役員改選挨拶状の送付件数削減方法について

そみゅさんへ


的はずれでしらすみません。

株主総会後取引先に挨拶状というのが意味がわからないのですが?
株主総会は持株主に対して総会を行い取締役議決・決算報
告や配当等を行う場で、それが何故、取引先に挨拶状?

HPを持っているなら、株主総会についてと報告すればいいだけではないでしょうか?

会社の信頼を取引先に報告し信頼を置かせる意味では有効
かと。

この時代、挨拶状より、Hpページで決算報告・株式総会報
告した方が効率化。

も、挨拶状をたいというなら、取引先社長ですみます。

えー、ご質問のタイトルにあるように役員改選があったからですね。
役員（取締役、監査役等）の選任は株主総会の決議以外にはありません（例外的に裁判所による一時取締役等職務代行者の選任はありますが）。

ですから、ご質問はちっともおかしくありません。

実務上は、株主総会終了後の取締役会で代表取締役及び管掌等が決定されるので、これをもって役員改選の挨拶状を出します。
また、上場企業では役員の異動についてはIR事項ですから挨拶状以外に発表しています。

ただし挨拶状を出さなければならないなんて法律は当然ありません。これは経営上の取引先等への「お知らせ」ですが、社長や役員が変わったのであれば一般的にそれをお知らせすることは至極当然で当たり前のことです。

さて、当社では役員の任期が１年ですので実際毎年挨拶状を出すのはケッコウつらいですね。
全員重任で管掌等も変わらないときは挨拶状は出しません。（株主へは株主総会決議報告書を送付するからいいかなんて思っていますがどうでしょう）

オーソドックスで恐縮ですが、各部門からリストを提出させて重複取引先等は調整しています。
あとは社内アナウンスのときに「必要最低限の送付先でお願いします」などと言葉を添えるぐらいしかしていませんね。

あ、HPの役員一覧などの修正は当たり前ですよね。

私もいいアイデアがあれば知りたいですが、２月決算なので、もう準備はだいぶ進んでいます。



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> HPを持っているなら、株主総会についてと報告すればいいだけではないでしょうか?
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> 会社の信頼を取引先に報告し信頼を置かせる意味では有効
> かと。
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> この時代、挨拶状より、Hpページで決算報告・株式総会報
> 告した方が効率化。
>
> も、挨拶状をたいというなら、取引先社長ですみます。

こんにちは。
私の勤め先では、事業所宛（特定個人や特定部署は宛先に入れない）で送付しています。
特定個人にお知らせしたいという時は、よほど遠方でない限り、新役員の方がご挨拶に行く際に名刺を手渡すことで対応してもらっています。（遠方の方の場合は、新役員の方が個別に挨拶状を送っています。）
これならば、事業所として投函する挨拶状は必要最低限ですみますが、いかがでしょうか？

ご参考になれば幸いです。