従業員出張時の仮払金について

そも、基本的に出張時の仮払金がありません。
よほどの例外がない限りは、出張後の精算手続きで完了です。

まずは仮払いの必要性を考えるべきです。
なんの費用を賄うための仮払いなのでしょうか。
仮払を受けずに出張に行く人もいるとのこと。なら、仮払金は不要なのではないでしょうか。

長距離移動の電車・飛行機代なら、会社側で予約するという手もあります。
出張が頻発するなら、コーポレートカードの導入という手もあります。


仮払いがなくせないなら、精算の方法です。
出張申請と、仮払いと、出張精算がそれぞれ独立してしまっているのが、管理が煩雑な原因だと思われます。

すべて1枚の紙で管理すればいいのでは。

出張申請と同時に仮払申請。仮払金を渡した時に、その紙に受領印をもらう。
その紙のコピーを渡し、出張精算の記入。
精算時に受領印をもらい、原紙とコピー部分の保管。

これなら、仮払金の記載が漏れることはありませんし、わざわざ調べずとも紙を見れば仮払金の額がわかります。
さらに、原紙だけが残っていれば、出張精算を忘れていることもわかります。

こんばんは。

現在は事後精算なので、出張精算書とともにそれに付随する領収書の添付にて確認を行っています。

事前申請仮払いありの会社においても、申請のあった交通費用、宿泊費等（上限あり）とかは仮で先払いされるものの、その後においては「すみやかに」精算申請が必須でした。

EXCELとありますけど、それがどのようなマクロが組んであって、どのように処理できているのかは、そのプログラムに依る部分はあるかとも思います。

ただ、出張については会社としては、すみやかに経費精算していただく必要があると思います。
「申請から精算まで期間が空くと」とありますが、それはどのくらいを受容されているのでしょうか。単純に考えれば1~4週後迄には生産させたいでしょうね。ただ、会社の決算期に合わせるという考え方もあるかとは思います。



> 弊社では、従業員の出張毎に立替現金精算を行っております。
> 事前に仮払いする際は、出張申請書に仮払金額を明記してもらい、その金額を支給しておりますが、従業員によっては申請後に金額の変更を依頼してきたり、仮払いを受けずに出張へ行ったりすることがあります。
> 出張申請をExcelへ転記して管理しておりますが、簡易的な管理表のため、申請から精算まで期間が空くと状況を把握しづらく、仮払金額の変更を転記し忘れてしまうこともあります。
> また、仮払金支給時に従業員から申請書の提出を求めておらず、経費精算書にも仮払金額の記載を求めておりません。さらに、仮払金の仕訳も起こしていないため、「誰にいくら仮払いしているか」はExcelの管理表と小口現金残高を照らし合わせて管理している状況です。
> そのため、未精算の仮払金の管理や照合に手間がかかり、運用変更を検討しております。
>
> 皆様の会社では、出張時の仮払金はどのように管理されていますでしょうか。また、現在のような運用で考えられるリスクや改善方法があれば、ご意見をいただけますと幸いです。

詳細ありがとうございます。

弊社では、交通費・宿泊費・手当・食費を支給しており、なかでも交通費・宿泊費は手配代行を利用して会社払いをしております。
コーポレートカードについても提案しましたが、紛失のリスクや現金のみのお店への対応を考え、導入に至りませんでした。

また小口現金管理のための金種指定の現金引き出しや両替手数料を出し渋り、仮払いをすることでお金を崩して貰う目的もあるので、現状仮払いの廃止は難しいです。
なので、ご指摘の通り、精算の方法を見直さねばと思います。

現状、出張・仮払申請はシステム、仮払の出金管理はエクセル、出張精算は紙、と方法が異なっております。
まずはそれらを一連の工程に組み込めればいいということですね。
おかげさまで要因や改善点を整理できました。
貴重なご意見をいただきありがとうございます。

> そも、基本的に出張時の仮払金がありません。
> よほどの例外がない限りは、出張後の精算手続きで完了です。
>
> まずは仮払いの必要性を考えるべきです。
> なんの費用を賄うための仮払いなのでしょうか。
> 仮払を受けずに出張に行く人もいるとのこと。なら、仮払金は不要なのではないでしょうか。
>
> 長距離移動の電車・飛行機代なら、会社側で予約するという手もあります。
> 出張が頻発するなら、コーポレートカードの導入という手もあります。
>
>
> 仮払いがなくせないなら、精算の方法です。
> 出張申請と、仮払いと、出張精算がそれぞれ独立してしまっているのが、管理が煩雑な原因だと思われます。
>
> すべて1枚の紙で管理すればいいのでは。
>
> 出張申請と同時に仮払申請。仮払金を渡した時に、その紙に受領印をもらう。
> その紙のコピーを渡し、出張精算の記入。
> 精算時に受領印をもらい、原紙とコピー部分の保管。
>
> これなら、仮払金の記載が漏れることはありませんし、わざわざ調べずとも紙を見れば仮払金の額がわかります。
> さらに、原紙だけが残っていれば、出張精算を忘れていることもわかります。

ありがとうございます。

やはり事後精算が主なのですね。

Excelに関しては、申請内容を貼り付けてメモ程度の簡易なものです。

申請は早い者で2週間前には提出されます。
ですが、出張間近に提出されることが多いため、承認が遅れるとこちらに申請が届く前に、仮払いの催促が来ることもあり、そもそもで申請としての機能を果たせていないとも感じています。

ご返信いただいて、Excel管理表の精度を高めることでも管理がしやすくなるのでは、と感じました。

貴重なご意見をいただきありがとうございます。


> こんばんは。
>
> 現在は事後精算なので、出張精算書とともにそれに付随する領収書の添付にて確認を行っています。
>
> 事前申請仮払いありの会社においても、申請のあった交通費用、宿泊費等（上限あり）とかは仮で先払いされるものの、その後においては「すみやかに」精算申請が必須でした。
>
> EXCELとありますけど、それがどのようなマクロが組んであって、どのように処理できているのかは、そのプログラムに依る部分はあるかとも思います。
>
> ただ、出張については会社としては、すみやかに経費精算していただく必要があると思います。
> 「申請から精算まで期間が空くと」とありますが、それはどのくらいを受容されているのでしょうか。単純に考えれば1~4週後迄には生産させたいでしょうね。ただ、会社の決算期に合わせるという考え方もあるかとは思います。
>
>
>
> > 弊社では、従業員の出張毎に立替現金精算を行っております。
> > 事前に仮払いする際は、出張申請書に仮払金額を明記してもらい、その金額を支給しておりますが、従業員によっては申請後に金額の変更を依頼してきたり、仮払いを受けずに出張へ行ったりすることがあります。
> > 出張申請をExcelへ転記して管理しておりますが、簡易的な管理表のため、申請から精算まで期間が空くと状況を把握しづらく、仮払金額の変更を転記し忘れてしまうこともあります。
> > また、仮払金支給時に従業員から申請書の提出を求めておらず、経費精算書にも仮払金額の記載を求めておりません。さらに、仮払金の仕訳も起こしていないため、「誰にいくら仮払いしているか」はExcelの管理表と小口現金残高を照らし合わせて管理している状況です。
> > そのため、未精算の仮払金の管理や照合に手間がかかり、運用変更を検討しております。
> >
> > 皆様の会社では、出張時の仮払金はどのように管理されていますでしょうか。また、現在のような運用で考えられるリスクや改善方法があれば、ご意見をいただけますと幸いです。

> また小口現金管理のための金種指定の現金引き出しや両替手数料を出し渋り、仮払いをすることでお金を崩して貰う目的もあるので、現状仮払いの廃止は難しいです。

すると、今度は小口現金は本当に必要なのか、という話になります。
小口現金で払っているものはなんでしょうか。振込みなどに切り替えられないでしょうか。

従業員への精算についても、現金ではなく振込み対応の会社も多くあります。

もちろん、小口現金が必要な業態もあるでしょうが、前提条件は本当に必要条件なのかというのは、常に考慮したほうがいいでしょう。

当社では仮払いの制度は残っていますが、海外出張のように額が大きい場合のみ使っているようです。（領収書による後払いが主流です。）その理由ですが、仮払い申請は決裁システムで運用されており、部長決裁案件となっているのです。額を変更するのは再申請になるので、変更理由の明記が必要になり、普通は上から突っ込まれます。決裁申請は電子化されており、必要な部分を選んでCSVで引っ張ってくることができます。

もし、金額変更が頻繁でそれが事務処理を煩雑にしているなら、仮払い申請を変更しにくくするのは一つの方法だと思います。

ご参考まで。

> 弊社では、従業員の出張毎に立替現金精算を行っております。
> 事前に仮払いする際は、出張申請書に仮払金額を明記してもらい、その金額を支給しておりますが、従業員によっては申請後に金額の変更を依頼してきたり、仮払いを受けずに出張へ行ったりすることがあります。
> 出張申請をExcelへ転記して管理しておりますが、簡易的な管理表のため、申請から精算まで期間が空くと状況を把握しづらく、仮払金額の変更を転記し忘れてしまうこともあります。
> また、仮払金支給時に従業員から申請書の提出を求めておらず、経費精算書にも仮払金額の記載を求めておりません。さらに、仮払金の仕訳も起こしていないため、「誰にいくら仮払いしているか」はExcelの管理表と小口現金残高を照らし合わせて管理している状況です。
> そのため、未精算の仮払金の管理や照合に手間がかかり、運用変更を検討しております。
>
> 皆様の会社では、出張時の仮払金はどのように管理されていますでしょうか。また、現在のような運用で考えられるリスクや改善方法があれば、ご意見をいただけますと幸いです。