【 IT化するとこんな質問が！ 】業務の変化に伴うお悩みまとめ

業務の効率化を図る狙いやコロナ禍によりオフィスへ出社できないことから、急速に業務のIT導入が推進または検討される機会が多くの企業で増えてきました。

しかし、ITシステムを導入しても使用する際のルールづくりが曖昧になっていたり、紙からデータに変わっただけで手間は変わらない・むしろ増えてしまった…などせっかく導入してもうまく生かすことが出来ず導入のメリットが感じられない、という声も少なくありません。

そこで今回は「総務の森」に投稿された業務のIT化により発生した質問をまとめてみました。

業務のIT化を進めることにプラスして整備しないといけないちょっとしたお悩み、皆さんも感じたことはありませんか？
今後も増えていくであろう業務のIT化を考える際の参考にしてみてください。

1.私用の端末で社内情報を見る…ルールを考える際のポイントは？

【個人のiPadで会社メールを受信したい】

質問日：2020年11月19日（木）
◆質問内容（一部抜粋）

（前略）

従業員から、出先でもメールを確認したいので
個人のiPadで会社メール(outlook)を受信しても良いか？と相談されました
許可した場合、何か危険性があるのか？
ご教示いただきたいです。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞ 『個人のipadで会社メールを受信したい』

2.年末調整の電子化を考える。押さえておきたいポイントは？

【年末調整の電子化について】

質問日：2021年10月15日（金）
◆質問内容（一部抜粋）

今回、年末調整を1人で担当するにあたり、ご相談です。
50人以下の小規模な会社のため、昨年まで申告書はご本人たちが紙に書いて提出してもらってました。
今年から申告書類のみ本人たちにPDFで入力してもらい、社内用メールアドレスでパスワード付きで私宛に送信・提出してもらおうと考えています。

気になっているのは電子署名です。

社内メールで本人が送ってきたという確認を私がするだけで良いのか？
それとも本人の送信記録（社内メール）もずっと保管しておくべきなのか？

ネットで調べても社内システムで社員本人が入力する形式ばかり出てきて、自分と似たケースが見当たらず困っています。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞ 『年末調整の電子化について』

3.紙での管理からデータ管理に移行。原本は破棄してOK？

【勤怠届出PDF化で書類処分は可能か？】

質問日：2020年07月22日（水）
◆質問内容（一部抜粋）

現在、当社では勤怠関連の書類を紙で管理しているのですが、
このたび書類を電子化して紙保存を無くす方向で検討しています。

そこでタイトルの質問になるのですが、
勤怠の届出（遅刻/早退/私用外出/欠勤/年休/特休等）を
紙に自筆し、上司承認は押印で処理されたものを
PDF化して保存しておけば、
紙自体は廃棄しても問題ないのでしょうか。

役員が無料でできて紙を保存しなくていいと思っていることから
PDF化＆紙の廃棄に乗り気になっているのですが、
その方法で問題ないと見受けられるような公的書類を見つけられず、
総務の立場にある私自身が不安に思っています。

役員（使用者）が乗り気ならそれでも問題ないのでしょうか。

（後略）

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総務の森＜相談の広場＞ 『勤怠届出PDF化で書類処分は可能か？』

4.退職者のWeb閲覧可能情報はいつまで保管するべき？

【Webで閲覧する給与明細の退職者の取り扱い期間について】

質問日：2020年10月23日（金）
◆質問内容（一部抜粋）

（前略）

このたび当社では給与明細を電子化することになり、現在設定を進めております。
様々なアプリやソフトがある中で、各自でWebのマイページにログインし確認していただく方法となったのですが、当社が使用するソフトでは、退職者を削除するとログインできなくなり、明細も確認できなくなります。
ある一定期間をおいて削除しようと思うのですが、どの程度の期間を設けたらよいか、他の企業ではどうしているのかなと思い投稿いたしました。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞ 『Webで閲覧する給与明細の退職者の取り扱い期間について』

5.導入の効果は？使いこなせる？身近な業務のIT化を検討する際の参考記事

書類をデータに変える、対面からオンライン…など少しずつ業務の中にITが浸透してきていますが、抜本的にシステムをIT化することを検討するには、どんなサービスがあって何が自社に必要なのか、という情報を取捨選択することから始めなければならず億劫になるという声も耳にします。

そこで本項では業務の中でも取り入れやすいサービスをいくつかまとめてみました。
導入をする際の参考にしてみてください。

1.スケジュール管理、稟議申請…簡単に社内の情報共有できる「サイボウズOffice」

2.社内コミュニケーションをデジタル化。ビジネスチャットを分かりやすく「LINE WORKS」

3.自宅勤務、異動、退職…商談機会を逃すことなく、適切に素早く連絡先を一元管理できる「PHONE APPLI PEOPLE」

4.年々巧妙化するサイバー犯罪対策に対抗する「ウイルスバスタービジネスセキュリティサービス」

最後に〜相談の広場ご紹介〜

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＊ aijiro / Shutterstock