多様な働き方が増えた今こそ考えたい。オフィス環境にまつわる相談まとめ

働く環境を整えることは会社の生産性を上げることにもつながります。
皆さんの働くオフィス環境はいかがでしょうか。

本記事ではオフィス環境にまつわる相談をまとめました。

実際に働いていて困っていることや気になる事だけでなく、昨今のテレワーク増加に伴いオフィス移転を考える企業も多いようです。

>オフィス移転検討中の方はこちら『はじめてのオフィス移転お役立ちマニュアル【チェックリスト付き】』

1.オフィス内に親会社、子会社の社員が一緒に働いている。労務・法務の観点から問題はない？

質問日：2022年02月14日
◆質問内容（一部抜粋）

現在、親会社の社員と子会社の社員が同じオフィスで業務をして、席を親会社席、子会社席に分けています。
この状況は労務管理上、あるいは法務上問題がありますでしょうか。

問題ないという認識で継続していますが、あらたに転居するか、新設のオフィスを建設する際に問題があるならば、親、子部屋を分けて改善しようと思います。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『親会社と子会社のオフィスの同居について』

2.オフィス移転で貴重品管理が難しい…。よい解決方法はある？

質問日：2022年01月22日
◆質問内容（一部抜粋）

会社が引越しになり、
転居先は雑居ビルなのですが、
部屋がバラバラになってしまいました。

事務所（3階）
会議室・書庫（3階）
ロッカールーム（2階）
倉庫（１階）
※鍵は全て同じ

各階にはそれぞれ他のテナントが入っていて、事務所以外は常に施錠します。
社員は40人ほどいますが、鍵は全員に支給されません。

通行人も自由に出入りできる雑居ビルでトイレも他社と共用のため、私物を置けません。

（中略）

会社の方針で合鍵を作ってもらえません。
鍵の当番制も許可がおりませんでした。
何か良い方法ないでしょうか……

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『会社の鍵について』

3.オフィス移転によりグループ会社が同居+フリーアドレス化。注意すべきポイントは？

質問日：2021年12月20日
◆質問内容（一部抜粋）

オフィス移転の予定があり、グループ会社が同居します。

・新しいオフィスでは、グループ会社が皆フリーアドレスとなります。

①　親会社と子会社間での転貸契約書は、面積の記載がなくても法律的に問題ないのでしょうか？
人員の出入りが多い為、入居時の人数割合で各社の使用面積を算出しても実態とそぐわない可能性があります。

②　フリーアドレスの賃料の請求方法について、アドバイスを頂きたいです。
毎月固定請求（例えば1人当り5万円）し、期末に精算。
または、毎月概算請求し、期末に精算。

③　フリーアドレスの際の事業所税の考え方はどうなるのでしょうか？
①にも関係するかもしれませんが、転貸契約書に面積の記載があれば、それがキーになって計算されるかと思いますが、記載なしの場合、どのように算出しているのでしょうか？

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『グループ会社同居の契約・賃料請求について』

4.オフィス移転をする際に必要な書類。これって記載はマスト？

質問日：2022年06月28日
◆質問内容（一部抜粋）

（前略）

事務所移転に伴い、様々な提出書類を作成しているのですが、
「雇用保険事業主事業所各種変更届」の記入について分からない事があるので教えてください。
記入箇所として
2.変更年月日
3.事業所番号
4.設置年月日　を記入し、
●下記の5～11欄については、変更がある事項のみ記載してください。とあるので、
9.事業所の所在地、の欄を3行に記入しました。
下の記入欄は
15.変更事項の住所の欄
17.変更の理由
19.変更前の事業所の所在地
の記入をしましたが、
記入見本を見ると、
20、22、25，26の欄も記入となっているのですが、
この欄は記入必須なのでしょうか？

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞ 『事務所移転に伴う雇用保険事業主事業所各種変更届の記入について』

5.多様な働き方に対応するために。オフィス移転の際に必要なポイントとは？

一般的にオフィスの移転サイクルは、5年~10年に1度程度と言われています。
その為、社内にオフィス移転の専門的な知識や豊富な経験をもっている人が居ないというのが現状です。

しかし、コロナ禍でのテレワーク推奨や、多様な働き方が増えた現在、オフィス移転を考えている、という企業も少なくありません。

そこで本記事では「はじめてのオフィス移転お役立ちマニュアル」と題し、オフィス移転のスケジュールや移転業務のチェックリスト、
予算の立て方など、オフィス移転業務を推進するために必要なノウハウを掲載しております。

オフィス移転を成功させるための拠所として、ぜひご活用ください。

>詳しくはこちら
経営ノウハウの泉『はじめてのオフィス移転お役立ちマニュアル【チェックリスト付き】』

最後に〜相談の広場ご紹介〜

『総務の森』は、『経営ノウハウの泉』の姉妹サイト。総務、人事、経理、企業法務に関わる方の、業務のお悩みを解決する日本最大級の総務コミュニティサイトです。
調べても分からなかったことを質問や相談をしたり、専門家が執筆しているコラムを参考にしたりして、今抱えている疑問や問題を解決していく場を提供しておりますので、ぜひご参考にしてください。

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