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オンラインミーティング

本当に雑談は必要ない?リモートワーク時の会議の課題と円滑にするツール4選

2021.11.22

在宅ワークやワーケーションなど、リモートワークが一般的になり、働き方の自由度が高まった現在。“どこでも働ける”というストレスフリーな環境が整う一方、雑談やコミュニケーションの量は著しく減少し、職場の一体感やプロジェクトチームの進捗管理に一苦労する経営者の方も多いのではないでしょうか?

今回は、リモートワークでのミーティングにおける課題を整理するとともに、それを解決するツールを4つ紹介いたします。

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有意義なオンラインミーティングできていますか?

オンラインでのミーティングにおいて、「本題に入る前の雑談ができなくなった」という声は多く聞きます。また、ミーティングとは別に、プロジェクトを進める上で、『Slack』や『Facebook Messenger』、『Chatwork』でやりとりをすることもありますが、メールやチャットなどの文面では、感じ取れないこともあります。

このようにリモートワークでは、対面ではあった気軽なコミュニケーションが減る傾向にあります。オンラインミーティングが普及したことによって、“効率的になって嬉しい”と喜ぶ方もいる一方、下記のような課題が挙げられます。

・ミーティング中に行っていた、少人数ごとに分かれてのグループワークなど気軽に発言できる機会が減る
・アイデアを発想する発散型のミーティングはクリエイティビティが停滞している
・プロジェクトの進捗報告や顧客情報の共有だけで終わったりと、ミーティングがマンネリ化する
・雑談によって知ることができていた、社員やメンバーのちょっとした悩みや不調になかなか気づけない

最近では、ランチタイムにオンラインミーティングツールをつないで、テレワークでも一緒に食事をするなど、コミュニケーションルールを取り入れる会社もあります。しかし、これまで、同じオフィス空間で仕事をしていれば、突発的な問題にも現場に居合わせたメンバーで即時解決できていたことも、リモートワークではわざわざチームを組んで解決しなければならず、問題解決のスピードも遅くなってしまうこともしばしば見受けられます。

職種や社員の年齢が多様な組織においては、ITリテラシーにもばらつきがあり、その差異が社内の情報格差を生じさせているケースも。これらのリモートワーク時代の課題を解決するツールを、用途別に紹介します。

リモートワークでのミーティングを円滑にするツール4選!

1:アプリとの連携も!機能が充実した「Zoom」

オンラインミーティングツールといえば『Zoom』をイメージする人が多いのではないでしょうか? 最近では、『Microsoft Teams』や『Google Meet』を活用する企業も増えてきましたが、先行してシェアを拡大した『Zoom』をミーティングツールとして採用している企業の方がまだ多いように感じます。『Zoom』の魅力は、“接続の簡易さ”や“招待のわかりやすさ”などもありますが、今回着目したいのは“有料プランのメリット”と“API連携”です。

有料プランのメリット
『Zoom』の有料版には、Pro / Business / Enterpriseの3つのプランがあります。それぞれライセンス数や接続デバイス数は異なりますので、詳細はこちらを参照ください。

“会議の参加人数が3人以上になることが多い”、“いくつものチームや企業で連携してプロジェクトを進めている”、“ウェビナーを開催する予定がある”、これらに該当する組織は有料版を利用することをおすすめします。

API連携(他のソフトウェアとの連携)
また、有料版のメリットのひとつに、API連携を活用できることがあります。『Zoom』は単体としても非常に使いやすいミーティングツールですが、他のアプリやツールとAPI連携すると、より効率的に活用することができます。

例えば、ミーティングの予定を『Googleカレンダー』と連携し共有したり、ファイルのやりとりを『Dropbox』と連携して円滑にしたり、『Slack』と連携してチャットからミーティングの流れをシームレスにすることができます。『Zoom』のAPI連携を駆使すれば、オンラインミーティングだけでなく仕事全体の効率が数段向上します。

2:アイデア発散型ミーティングツール「Miro」

オンラインミーティングの悩みの一つでもある“アイデアの発散がしづらい”という課題を解決するのが『Miro』というオンラインホワイトボードツールです。

オンライン上のホワイトボードに付箋を貼ることができるツールなので、リアルの場のブレスト(ブレインストーミング)でしていたことを、オンラインの場でも再現できます。複数人で一枚のボードを同時に使用することができるので、『Zoom』と連携して使用することでミーティングの質が高まります。

ボードに貼り付けた付箋を移動しグルーピングも自由にできるので、ワークショップでの活用と相性抜群です。『Zoom』のブレイクアウトルーム*や画面共有の機能と組み合わせて使用することで、ミーティングの導入におけるアイスブレイクの幅も広がるので、意味ある雑談を増やすことにつながります。図形や写真の挿入の操作性も非常に良いので、ブレストだけでなく資料作成にも活用することも。

*ブレイクアウトルーム:Zoomの機能で、ミーティングの参加者を複数のグループに分けることができる。それぞれのグループ内で会話ができるので、グループディスカッションなどで使われる。

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3:ミーティングの脱マンネリをしたいなら「Notion」

ミーティングが情報共有だけの場にならないようにするためには、情報共有を円滑化するツール『Notion』がおすすめです。

『Evernote』のようにメモとして活用することもできれば、表を作成してデータベースを作成したり、ガントチャートでWBS(ワーク・ブレークダウン・ストラクチャー)を作成したりすることができる汎用性の高いツールです。このような資料を活用することで、情報共有にかける時間を最小限に抑え、必要な議論に時間を充てることができます。

ポイントは、URLを共有するだけで情報を届けられること。これにより、“資料が開けない”、“共有画面の資料の文字が小さくて読めない”など、肝心な議論以外での手間が減ります。資料を作成する側は、ページ構築やルール設定に若干時間と手間がかかりますが、ITリテラシーの高くない方へもスムーズに情報共有することができます。

4:手軽なコミュニケーションを重視するなら「LINE WORKS」

日常的なコミュニケーションとして広く使用されているLINEのビジネス版ともいえる『LINE WORKS』。LINEをベースにした仕様で、日常的に使い慣れている人が多いので、コミュニケーションのハードルが非常に低いのが特徴です。

音声・ビデオ通話機能
使い慣れた通常のLINEと同じように、複数人で同時に音声・ビデオ通話機能を使用することができます。出先でスマホやタブレットからでも気軽に参加できるので、ちょっとした打ち合わせやカジュアルなミーティングにもおすすめ。その気軽さが、社員同士のコミュニケーションを増やすきっかけになります。

チャット機能
チャット機能も通常のLINEと同じように使用できるので、仕事のアイデアにつながる社員間の日常の雑談を増やしたい組織におすすめです。また、社員やメンバーが気軽に発信できることから、ちょっとした悩みや不調を相談しやすく、マネジメントの観点でも使いやすいツールです。さらに、カレンダーやアンケートなど、ビジネスシーンに特化した多機能も兼ね備えています。

『LINE WORKS』の機能詳細についてはこちらを参照ください。

まとめ

テレワーク時代において、オンラインミーティングにおけるコミュニケーションは組織の命綱ともいえます。直接顔を合わせる機会が減る分、コミュニケーションの質と量の向上は経営者やリーダーにとって重要なテーマになります。

それぞれの課題やシチュエーションに合ったツールを使い分け、テレワーク時代だからこそ良好なコミュニケーションを取れる組織をつくりましょう。

* プラナ、metamorworks / PIXTA(ピクスタ)