本社から総務担当者が居なくなります・・・

Aqueous様

現在総務課に勤めています、jinjikaです。
（名前は人事課の頃に作ってしまいました）

正直、実働の人間の居ない総務というのはありえないと思います。
また、多くの問題があると思います。

私もずっと人事課におりましたので、
総務課の仕事が何か？というのはわからないでいましたが、
総務課になって、たくさんの仕事がある事に驚いています。

総務には、郵便・文房具などの庶務だけでなく、
事故や保険などの重要な仕事があります。

会社で社員の皆様が安心して働けるように
総務は常に先回りして対応しなければならないと思っています。
総務課が居ない会社というのは、
雑務も含めて、工場の社員自身が行うのでしょうか？
工場には総務的な人が居るのですか？

工場に２００人も居れば、
制服の手配もあると思います。備品の発注も必要で、
事故に対する保険や、職場の衛生管理もあると思います。

心配ですね。

> 初めて相談させて頂きます。
>
> 弊社は、本社約20名、工場（約200名）の中小企業です。この度本社より総務担当者が工場へ移動となり、実質の総務機能がなくなることとなりました。
>
> 本社には総務部長と、実質的に総務・庶務業務を行なう担当者がいますが、担当者が移動になり、総務には部長が残ることになりました。
> 一般的な庶務業務は全て担当が行なっていますので、部長は部長らしく席にお座りになっているだけです。（もともと人事部長だったので、人事以外の業務については殆ど無視のようです。）
> 担当者についても、もともと総務担当だったわけではなく、総務が本来する仕事について理解が浅く、さらに部長からも指示が何もないとのことで、消耗品の追加、郵便物の配布以外の業務は行なっていないそうです。
> その為工場からは、工場には人員も多く、総務が担当しているワークロードも大きいので移動させる声が上がり、また本社内でもこの担当者の業務態度について問題視する声があったということで、移動が決定しました。
> このような事情で、移動については当然なのかもしれませんが、結局本社総務には部長だけが残り、いままで担当者が行なっていた業務を今までの様子からすると部長が行なうことは考えられません。
> 来月には移動が発表されるとのことですが、総務担当者が移動になったあとの、本社での総務・庶務業務についてどのようにするか何も説明がありません。
> 総務部長といえば、総務のプロフェッショナルであり、このような業務分担の手配については、誰よりも理解があると認識していましたが、今までの本社総務の業務内容からはとても総務のプロフェッショナルとは思えないことが多々あります。
> 総務に所属されている皆さまからみて、弊社の状況はどのように思われますか・・・・？

こんにちわ
質問者の文章だけでは正確な判断が出来ませんが・・・

１．本社と工場の物理的にキョリは近いのか離れているのか
２．２００人の工場内にはいわゆる間接部門の人はいないのかどうか。
２００人の工場全員が直接作業者とはとても思えないのですが・・・

私見ですが、工場総務のようなセクションが形はどうあれあるのであればそれほど大変なことにはならないような気もします。逆に本当に２００人あまりを総務部長１人が全て面倒を見るのであれば行き届かないことが多々発生するでしょうね。

jinjika様

ご返信ありがとうございます。
おっしゃるとおり、総務をご担当されて居る方には今まで、大変お世話になってきました。保険や給与のことだけでなく、社内の設備や、環境など他部署の社員では検討もつかないような幅広いところで大変お世話になっていたと思います。

現在工場には総務を担当されている方が１名います。間接部門は約40名？残りの160名が製造部門に在籍しています。1名で工場に在籍する全員の人事・総務を担当しているということで、オーバーロードとなり、今回の移動が決定したということです。

工場での勤務経験がないため、実質的な業務の内容はわかりませんが、200名もの在籍人数がいるというだけで、1名では十分な業務が行なわれていないのでは？と考えられます。

私は他部署に在籍しており、グループ内での総務的な仕事を担当しているため、総務担当者が居なくなり、今後なにか新しい業務が発生した場合、相談するのが実業務を把握していない部長になることが心配です。

現在でも事前の通知なく社内のルールが変更されたり、規程や、書類フォーマットがないのに書類の提出を要求されたり、不都合が生じることが多々あります。こちらから申し出をして、総務担当者が抜ける分を負担することも考えましたが、自身にも担当業務があるため、負担しても十分に対応できる自信はありません。これは私以外の全ての事務担当において同じだと思います。

せめて、移動が実際に行なわれるまえに総務部長より今後の総務業務について、業務の分担なり、なんらかの説明があればと期待していますが、今のところその様な気配はありません・・・

sao様

ご返信ありがとうございます。
弊社本社と、工場の距離ですが車で約1時間程度の距離があります。
工場の200人の在籍人数のうち、約40名が間接部門（物流・購買・技術・生産管理）、160名程度がシフト勤務の製造担当です。
当然製造部内にも在籍者の管理を行なう担当がいるかとは思いますが、工場での総務・人事を担当しているのは１名です。そのため、この度本社の担当者が移動になり、工場に担当者2名、本社に部長1名が籍を置くこととなります。

工業の総務の担当者が増えることで、今までより充実した総務のサポートが展開されるとは思いますが、本社には部長がお一人となり、アシスタントも元々採用しておりませんので、全ての業務をご担当されることになると思います。

本社と工場は車で1時間程度の距離なので、必要となれば工場から担当者が本社に来ていただくことはもちろん可能だとは思います。ただ、総務の業務というのは、そういった一時的に在籍していれば良いものではなく、別部署の社員と同じように事業所に継続的に勤務することによって気づき、対応することができる業務だと感じています。
残念ですが、弊社の総務は、「片手間に行なえば片付く仕事」と認識されているように思えてなりません。大変残念です。