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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

貸与物管理について

著者 ベンチャー総務6年目 さん

最終更新日:2023年04月24日 11:57

貸与物の棚卸しというか持ち主確認は定期的に実施されていますか?また、どのように実施されているか伺いたいです。

====
◆弊社での主な貸与物
❶PC
❷PC充電器
❸ヘッドセット
❹セキュリティカード
※時々❸の所有者が混在し曖昧になります...
====

対策&解消方法として以下考えているのですが、②はあまり現実的ではないのか?と悩んでいます。
====
◆実施タイミング
①期末に棚卸し
②Q毎に棚卸し

◆対応方法
従業員から自分の持ち物のシリアルNoを申告させる
====

ご意見や対策方法などありましたらぜひご意見いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

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Re: 貸与物管理について

著者 ぴぃちん さん

最終更新日:2023年04月24日 12:17

こんにちは。

そもそもの貸出時にはどのようにされていますか。

PCはおそらく備品になるので、期末等において所在を確認していると思いますので、その際に追加で確認されることでよいかと思います。

セキュリティーカードは、入社時のほかは、部署が変わったとき、退職する時、紛失の申出があったときでの確認で十分に思えます。

2の充電器、3のヘッドセットはPCと一緒に管理されるものではないのでしょうか。
個別にヘッドセットを利用することがあるのでしょうか。

所在が曖昧になっている理由は確認できていますか。



> 貸与物の棚卸しというか持ち主確認は定期的に実施されていますか?また、どのように実施されているか伺いたいです。
>
> ====
> ◆弊社での主な貸与物
> ❶PC
> ❷PC充電器
> ❸ヘッドセット
> ❹セキュリティカード
> ※時々❸の所有者が混在し曖昧になります...
> ====
>
> 対策&解消方法として以下考えているのですが、②はあまり現実的ではないのか?と悩んでいます。
> ====
> ◆実施タイミング
> ①期末に棚卸し
> ②Q毎に棚卸し
>
> ◆対応方法
> 従業員から自分の持ち物のシリアルNoを申告させる
> ====
>
> ご意見や対策方法などありましたらぜひご意見いただけますと幸いです。
>
> どうぞよろしくお願いいたします。

Re: 貸与物管理について

著者 ベンチャー総務6年目 さん

最終更新日:2023年04月24日 13:09

コメントありがとうございます!
貸出時は特に書面上にシリアル番号を記載してやりとりするなどなく、「はい、これがあなたのです」程度になっています...。

PCも固定資産にしていないため、現在は明確に期末棚卸しをしておらず...。
(弊社は30名程度の会社でMacBookを貸与しています)

ヘッドセットは特定部署のメンバーだけに貸与しています。
本体にシリアル番号記載があるのですが、過去何回か混在している現状があります。

所在不明の原因と考えているのは、
入社手続き担当/退職手続き担当/庶務担当
が全員バラバラで連携取れておらず、特に退職したタイミングでの貸与物情報の更新ができていないことと考えています。


> こんにちは。
>
> そもそもの貸出時にはどのようにされていますか。
>
> PCはおそらく備品になるので、期末等において所在を確認していると思いますので、その際に追加で確認されることでよいかと思います。
>
> セキュリティーカードは、入社時のほかは、部署が変わったとき、退職する時、紛失の申出があったときでの確認で十分に思えます。
>
> 2の充電器、3のヘッドセットはPCと一緒に管理されるものではないのでしょうか。
> 個別にヘッドセットを利用することがあるのでしょうか。
>
> 所在が曖昧になっている理由は確認できていますか。
>
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> > 貸与物の棚卸しというか持ち主確認は定期的に実施されていますか?また、どのように実施されているか伺いたいです。
> >
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> > ◆弊社での主な貸与物
> > ❶PC
> > ❷PC充電器
> > ❸ヘッドセット
> > ❹セキュリティカード
> > ※時々❸の所有者が混在し曖昧になります...
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> >
> > 対策&解消方法として以下考えているのですが、②はあまり現実的ではないのか?と悩んでいます。
> > ====
> > ◆実施タイミング
> > ①期末に棚卸し
> > ②Q毎に棚卸し
> >
> > ◆対応方法
> > 従業員から自分の持ち物のシリアルNoを申告させる
> > ====
> >
> > ご意見や対策方法などありましたらぜひご意見いただけますと幸いです。
> >
> > どうぞよろしくお願いいたします。

Re: 貸与物管理について

著者 booby さん

最終更新日:2023年04月24日 13:57

棚卸の目的をはっきりさせる必要があると思います。自分たちの部署だけで貸与品の棚卸をしようとすると、二重手間になると思います。

PCおよび充電器は(2つで1組とみなせます)会社の資産でしょうから年1回の棚卸は必須でしょう。これは経理が行う固定資産管理の仕組みで回せばよいと思います。固定資産棚卸のデータを経理からもらえばよいのです。

セキュリティカードは人について回るので部署異動や退職の時に確認が必要になります。こちらはセキュリティ管理の仕組みでフォローできるばずです。これも担当からもらえば良いでしょう。

ヘッドセットはどうでしょう。資産ではなく消耗品ですが、部署異動の時に回収されるならカードと同じように異動なり、退職のタイミングで返却してもらい、紛失した場合の処置があればよいと思います。

しかしながら、正直に言って人が直接身に着けたものを使いまわすのは抵抗があるのではないでしょうか。回収して使いまわすことが現実的ではないのであれば、棚卸管理する必要がそもそもあるのか考える必要があると思います。

二重支給がないように、支給の事実は書類等で確実にする必要があるでしょう。紛失による再支給についても書類で残す必要はあると思います。でも、返却や回収、IDによる管理、棚卸等が本当に必要なのか妥当性を検討する必要があると思います。

御社が業務用に支給するシャチハタのような使いまわしが難しい備品についても棚卸をしているのであれば、その仕組みにヘッドセットを組み込めばよいと思います。ご参考まで。



> 貸与物の棚卸しというか持ち主確認は定期的に実施されていますか?また、どのように実施されているか伺いたいです。
>
> ====
> ◆弊社での主な貸与物
> ❶PC
> ❷PC充電器
> ❸ヘッドセット
> ❹セキュリティカード
> ※時々❸の所有者が混在し曖昧になります...
> ====
>
> 対策&解消方法として以下考えているのですが、②はあまり現実的ではないのか?と悩んでいます。
> ====
> ◆実施タイミング
> ①期末に棚卸し
> ②Q毎に棚卸し
>
> ◆対応方法
> 従業員から自分の持ち物のシリアルNoを申告させる
> ====
>
> ご意見や対策方法などありましたらぜひご意見いただけますと幸いです。
>
> どうぞよろしくお願いいたします。

Re: 貸与物管理について

著者 ベンチャー総務6年目 さん

最終更新日:2023年04月24日 14:48

コメントありがとうございます!

参考にさせていただきます。

> 棚卸の目的をはっきりさせる必要があると思います。自分たちの部署だけで貸与品の棚卸をしようとすると、二重手間になると思います。
>
> PCおよび充電器は(2つで1組とみなせます)会社の資産でしょうから年1回の棚卸は必須でしょう。これは経理が行う固定資産管理の仕組みで回せばよいと思います。固定資産棚卸のデータを経理からもらえばよいのです。
>
> セキュリティカードは人について回るので部署異動や退職の時に確認が必要になります。こちらはセキュリティ管理の仕組みでフォローできるばずです。これも担当からもらえば良いでしょう。
>
> ヘッドセットはどうでしょう。資産ではなく消耗品ですが、部署異動の時に回収されるならカードと同じように異動なり、退職のタイミングで返却してもらい、紛失した場合の処置があればよいと思います。
>
> しかしながら、正直に言って人が直接身に着けたものを使いまわすのは抵抗があるのではないでしょうか。回収して使いまわすことが現実的ではないのであれば、棚卸管理する必要がそもそもあるのか考える必要があると思います。
>
> 二重支給がないように、支給の事実は書類等で確実にする必要があるでしょう。紛失による再支給についても書類で残す必要はあると思います。でも、返却や回収、IDによる管理、棚卸等が本当に必要なのか妥当性を検討する必要があると思います。
>
> 御社が業務用に支給するシャチハタのような使いまわしが難しい備品についても棚卸をしているのであれば、その仕組みにヘッドセットを組み込めばよいと思います。ご参考まで。
>
>
>
> > 貸与物の棚卸しというか持ち主確認は定期的に実施されていますか?また、どのように実施されているか伺いたいです。
> >
> > ====
> > ◆弊社での主な貸与物
> > ❶PC
> > ❷PC充電器
> > ❸ヘッドセット
> > ❹セキュリティカード
> > ※時々❸の所有者が混在し曖昧になります...
> > ====
> >
> > 対策&解消方法として以下考えているのですが、②はあまり現実的ではないのか?と悩んでいます。
> > ====
> > ◆実施タイミング
> > ①期末に棚卸し
> > ②Q毎に棚卸し
> >
> > ◆対応方法
> > 従業員から自分の持ち物のシリアルNoを申告させる
> > ====
> >
> > ご意見や対策方法などありましたらぜひご意見いただけますと幸いです。
> >
> > どうぞよろしくお願いいたします。

Re: 貸与物管理について

著者 booby さん

最終更新日:2023年04月25日 13:16

課題と思われる部分のみ抽出しますので、全文引用となっていません。
ご了承ください。

> PCも固定資産にしていないため、現在は明確に期末棚卸しをしておらず...。
> (弊社は30名程度の会社でMacBookを貸与しています)
取得時簿価10万円以上の購入物品は原則固定資産になります。私はMacユーザーなので価格を知っていますが、Macbook は最廉価版でも10万円では購入できないと思います。30人全員に貸与しているなら免税にならない可能性があります。顧問税理士さんにご確認ください。

リース物件ならリース会社が固定資産税を支払いますが、リース会社による棚卸依頼が定期的にあります。会社として棚卸が必要になるからです。

唯一、中古PCを10万円未満で購入した場合のみ固定資産ではなくなります。

ちょっと別の面で問題がある可能性が示唆されています。ご確認ください。

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