コピー機購入に伴うランニングコストについて

> みなさんはじめまして。
> 私の会社では来年度予算にて現在あるモノクロコピー機＋インクジェットプリンタを
> カラーコピー機に購入する予定で考えています。
> 上司よりランニングコスト及びカラーコピー機を導入した場合カラーを多く使わない為の対策を考えるようにといわれたのですがなかなかいいアイディアが浮かびません。
> 現在あるものは、今後現場にて使用を考えています。
> 参考になる資料があれば教えて下さい。
> よろしくお願いいたします

カラーコピー料金とモノクロ料金の比較表を
社内回覧するとともにコピー機の前に掲示
し、必要な時以外は使用しないことを
徹底しました。
またカラーにしたい場合も、二色まではモノクロ
と料金一緒のメーカーが多いので、二色コピーを
活用するようにしています

うちの会社では、プリンタの複合機を購入しました。そうすると、カウンタ料は不要でトナー代と消耗品代だけです。保守に入っておいても、コピー機よりははるかに安価ですよ。

ピンクマ・トロさん こんにちは。
げんたといいます。


別の視点から以下のように回答します。
長くなりますが…


現在弊社では、カラー複合機　+　カラーレーザープリンターで運用しております。


１．コピーの場合
　　もちろんコピーは複合機で行うのですが、デフォルト設定を白黒に設定して
　　います。（自動判別は使用しておりません）
　　カラーコピーしたい場合はその都度カラーコピーに切り替えます。
　　個人の資料だったり別にカラーでなくてもいい物でもカラーかモノクロか
　　自動判定させるとカラーのものはカラーで出ちゃいますので、本当にカラー
　　でないと困るものだけ本人にカラー選択させるやり方です。

　　　もちろん　本当に必要なものだけカラーを選んでコピーするように複合機
　　の前に張り紙を掲示しています。

２．プリンターの場合

　　職員のPC上の設定として、通常使用するプリンターはカラーレーザープリン
　　ターにし、カラーモードは白黒に設定しています。
　　こちらも複合機と同じ考えで、どうしてもカラーでないと困る場合のみ印刷
　　する際にカラーを選択して印刷する事にし、通常は白黒のみで印刷です。
　　
　　一応、複合機からも印刷できるのですが、カウンターが上がると費用が掛か
　　りますので、通常はレーザープリンターを使用してもらってます。
　　もちろん、クライアント先に提出する鑑定書や袋とじの清書ドキュメントや
　　契約書は、印刷が綺麗な複合機から出力して製本しています。
　　複合機の場合も基本は白黒印刷を通常設定しています。


　　このようにプリンターのドライバ上で強制的に白黒印刷にしてしまうのも手
　　ですよ。本当に必要な場合だけカラー選択してもらえばいいのですから。

後は出力管理を徹底しています。
誰がどのサイズの紙を何枚印刷或いはコピー等したか（モノクロ・カラー毎）
記録・集計し、各部門の責任者に報告と枚数が多すぎる場合にはその部門の責
任者に明確な説明責任を課すと同時に、経費削減に協力してくれるよう指導し
てもらってます。
　　※カラーの必要がないものもカラーで出していたりする場合があるため。

枚数管理というとメーカーから余計なオプションを買わされそうですが、今の
複合機は余計なオプションを購入しなくてもたいていの事ができるようになって
います。
ただ、それを楽にそしてかっこよくやりたいという事でしたらICカード認証等の
オプションを付ける必要があるでしょうけど、集計などのためだけに付けるのは
もったいないです。情報セキュリティ面と一緒に考えるならまた少しは話も違っ
てきますが…。


ところでランニングコストという視点での分析はもう終わっていますか？
大丈夫ですか？

> ピンクマ・トロさん こんにちは。
> げんたといいます。
>
>
> 別の視点から以下のように回答します。
> 長くなりますが…
>
>
> 現在弊社では、カラー複合機　+　カラーレーザープリンターで運用しております。
>
>
> １．コピーの場合
> 　　もちろんコピーは複合機で行うのですが、デフォルト設定を白黒に設定して
> 　　います。（自動判別は使用しておりません）
> 　　カラーコピーしたい場合はその都度カラーコピーに切り替えます。
> 　　個人の資料だったり別にカラーでなくてもいい物でもカラーかモノクロか
> 　　自動判定させるとカラーのものはカラーで出ちゃいますので、本当にカラー
> 　　でないと困るものだけ本人にカラー選択させるやり方です。
>
> 　　　もちろん　本当に必要なものだけカラーを選んでコピーするように複合機
> 　　の前に張り紙を掲示しています。
>
> ２．プリンターの場合
>
> 　　職員のPC上の設定として、通常使用するプリンターはカラーレーザープリン
> 　　ターにし、カラーモードは白黒に設定しています。
> 　　こちらも複合機と同じ考えで、どうしてもカラーでないと困る場合のみ印刷
> 　　する際にカラーを選択して印刷する事にし、通常は白黒のみで印刷です。
> 　　
> 　　一応、複合機からも印刷できるのですが、カウンターが上がると費用が掛か
> 　　りますので、通常はレーザープリンターを使用してもらってます。
> 　　もちろん、クライアント先に提出する鑑定書や袋とじの清書ドキュメントや
> 　　契約書は、印刷が綺麗な複合機から出力して製本しています。
> 　　複合機の場合も基本は白黒印刷を通常設定しています。
>
>
> 　　このようにプリンターのドライバ上で強制的に白黒印刷にしてしまうのも手
> 　　ですよ。本当に必要な場合だけカラー選択してもらえばいいのですから。
>
> 後は出力管理を徹底しています。
> 誰がどのサイズの紙を何枚印刷或いはコピー等したか（モノクロ・カラー毎）
> 記録・集計し、各部門の責任者に報告と枚数が多すぎる場合にはその部門の責
> 任者に明確な説明責任を課すと同時に、経費削減に協力してくれるよう指導し
> てもらってます。
> 　　※カラーの必要がないものもカラーで出していたりする場合があるため。
>
> 枚数管理というとメーカーから余計なオプションを買わされそうですが、今の
> 複合機は余計なオプションを購入しなくてもたいていの事ができるようになって
> います。
> ただ、それを楽にそしてかっこよくやりたいという事でしたらICカード認証等の
> オプションを付ける必要があるでしょうけど、集計などのためだけに付けるのは
> もったいないです。情報セキュリティ面と一緒に考えるならまた少しは話も違っ
> てきますが…。
>
>
> ところでランニングコストという視点での分析はもう終わっていますか？
> 大丈夫ですか？

まだ終わっていません。
難しくて悩んでいます。
どのような内容でかいたら上司に納得していただけるか
考えている所です

ピンクマ・トロさん、こんにちは。


ひとつの参考意見です。


①モノクロ（カラー）の複合機　+　カラー（モノクロ）プリンター
②カラーの複合機のみ


とした場合、①の方が良いのか②の方が良いのかそれはその会社の状況に
よります。

どちらの方がランニングコストの削減に繋がるのかというのは、御社では現在
どのくらい出力しているかという実績から判断せざるを得なく、現在の出力実績が
分からない場合、メーカーの営業もランニングコストを出しにくいのではないかと
思います。（後述します）

また複合機とカラープリンター（レーザー）とを比較した場合、確かに１枚当た
りのコストは複合機の方が高い場合が多いのですが、一概にそうとも言えない事
も多々ございます。

なぜなら、

（複合機）
　　トナー代・修理時の保守代も含めたカウンター料金

（プリンター）
　　トナー代のほかに、ドラムや現像液、その他消耗品は実費。
　　修理に関しても特別保守に入らなければ毎回実費請求
　　

という料金になっている場合が殆どです。
このプリンターのドラムなどは、５万～８万くらいしますし、これは
数千枚使用するごとに交換の時期が来ます。
他にも細かい消耗品がありますので、単純にトナー代だけでは比較
できないのです。
また、併用するプリンター（レーザー）ですが、これもどのメーカーの
どの機種を入れるかによって、毎月のランニングコストは大きく変わってきます。

一般的には、カラー複合機とモノクロプリンターを両方利用し、弊社の様に普段の
印字はモノクロプリンターを利用し、どうしても必要性がある場合のみ複合機から
の印字を認めている事業所が多いと思います。

さて、上記で少し触れた複合機のランニングコストについてですが、
これはメーカーによってその出し方が異なるので注意が必要です。


現在の複合機のランニングコスト（カウンター料金）の出し方は、大きく２つに
分けられます。

それはミニマム料金が設定されているかいないかです。
通常、殆どのメーカーがこのミニマム料金が設定されていると思います。
　※メーカーによってその呼び方は異なります。

つまり、
「複合機を使用しようが使用しまいが毎月最低でも○○○円は基本料金として
頂きます。そしてその最低額を超えた場合については、一枚当たりいくらのカ
ウンター料金を頂きます。」
というものです。

カウンター料金を計算した時、毎月コンスタントに結構な枚数を印刷される事
業所の場合は毎月この基本料金を越えるため殆ど問題にならないのですが、業
種によっては一年のうち、ある特定の月だけ印刷枚数が増え、それ以外の月は
あんまり印刷しないような会社の場合は、この最低基本料金が結構ネックにな
ってきます。

また一言カウンター料金と言いましてもメーカーによってそのラインは様々です
ので、今の御社の状況に照らし合わせた時に、どのパターンが得になるのか充分
に検討する必要があります。


例えば、

A社の場合、

　　　モノクロ
　　　　　　0枚～2,000枚　　4.2円
　　　　2,001枚～4,000枚　　3.5円
　　　　4,001枚～　　　　　 3.0円

B社の場合、

　　　モノクロ
　　　　　　0枚～4,000枚　　3.9円
　　　　4,001枚～　　　　　 3.5円



となっていた時に、毎月2500枚ほどモノクロを使用したとすると、

A社の場合は、10,150円となりますが、B社の場合は9,750円です。

これが5000枚使用したとすると、
A社の場合は、18,400円ですが、B社の場合は19,100円となり、B社の
方が高くなります。

これにカラープリンターとカラーコピーの料金などを加味すると、
御社で毎月どれくらいの使用頻度があり、その使用頻度から逆算すると
A社とB社のどちらが得なのか検討する必要があります。

このカウンター料金は、一度決まると基本的に変更されません。
変更できるのは次回に複合機を買い換える際等です。

したがって、今回設定される各社の単価が少なくともリース残存期間
ずっと適用されるため、単価と共に上記の区分（0枚～○○枚まで）も
毎月のコストに跳ね返ってきますので、注意が必要です。

凡そモノクロが何枚、カラーコピーが何枚、カラープリンターが何枚くらい
使用する予定というものが出ないと、上記単価ももちろんですが毎月の
基本料金も設定できません。
　※ずるいですが、使用予定枚数によって単価などは変わるのです。


また、単純に今は複合機のカウンター料金についてのみ話をしましたが
メーカーによってはリース会社を指定してくるとこもあります。
リース会社によって金利が全然違ってきますのでそのあたりも検討する
必要がありますし、今後想定される機能追加についても考慮する必要が
あります。

機能追加とは、例えば今後ペーパーレスを実現したいとか、自分が出力
した印刷物は、たとえ同じ事務所の人間であっても見られたら困るものが
あり、自分が複合機の前に行った時に印刷開始する機能が欲しい（印刷ボタン
を押したらすぐに出力するのは困る）というようなセキュリティ面で
あったり、今後何が必要になってくるかという部分でもどのメーカーを
今回入れたほうが後々良いのかと言う点も必要になってくるかと思います。
各メーカーの話を聞くのは正直面倒ですが（笑）


以上の理由から、複合機だけがいいのか、それともプリンターを併用するのが
良いのかについては、御社の利用状況（利用枚数）によるとしか言えないのです。

以上ですが、参考になりますでしょうか？