙契約書はシュレッダー処分です。

社内サーバー内に年度別フォルダを作成し、更に管理番号別フォルダを設けているため、一覧で探せます。
管理番号がわからないと探しようがないので、別システムで管理番号を検索できるようにしています。

御参考になれば。