注文書発行の必要性

こんにちは。割と難しい問題で他の方からのアドバイスを自分としても参考にしたいと思います。

発注者が注文書を発行し、受注者（御社）が注文請書を発行する立場であることが、その書式の意味合いから原則です。
しかるに客先が請書も発行してくるのは客先の注文条件が予め印刷されており、その条件で受注者が受けたことにするのが発注者に有利なのでそのような運用をする会社が多いのだと思います。一方、御社が受注する立場であるにもかかわらず。注文書も発行するのは（推測ですが）同様の理由からではないでしょうか？ダブって注文書、請書が発行されるのはトラブルの元にもなりかねないので、一般的にはそういうケースでは客先の書式を優先し、御社のシステムから自動的に注文書/請書が発行されても相手方には送付せずに破棄あるいは関係書類と一緒にファイリングしておくのではないでしょうか？その辺は会社毎に対応をどうするのか決めているものと思われます。各社の対応をどのようにしているか興味深いところです。

客先からの注文書・注文請書が届かない「網羅性」に関するリスクを考えていらっしゃるのではないかと想像します。
業種や、親子でどのような関係なのかが不明ですが、あえて２セットつくる理由としては、その程度ではないでしょうか。

何の為のシステムでしょうか？
おもしろいですね？

貴社は受注側ですから、注文書を発行する立場にありませんね。しかるに、それを作成する目的は、あえて考えるのであれば、注文内容をテキストデータベース化することでしょうか？但し、その場合は注文書ではなく、受注票であるべきと思いますが。

一方、注文請書については、貴社は発行する立場にありますので、本システムは意味があるかも知れません。
客先作成の様式ではなく、貴社の様式で注文請書を発行することに意義を見いだしているのでしょうか？
これであれば、どんな形式の注文書が来ても、貴社の受注の意思を明らかにすることができる効果があると思います。

とあえて、メリットを考えてみましたが
何れにしても、珍しいシステムですね？
むしろ、もっと、
本質的な意義があるのであれば知りたいです。

元経理さん　こんにちは。

> ここで相談する内容ではないかもしれませんが…必要な理由がわかりません。どなたか教えていただけますでしょうか？

失礼ながら私も必要な理由が思い浮かびません。
また帳票名が「注文書」と言うのはおかしいですよね。
貴社の立場で発行するとすれば「受注書」ではないでしょうか？

また貴社システムで発行した注文書と注文請書はどうしているのでしょうか？
必要でない書類を発行する事は、紙・トナー・電気等の「ムダ使い」だと思います。
早急に以前ご相談された会計士さんの本意を確認される事が宜しいかと。
なお当社では一般業務のシステムに関して会計士さんに意見を求めた事は有りません。

以上。失礼致します。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

> 製造業の会社に勤めています。
> 客先から受注があった時に注文書と注文請書をもらいますが、同時に当社からも同じ内容で注文書と注文請書が出るシステムが組まれています。
> 客先からもらっているので当社からの発行は不要では、と提案してみたところ、親会社がシステムを構築する際に会計士に相談した経緯で必要だと判断されたため当社でも必須という回答をもらいました。
>
> ここで相談する内容ではないかもしれませんが…必要な理由がわかりません。どなたか教えていただけますでしょうか？

たくさんの方に回答いただきありがとうございました。

ちなみに注文書とは別に受注票も出していて、当社で発行した注文書は先方に送付し、印を押して返送してもらっています。（規定で定められているため）
皆さんがおっしゃっていたように「網羅性」や「データベース化」が目的なのかもしれません。
（データベース化が目的なら先方に送る必要はないと思うんですが･･･）

とても参考になりました。
ありがとうございました。