【『個人情報』あなたの会社は大丈夫？】個人情報の概念や扱い方について実例から考える

今回は姉妹サイト「総務の森」でも質問が増えてきている個人情報に関してのお悩みをピックアップしていきます。

改正個人情報保護法も施行され、皆さんの会社でも対応されているかと思います。
個人情報は個人が特定できる名前やメールアドレス、電話番号など、企業活動をする上で使用するものばかりです。
その為、個人情報という認識が薄くなってしまう場合や、逆に意識をしすぎて取得した情報をどのように扱ったらいいのか不安になることも少なくありません。

皆さんが安心して個人情報を使用できるよう、「個人情報」の扱いや考え方の一助になればうれしいです。

1.電話で問い合わせがあった場合、在籍の有無を答えるのは個人情報になる？

質問日：2022年10月12日
◆質問内容（一部抜粋）

（前略）

専門学校の職員です。
①本校に在籍している学生の子どもさんが通う保育園、学校などから、本人に取り次いで欲しいなどの電話があった場合の件です。「本人に伝えます」などの対応をした場合に学生が在籍しているという情報を明かす事になると思うのですが、この場合は個人情報保護に抵触しないのでしょうか。学生に子どもさんが通う学校・保育園から連絡があった場合、在籍している事を明かしても良いという同意は得ていません。

②上記と同じ内容で、在籍している学生の保護者からの場合についても教えて頂ければと思います。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『個人情報保護に抵触するかについて』

2.ハローワークから紹介された際、応募者の名前と年齢を取得。これって個人情報に該当する？

質問日：2022年10月13日
◆質問内容（一部抜粋）

（前略）

ハローワークから紹介したい旨の電話連絡があった際に、
『応募者の名前』と『年齢』を伺っております。
これは個人情報として管理すべきものなのでしょうか？

応募書類が届かない場合がある為、ふと疑問に思い
質問させていただきました。

応募書類が届いた際には、個人情報管理簿にて
管理を行っております。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『個人情報に該当するかについて』

3.健康診断の写しを取る際の承諾書署名を無くしたいと思っているがリスクはある？

質問日：2022年09月09日
◆質問内容（全文）

毎年、定期健診を掲示板で告知する際「労働安全衛生法」により行う旨を記載しています。また、実施日には総務部受付を設け健診結果を5年間保管するため、受診者から定期健診結果報告書の写しを取る承諾書（受診一覧表）に署名をいただいています。今後は事務の効率化を図り、定期健診の案内掲出をする際に上記の旨を記載し、職場で定期健診を受診する際は複写を承諾したものとみなす。と標記すれば合意したものとして省略は可能でしょうか。

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『定期健診結果報告書の写しの同意について』

4.特定個人情報の保管期間と廃棄について皆さんどうしていますか？

質問日：2022年07月22日
◆質問内容（一部抜粋）

特定個人情報等取扱規定の整備を行っております。
本来であればなければならないはずの規定のため、社内において前例や既存規定がないものとして見ていただければと思います。

あちこち、インターネットサイト上に各種ひな型や規定例文などがありますが、その中で廃棄の期日についての質問です。
サイトによってまちまちではありますが、「すぐに廃棄」であったり、「事業年度末」であったりと、表記のされ方がまちまちになっています。
個人的には、退職翌年の６月か７月頃が適正ではないのかと思ったりします。
理由としては、年末調整扶養であっても、給与支払報告書は提出しなければなりませんし、万が一誤っていた場合における再提出や修正などに対応するとしたら、２月から３月にかけてだと思うのです。
また、確定申告時期になると、源泉徴収票が必要との声が既存従業員でもあるように退職後社員であっても必要に迫られるケースはあろうかと思います。
そういったことを考えると、住民税の決定通知書が届く５月～６月頃まではあった方がいいのかと。

これらを踏まえて、６月～７月頃という規定の制定にしておけば、柔軟に対応できるかと思いますが、皆様の会社ではいかがでしょうか？

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞ 『特定個人情報の廃棄について』

5.今更聞けない。個人情報の概念について弁護士解説！

2022年4月、個人情報保護法が改正されました。ご自身の企業ではしっかりと対応できているでしょうか？　何を守るための法律なのか、企業が求められる義務とは何なのか、経営者として把握しているでしょうか？

『経営ノウハウの泉』では中小企業経営者向けウェビナーを開催。日比谷タックス＆ロー弁護士法人 堀田陽平先生にご登壇いただき、個人情報保護法の内容を改めて整理していただきました。

本記事では個人情報の定義・概念について解説します。

>詳しくはこちら
経営ノウハウの泉『知らないとマズいけど意外と難しい…「個人情報の概念」を弁護士が解説』

最後に〜相談の広場ご紹介〜

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調べても分からなかったことを質問や相談をしたり、専門家が執筆しているコラムを参考にしたりして、今抱えている疑問や問題を解決していく場を提供しておりますので、ぜひご参考にしてください。

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