【電子帳簿保存法に関する皆さんのお悩み】宥恕(ゆうじょ)措置終了まであと少し！社内の対応は万全ですか？

2023年12月末で改正電帳法の宥恕措置が終了します。
今年はインボイス制度も開始し、電子帳簿保存法への対応についてまだルール化できていない企業様もいるのではないでしょうか。

今回は改正電帳法についてのみなさんのお悩みを紹介します。
社内の対応は万全か？電帳法への理解は合っているか？の確認にぜひご覧ください。

1.複数書類のスキャナ保存、電帳法に対応した保存はどうすればいい？

質問日：2023年10月31日
◆質問内容（全文）

電帳法に則って書類を保存しようとしています。

例えば１０月１日に仕入先から３枚の納品書（３ページではなく、１枚×３）が
届いた場合、１文書１ファイルの原則に則って、個別にスキャナ保存をする、
という認識で間違っていませんでしょうか。

そしてこれを、３つのPDFファイルとして保存するか、結合して１０月１日分の
１つのファイルとして保存するか、ということだと思っています。

顧問税理士には、要は検索できればいいと言われたのですが
自分の認識が間違っていないか確認して、どうするのかを決めたいと思い
質問させていただきました。

ご教示のほど宜しくお願いいたします。

▼総務の森に寄せられた回答例

回答①

税理士さんが言われるように検索できるかが大きな問題ではないでしょうか。
ご質問にあるように、3枚を一つのファイルに保存して、Ⅰ枚ずつ検索できるのかではないでしょうか。
３枚の中の１枚の金額を検索できれば問題ないかと思います。
そうするためには、すべてでPDFを文字化する必要があると思います。

（後略）

回答①への返信

（前略）

> 3枚を一つのファイルに保存して、Ⅰ枚ずつ検索できるか

そうですね。
検索できるかどうか、に尽きると思うので
シンプルに1枚ずつスキャン、とすることに致します。

規定もまだ作成途中なので、無理のない方法を考えつつ
進めていきたいと思います。
ありがとうございました。

>相談元やほかの返信はこちら
総務の森＜相談の広場＞『電帳法　複数書類のスキャナ保存について』

2.出張費の経費精算、紙と電子の両方で精算する場合はどうしたらいい？

質問日：2023年7月27日
◆質問内容（一部抜粋）

弊社では出張費を、各自が申請書に行先や出張目的、日当を記入して領収書を貼付して提出し、各部署の小口現金で精算しています。

これを電帳法に対応させるためにお知恵をお借りしたいのです。

この度、あるソフトを導入しました。
スキャナ保存したデータを登録する際、要件を満たしていないものをはじくようになっています。

こちらの希望としましては、下記の通りです。
①これまで通り各部署ごとに経費精算をしてほしい
②例えば、〇〇営業所の出張旅費　△月分　～円と帳簿に入力したい

ソフトのワークフロー機能を使って、申請書を作って提出してもらうことが可能なのですが、そうなると一つの申請書にスキャナ保存と電子(WEB予約したホテル等）の領収書が混在することになります。
これだと、電子取引用のフォルダにしか登録することができず（スキャナ保存用のフォルダに入れると、電子取引の領収書がスキャンとみなされ、要件を満たしていないとはじかれるため）、階調・解像度などの条件が保存されないとのことです。

他社様ではどのように出張費の精算をされているのか、どうやって電帳法に対応されるのか、ご教示いただけないでしょうか。
「誰が、いくら使ったか」が分からなくてもいいのでしたら、領収書を紙と電子に分けて保存し、日当は別で部署ごとにまとめてもいいのかもしれませんが…

（後略）

▼総務の森に寄せられた回答例

回答

（前略）

領収書が紙と電子で混在する、出張ってあるあるですからね。

質問者様のように、出張ごとに精算と記帳するならば
その出張に対して、すべての領収書を紙で受け取る、もしくは、
すべての領収書を電子で受け取る
のどちらかで、徹底するしかないと考えております。

タクシーも電子で領収書発行できるのしか乗らない、新幹線もExpress予約、宿泊も領収書が電子で発行されるところ限定。
紙で統一するなら、電子領収書しか発行できない機関は使わない。

混在したら、もう分けるしかありませんが。

>相談元やほかの返信はこちら
総務の森＜相談の広場＞『電帳法：出張費精算』

社内の電帳法対応は問題ない？【実務チェックシート】で確認を！

電子帳簿保存法の実務内容に関するToDoリスト化や申請手続きに必要な参考情報リンクを載せております。
中小企業の運営でよくある実務に役立つチェックシートですので、ぜひ参考にしていただければ幸いです。

>詳しくはこちら
経営ノウハウの泉『電子帳簿保存法に対応する』

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