印紙代は不要に!? 電子契約サービス「クラウドサイン」で業務を効率化！

ワークライフバランスという考え方の浸透や働き方改革、昨今ではリモートワークの急速な普及などの影響により、我が国の従業員の雇用形態は多様化が進行しています。

さまざまな人材が流動している状況に置かれることで、企業では契約書の締結などの機会も増えていることが現状です。このような状況で、注目されているのが『クラウドサイン』です。

クラウドサインとは、昨今提供されている電子契約サービスのうちのひとつで、電子契約サービス業界の中では高いシェアを誇っています。クラウドサインを利用すれば、手間のかかる契約書類の作成と印鑑の押印作業をクラウド上で行うことが可能になります。

クラウドサインにはさまざまな特徴がありますが、そのひとつに“印紙代がかからない”という大きなメリットあがります。

今回は、そんなクラウドサインの特徴やメリット、運用時の課題や解決法について、順を追って解説していきます。

クラウドサインのメリット

クラウドサインを利用することで、企業にとってさまざまなメリットがあります。

1.スピーディな契約締結を実現

通常、企業で何らかの契約を交わす場合、書面の作成から印刷、製本、押印、相手への送付、返送などの手間がかかります。中には郵送時のトラブルが発生する危険性もあるため、社員が直接出向くなどの慎重な対応が求められます。

しかし、クラウドサインを利用すれば、これらの作業をネット上で行うことが可能になり、ペーパーレス化が可能になります。また、電子契約書を相手に送信した時点で即座に相手が内容を閲覧することができるため、やり取りの時間も大幅に短縮できます。

スマートフォンでの確認も可能なため、出先や自宅で対応ができる点も大きなメリットでしょう。

2.コストカットが可能になる

クラウドサインでは、印紙代がかかりません。印紙税によれば、印紙は作成された課税文書に対してかかるものであり、電子契約書類の場合は課税文書の作成に該当せず、印紙代が不要になるためです。

また、電子契約書類をプリントアウトした場合でも、プリントアウトした書類自体は電子契約書類のコピーと扱われるため、実際に押印をしない限り課税はないものと扱われます。

印紙代の他、印刷や製本時にかかる備品代や人件費、契約書を保管するための場所、保管のためにかかるコストなども削減できます。

3.管理体制の整備ができる

クラウドサインは、クラウドサインを普段から利用していない企業に対しても利用できるうえ、コロナ禍においては電子契約に対する理解が得やすいタイミングでもあるので、契約幅広いシーンでの活用が可能です。

また、契約書類の管理もクラウド上で行うことができるため、日付や内容で分類して一括整理をすることができます。

さらに、他の顧客管理サービス等とも連携をすることができることから、顧客情報をもとに契約書類を格納することが可能になり、業務の効率化を図ることが可能になります。

クラウドサイン導入時の注意点とは

クラウドサインを活用すると、さまざまな業務上のメリットがある事がお分かりいただけましたでしょうか。次は、実際にクラウドサインを導入し、運用していくにあたっての注意点について説明をしていきます。

1.クラウドサイン導入計画を策定する

まず、企業内で実際にクラウドサインを導入した場合の業務内容やコストの計算を実施し、導入後のイメージを固めます。

事前に目的を固めておかないことには、クラウドサインを効率良く活用することができません。どのような理由でクラウドサインを導入するに至ったか、その目的を明らかにした上で、これまで紙媒体で実施していた契約手続きにかかっていた人件費や印紙代、郵送代などを洗い出しましょう。

2.契約締結までのフローをクラウドサイン仕様へ変更する

たとえば、紙媒体で契約書類を締結する場合、営業職の社員が契約書類の内容をいったん上司に確認してもらい、決裁を仰ぐ必要があります。その上で、印鑑の押印権限を持つ者に回し、押印を済ませた上で相手へ渡す、といった一連の流れが存在します。

一方、クラウドサインの場合、社内外問わずいつでもどこでも契約書類の中身を確認でき、締結することができるという特徴があります。このメリットを活かすためには、決済権限をどのような形にするかについて、改めて考え直す必要があります。

対策法としては、たとえば契約書の承認までのルートを一覧表にし、どの書類がどの部門を経由し、最終決裁者、押印担当が誰になるのかを明らかにします。こうすることで、書類の留まりを避けることができ、業務が定型化されます。

なお、社内フローをクラウドサイン用へ変更した際には、その旨を社内規定に盛り込むことも忘れないようにしましょう。新たなルールを社内に周知させることが、業務の効率化へつながる効果があります。

3.セキュリティ面の対策徹底

クラウドサインは、その名のとおりクラウド上で対応をするサービスになるため、当然ながら企業側でもセキュリティ対策の徹底が求められます。

クラウドサインのサービス上でも、なりすましや情報漏えいなどの対策は取られているものの、企業内でも個人情報や機密情報の取扱いなどには細心の注意を払わなければなりません。各社員に情報の取扱についての対処法を周知させ、日頃から意識づけさせる必要があります。

まとめ

クラウドサインは、法律の専門家が揃う弁護士ドットコム株式会社が運営しており、契約書の取扱いやトラブルを防ぐためのサービスが充実しています。たとえば、合意日時が明らかになるタイムスタンプ機能や、毎度発行される別々のURLアドレスなど、重要な書類の取扱いを安心して任せることのできる機能が挙げられます。

働き方や時間、場所が多様化している昨今では、契約書の電子化は業務効率化の手段のうち重要性の高いポジションを担うものです。ぜひ一度社内で検討してみてはいかがでしょうか。

＊mapo / PIXTA(ピクスタ)