「会議が無駄」と感じた経験のある社員が85%!? ストレスフリーな会議を作る方法5つ

どのような仕事でもチームで取り組む以上は会議が必要です。しかし、多くの会社では会議を効率的に行うことができず「無駄」と感じるビジネスパーソンは多いようです。非効率な会議は業務全体の生産性に影響を及ぼすだけでなく、社員のストレスを増やし、モチベーションを低下させかねません。本記事では効率的でストレスフリーな会議を作る方法について解説します。

「会議が無駄」と感じた経験のある社員が85%

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株式会社識学が行った「会議に関する調査」によると、全体の85.0%の方が「無駄だと思った会議があった」と回答しました。調査対象は全国の従業員数10名以上の企業に勤める20～59歳の男女、調査期間は2022年7月27日～8月1日です。

同調査を細かく見ていくと、以下のような理由で社員が会議を無駄だと思っていることがわかります。

• 会議の目的が不明確で何を決めるのかわからなかった・・・49.8%
• 何も決定しなかった・・・49.0%
• 会議に参加する人の事前準備が不足していた・・・38.4%

総合的に見ると、会議をしたのに何の成果にも繋がっていなかったり、成果が不明瞭だったりする場合に会議を無駄だと思いやすいようです。

同調査によると「会議に対する悩み」については以下のような回答が多いとのことです。

• 発言する人がいつも同じ・・・42.0%
• 議論が進まない・・・36.7%
• 必要の無い会議に呼ばれる・・・32.7%

おおむね会議の非効率さや、必要の無さに対してストレスを感じていることがわかります。会議以外の仕事も忙しいため、時間を取られるとストレスに感じる人が多いのでしょう。

会議とはどのような場であるべきか

会議とはどのような場であるべきなのでしょうか。それは上記調査を踏まえれば自ずと見えてきます。たとえば以下のような会議が理想です。

• 事前に進め方や配布資料が過不足なく準備されている会議
• 目的がはっきりしている会議
• 結論がしっかり出る会議
• 活発に発言が飛び交う会議
• スムーズに議論が進む会議
• 呼ばれる必然性のある会議

ストレスフリーな会議の進め方のヒント5つ

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先述した会議の理想を踏まえると、ストレスフリーな会議の進め方のヒントが見えてきます。たとえば以下のようなことがヒントになるでしょう。

①事前に準備して情報を共有するルールを作る

会議をやる際にはきっちりと事前準備をすることが大切です。資料は事前に作成し、会議のテーマや決めるべきこと、進行方法などを事前に参加者へ送付するルールを敷きましょう。すると、参加者は事前に資料などを読んで、議題について考え、質問事項などを整理しておくことができます。テーマや進行方法などを共有しておくことで、スムーズな進行にも繋がります。

②発言しやすい空気を作る

発言者が偏ってしまうのは、意見を言いづらい空気が原因の一つです。意見を言いやすいようにする対策はいくつか考えられます。短期的に効果を発揮しやすいものとして以下のような施策が効果的でしょう。

• 1人ずつ発言の持ち時間を割り当てる
• 高位の役職者や影響力の強い参加者は最後に発言する
• 参加者の役職レベルの差を小さくする

③ファシリテーターを設ける

ファシリテーターの役割を担う参加者を1人決めることで、会議をスムーズに進められます。ファシリテーターとは中立的な進行役のことです。進行役と言ってもただの司会者ではなく、会議の流れをコントロールする役割なので、それなりにスキルが求められます。ある程度のキャリアのある社員を割り当てるのが望ましいでしょう。

④会議をしやすいオフィスを作る

会議の課題や悩みはコミュニケーションの問題だと思われがちですが、意外と物理的な問題である場合があります。たとえば、会議室の物理的な問題には以下のような例が挙げられます。

• 人数とスペースが合っていない（広すぎるor狭すぎる）
• 必要な設備が設置されていない（ホワイトボード、モニタ、プロジェクター、空調など）

落ち着かない会議室は参加者の集中力を削ぎ、結論が出ていないのに終わってしまったり、ダラダラと会議が長引いてしまう原因となります。会議室の使い心地を社員にヒアリングするなどして、まずは実態を調査してみましょう。

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⑤参加人数を調整する

発言者が特定の人に偏ってしまうのは、参加者の人数が多すぎるからかもしれません。大勢の前よりは、少人数の前のほうがリラックスして発言しやすいでしょう。本来参加する必要がない人が参加しているために人数が多くなっている場合もあるかもしれません。全員の発言が活発になりやすい会議の参加人数は4～6人程度でしょう。10人以上になるとどうしても発言しにくい人が出てきます。本当に全員が会議に参加する必要はあるのか、参加者の見直しをしてみましょう。

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まとめ

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会議のあり方に不満を持っているビジネスパーソンが非常に多いことが調査で明らかになっています。目的があいまいで結論がでなかったり、発言する人が偏っている場合に不満を感じやすいようです。本記事で紹介したヒントを元に、自社の会議のあり方をぜひ見直してみてください。

【参考】【ニュースリリース】会議に関する調査（識学）／株式会社識学

*Sunrising、Graphs、zak、kikuo / PIXTA(ピクスタ)

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