会社の個人情報管理は大丈夫？細かい個人情報に関連する会社のお悩みまとめ

仕事を行っていくと多くの方が触れる機会のある個人情報。

個人情報はお客様の情報だけではなく、一緒に働く仲間の情報も個人情報となります。
そのため、日々膨大な量の個人情報と向き合う機会があるかと思います。

しかし、日本は諸外国に比べて個人情報の法整備が最近であり、新しいルールという印象からか個人情報管理がしきれていないということもあるようです。

今回は企業内で実際にあった個人情報に伴うお悩みをまとめてみました。

1.電話で社員の在籍有無や転勤の確認…回答したら個人情報保護法に抵触する？

質問日：2022年01月28日
◆質問内容（全文）

他社からの人事確認や人事調査について

①他社から人事確認（社員の転勤の有無、在籍の有無）された場合、回答しますか？
個人情報保護法に抵触するでしょうか？
②①の場合、どのような形で確認されますか？
（電話や手紙、書面や辞令の写しなど）
③どのような会社から確認される事がありますか？
（信販会社やリクルート会社など）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『（個人情報保護法）他社からの人事確認や人事調査について』

2.関係事業者への個人情報の提出。留意すべきポイントは？

質問日：2021年09月10日
◆質問内容（一部抜粋）

（前略）

現在一部の業務をある一社から委託させて頂いており、
全体の2～3割ほどの売り上げになっています。
※弊社従業員は100人ほどの中小企業です。

当初から、どのような従業員が委託業務に関わっているか
確認が必要との事で、
（※私の前任者も、なぜ従業運情報が必要なのかは当初契約時の人間がいない為
知らなかったとの事、十数年のあいだ、毎年提出なのでそのまま提出をしていた）
業務に関わっている従業員に関しては、氏名・性別・生年月日・年齢を提出しています。

ただ最近社内で、なぜ委託を受けるという理由で個人情報を提出する必要があるのか…？
と何人かの従業員に確認を求められました。

また、従業員のこういった個人情報を
従業員に許可なく、委託元へ提出してしまっていたので…
そもそも、私自身なぜ情報が必要なのか疑問に思っている為
今後どのようにすべきか悩んでいます。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『関係事業者へ個人情報の提出について』

3.社員個人の連絡先を社有車に保管することに。管理は大丈夫？

質問日：2021年01月11日
◆質問内容（全文）

社員個人の携帯番号と、緊急時に連絡する家族名やその連絡先一覧表を、社有車に載せておく事になりました。
車の場合、得意先の社員を乗せる事も有りますし、施錠せずに車を離れてしまう事や車上盗難も想定されます。
個人情報保護上で好ましくない様に思えるのですが、どうでしょうか？
一覧表は鍵を掛けないダッシュボードの中に入れます。

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『社員の緊急連絡先の周知について』

4.個人情報管理台帳の様式、記載が必要なポイントは？

質問日：2022年04月13日
◆質問内容（一部抜粋）

個人情報管理台帳の改定を考えています。
現在の台帳は、部門ごとに管理しているデータや帳票の種類をリスト化したものです。
それですと台帳に記載されている個々のデータや帳票の保管期限が過ぎて廃棄する際に、その廃棄記録が記入できません。
台帳の様式を改定し廃棄の記録を記入できるようにしたいのですが、書籍などをみても参考にできる資料が見つからず、困っております。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞ 『個人情報管理台帳の様式について』

5.個人情報保護法改正に伴う実務対応すべき6つのポイントは？

2022年4月から施行される改正個人情報保護法の主なポイントは

（1）個人の権利確保
（2）事業者の責任の強化
（3）個人情報の利活用促進
（4）ペナルティの強化

となります。

上記を元に実務対応が必要なポイントを6つに分けてご紹介します。

>詳しくはこちら
経営ノウハウの泉『要点をまとめて紹介！個人情報保護法改正の実務対応ポイント6つ』

最後に〜相談の広場ご紹介〜

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