求む！アドバイス【繁雑化した書類の整備について】

若葉☆さん、こんにちは。

長文にて失礼します。

まず、どんなシステムを入れても運用する人間側に問題があったらうまくいきません。

システムはルールの徹底をするためのツールで、万能薬ではありません。

ルールは時間とともに風化し、情報はごちゃごちゃになっていきます（エントロピー増大の法則…）。

ということと踏まえて、私の情報整理のやり方です。

まず、整理後のフォルダは、整理前のフォルダと別にします。
（整理後のフォルダが今と同じ場合は、oldフォルダを作り、生理前のファイルをすべて移動します）
ルール「整理したらoldフォルダから移動すること」
ルール「ある期間をもってoldフォルダは削除する（実際にはユーザから見えないようにする）」
こうすると、進捗が目に見えるようにします。

次に、完成物のフォルダと作成中のフォルダを分けます。
作成中のフォルダに個人名をつけるのも手です。
ルール「完成物のフォルダ（エリア）には未完成品は置いてはいけない」

あとは完成物のフォルダやファイル名に、命名規則を決めてあげればOKです。
命名規則は、誰でもわかるようにするとよいです。
例：「書類名_yymmdd_案件名.doc」など

私の場合は、だいたいこれでうまくいきます。

ポイントは、ルールを単純にすることと進捗が見えるようにすることです。

参考まで。

しろてんさん、こんにちわ。
貴重なアドバイスありがとうございます。

まずは、意識改革と運用改善をするところから
スタートということですね！
それが出来てはじめて、設備改善への着手となるわけですね。

アドバイス頂いたように。まずは、ルールを決める！
そして、ルールはシンプルに。
あと、進捗が見えるようにというアドバイスは
とても参考になりました。

地道ですが、まずはごちゃごちゃになった
フォルダ整理から取り組んでいきます。

ありがとうございます。
また、よきアドバイスお願いします。

若葉☆さん、書類の整備大変だと思います。

当社でも同じ社内グループウェアー（サイボウズ）を使用していますので、共通帳票類の管理について状況を書きます。

当初は、ルールがありませんでしたので、グループウェアー内の「ファイル管理」フォルダに勝手に保管していましたが、点数も多くなり削除もされないので増える一方でした。

このグループウェアー内の「ファイル管理」は、フォルダを自由に作成できるので、まずは部門別にフォルダを作り（全社、営業部、総務部、申請書類、諸規定等）、更に部門別のフォルダ内にしろてんさんのアドバイスと同じ、命名規則を統一してファイルを保管していきました。

部門別にフォルダを作るときに、バラバラに入っていたファイルは一旦全て削除をさせてもらい、必要なものだけを命名規則に基づいて保管してもらいました。

現状では問題なく管理できています。