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並立する二つの文書管理規程の改訂について

著者 駆出し総務 さん

最終更新日:2009年01月14日 09:10

弊社はメーカーです。文書管理規程について、会社としていわゆる一般的なタイプのものが制定されてあるのですが、生産現場のISO規定にも全社包括的な意味合いの文書規定があります。社内に二つの文書規程がある訳です。整合性を持たせ、統合するとすれば、文書管理規程のみならず規程体系全般の見直しが必要となります。現実的な解決策をご教示戴ければありがたいのですが。例えば、「ISOの文書規定は生産部門に限定する」などの条項を文書管理規程に追加するやり方は問題があるでしょうか。

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Re: 並立する二つの文書管理規程の改訂について

著者外資社員さん

2009年01月14日 12:23

こんにちは

文書管理、標準化の基本では、併存する規定は許されません。 まず、最低限 上位規定がどちらかは決める必要があります。統合が出来ないならば、最低限 優先するべきは、どちらかは決める必要があると思います。

ところで、ISOと仰いますが、9000(品質に関連)または14000(環境に関連)でしょうか?
いづれにせよ、監査の場合には、「ISOの文書規定は生産部門に限定する」という記載が見つかれば、ここぞとばかりに問題にされるとは思います。
というのも、ISOの理念事態が、トップマネジメントが主導する全社参加を求めておりますので。
もし、そのような記載をするのならば、見つからないようにしないと、監査料のみが積み上がる事態になると思います。

現実的な対処と言われるのならば、ISO取得と書くのが、本当に取引上で有利かを見直すのも、選択肢であるかもしれません。

Re: 並立する二つの文書管理規程の改訂について

著者駆出し総務さん

2009年01月14日 19:41

外資社員 様

ご回答ありがとうございました。
弊社のISOは9000です。これはこれなりに生産現場が運用しておりますが、質問させて戴いた趣旨については本末転倒、迂闊なことでお恥ずかしい次第です。
文書管理規程は2つの規程をISOを軸に統合させる方向で調整致します。
ご指摘ありがとうございました。また何かお気づきの点があれば、ご面倒ですがお教え下されば幸甚です。宜しくお願い申し上げます。

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