社員のモチベーションや業務効率の低下はよくある悩み。意外と忘れがちな要因のひとつが社員が集まるオフィス。テレワークや在宅勤務、WEB会議の増加など、働き方はアップデートされているのに対し、オフィスは何も変わっていないのであればオフィス環境を見直すべきでしょう。
オフィス環境改善には2通りの解決策が考えられます。1つはオフィス移転、もう1つはオフィス改装です。移転して根本的に改革すべきなのか、それともレイアウト変更やリニューアルで対処すべきなのか、悩みどころでしょう。オフィス移転とオフィス改装は、それぞれにメリットがあり、向いている企業も異なります。本稿ではオフィス改装とオフィス移転それぞれに向いている企業の特徴と、比較的検討しやすいオフィス改装のメリットを解説します。
目次
オフィス改装・移転を検討すべき企業
オフィス改装やオフィス移転を検討すべきタイミングは企業によってさまざまですが、一般的には以下のようなタイミングで検討を始めると良いでしょう。
- オフィスの業務効率に課題を感じたとき
- 従業員のモチベーションを上げたいと感じたとき
- 本格的に企業のブランド化をしたいとき
- オフィスのコストが高すぎるとき
- テレワークなどを導入してオフィスのスペースが余るようになったとき
オフィス改装と移転、どっちを選ぶべき？
オフィス改装と移転はどちらを選ぶべきなのでしょうか。それは企業の現在の状況によって異なります。一般論で言えば、以下のような企業は改装や移転を検討したほうが良いでしょう。
オフィス改装を検討すべきなのはこんな企業
以下のような企業はオフィス移転よりもオフィス改装を選んだほうが良いでしょう。
- できるだけ低コストでオフィス環境を変えたい
- 立地などのオフィス周辺の要素には特に不満がない
- 部分的にオフィス環境を改善したい
一般的にはオフィス改装よりもオフィス移転のほうが全体的でドラスティックな変化になります。オフィス改装は移転に比べてコストが安く、部分的な改善にも対応できるのが特徴です。オフィス環境に課題はあるが、立地や広さは変えずアップデートしたい場合は改装を選ぶと良いでしょう。
オフィス移転を検討すべきなのはこんな企業
一方、改装よりも移転を検討すべきなのはこんな企業です。
- オフィスの規模を縮小／拡大したい
- オフィス賃料を下げたい／もっとコスパの良い物件にしたい
- 現在よりもブランドイメージの良い場所にオフィスを構えたい
- 今までの働き方を全面的に見直したい
- オフィスの大きさや設備、築年数に不満がある
オフィス移転は所在地そのものを変えますので、立地や交通の便、土地のブランドイメージなど、オフィス周辺の要因も含めて抜本的に改善したい場合に効果的です。また、オフィス自体の大きさが合っていなかったり、設備が古かったりする場合にも移転を考えるべきでしょう。
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オフィス改装のメリット
オフィス改装には以下のメリットがあります。
業務効率改善、生産性向上
オフィスが使いにくいと業務効率も落ちますし、生産性も向上しません。例えば、ここ数年はどの企業でもWEB会議をする機会が増えてきたと思います。
WEB会議は対面の会議に比べて情報が伝わりづらいので、オフィスがガヤガヤとうるさい環境だと、WEB会議の相手に誤った情報が伝わってしまうかもしれません。それは手戻りや損失の原因となるため、生産性低下につながります。WEB会議が多い場合には、専用のブース席などの設置が望ましいでしょう。
このようにオフィスの使いやすさや機能性は業務効率や生産性に直接関わるため、使いにくいならば改装によって改善すべきです。
社員のモチベーション向上
オフィスの環境は社員のモチベーションにも直接関わります。設備が古かったり広さが十分でなかったりすると社員にストレスが溜まり、モチベーションが下がります。反対に“使いやすい”“オシャレ”“リラックスできる”などの要素があるオフィスでは社員の満足度が高まり、モチベーションアップが期待できるでしょう。
比較的安価に対策ができる
オフィス改装はオフィス移転よりも比較的コストが安く済む場合が多いです。移転となると内装の費用に加えて、古いオフィスの引き払い費用や引越し費用、新しいオフィスの初期費用もかかりますが、改装のみであればそれらがいらないからです。
また、新しいオフィスに引っ越す場合は部分的な対応がしにくいですが、改装の場合は必要な部分だけの改善に留めることができるので、予算に合わせて柔軟に対応できます。
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オフィス改装の予算は坪単価によって相場が決まっています。工事の内容や素材によって費用は変わりますが、大まかな目安としては坪単価10万円～です。1坪は182cm×182cm、およそ2畳ぶんの広さになります。
また、最適なオフィスの広さは社員ひとりあたり以下の値が目安とされています。
- 窮屈なオフィス：1.5坪／1人
- 標準的なオフィス：3坪／1人
- ゆったりと余裕があるオフィス：4〜5坪／1人
つまり、標準的な人口密度ならば30〜40人規模のオフィスで90～120坪、すなわち改装費900万円〜1,200万円が目安となります。
もちろんこれはオフィス全体を改装した場合なので、例えばミーティングルームを増やすだけ、リラックススペースを作るだけなど、部分的な改装ならもっと安くすることもできます。
オフィス改装の注意点
オフィス改装をする際にはいくつかの注意点があります。
どこまで改装して良いか管理会社に確認すること
オフィスの賃貸借契約の内容によってどこまで改装して良いのかが異なります。また、建築基準法に抵触するような改装の仕方はできません。
また、改装の許可が取れたとしても原状回復の義務が無くなるわけではありません。オフィスを退去する際には借りたときの状態に戻す必要があります。どこまでの原状回復が義務なのかも管理会社に確認しておきましょう。
各種法律を遵守すること
オフィスの内装は消防法や建築基準法によって規定されています。例えば以下のような規定です。
- 片側に居室がある通路の幅は最低120cm必要。両側に居室がある場合は160cm必要（建築基準法）
- 天井まである間仕切りで部屋を区切る際には消防署に届出が必要（消防法）
これはあくまでも一例で、これ以外にもたくさんの規定があります。意図せずともこれらの法律に反したオフィスになってしまうと会社の責任を問われますので、改装業者に確認した上で工事内容を決めましょう。
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オフィス改装は予算に合わせて柔軟に実施できるのが魅力です。実施するとなればそれなりにたくさんやることが出てきますので、現在の会社の課題を踏まえて計画的に検討することをおすすめします。
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