【問題になる前に！会社のリスクヘッジ！】個人情報に関するお悩みまとめ

改正個人情報保護法が施行されて1年が経ちました。皆さんの会社でも新しいルールでの運用が定着してきたころかと思います。

企業活動をする上で必ずと言っていいほど触れる機会のある個人情報は扱いひとつで会社のリスクになりうる大切な情報です。

今回は「総務の森」でいただいた質問を元に自社の取扱いに不備はないか、また同じような疑問に直面していないか、解決策の参考にぜひご覧ください。

1.家族の情報を会社に提出してもらっていたが、これって個人情報違反？

質問日：2020年05月20日
◆質問内容（全文）

毎年会社に家族調書を提出しています。
本人住所、緊急連絡先、生年月日、家族の生年月日、職業等

社員から個人情報に違反するのではないかと言われています。
家族調書を取ることは違法でしょうか。

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『会社提出の家族調書について』

2.自社役員の個人情報、開示の際には本人に都度了承を取る必要はある？

質問日：2022年02月09日
◆質問内容（一部抜粋）

取引先へ提出する誓約書や、自治体への助成金申請書等、
取締役・監査役の生年月日や住所を求められる機会があります。

法人登記時に役員から住民票を提出いただいており、
総務で情報は持っているため、これまで適時対応していましたが、
都度、役員本人へ了解を取る必要があるのではないか、
という意見がありました。
株式会社の役員に個人情報などない、と言う者もおり、
今後の対応に悩んでおります。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『役員個人情報の開示について』

3.社内りん議書に記載されている給与情報、これって個人情報にあたるの？

質問日：2022年09月01日
◆質問内容（一部抜粋）

（前略）

この度、部内で「ﾊﾟｰﾄｽﾀｯﾌの雇用契約締結」に関するりん議について、電子ﾃﾞｰﾀにより決済（以下「電子ﾜｰｸﾌﾛｰ」）しました。
そして、この「ﾊﾟｰﾄｽﾀｯﾌの雇用契約締結」に関するりん議書に、「氏名」「時給」等の記載（以下「本件事案」）があったことから、弊社の監査役から、次の指摘を受けました。

【監査役指摘事項】
①　「時給」は個人情報に当たるのではないか。
②　「時給」が個人情報に当たるのであれば、個人情報保護の観点から何らかの対策が必要ではないか
③　この度の電子ﾜｰｸﾌﾛｰでは、「起案者」「管理者（A担当）」「決裁者（部長）」以外の者を含め、不動産事業部（A担当・B担当・C担当）の全員（25名）が閲覧できる状況であった。
少なくとも、担当単位での閲覧に制限するべきではないか。
④　適切なｾｷｭﾘﾃｨが講じられない場合、個人情報が記載されたりん議書の電子ﾜｰｸﾌﾛｰによるりん議は適切でなく、紙によるりん議に見直すべきではないか。

これらの指摘に対し、当方は次のように考えますが、いかがでしょうか？

【当方見解】
①　「時給」自体は、個人を特定できる情報ではないので、個人情報に当たらない。
しかし、「氏名ﾌﾟﾗｽ時給」という情報になると、個人情報に当たる。
②　「氏名ﾌﾟﾗｽ時給」は、個人情報に当たるので取扱いに注意すべき情報。
しかし、社内りん議という、あくまで社内に留まる取扱いであり、個人情報の閲覧の可能性が社内に留まる限り、個人情報保護法における漏えいには当たらない。
③　一方、社外への個人情報漏えいの可能性を排除するため、社内閲覧に留まる場合であっても、悪意をもった社員による漏えいの可能性も考慮し、適切なｾｷｭﾘﾃｨ（閲覧制限等）が必要である。
④　紙によるりん議への見直しは、電子ﾜｰｸﾌﾛｰの利便性は高いので、悪意をもった社員による漏えいの可能性と比較考量し、検討したい。
なお、就業規則では、個人情報漏えいが懲戒事由に当たると明記している。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『社内りん議書に記載された個人情報の取扱い（閲覧制限等）』

4.【これって個人情報？】名前と年齢の組み合わせは個人情報に該当する？

質問日：2022年10月13日
◆質問内容（一部抜粋）

（前略）

ハローワークから紹介したい旨の電話連絡があった際に、『応募者の名前』と『年齢』を伺っております。
これは個人情報として管理すべきものなのでしょうか？

応募書類が届かない場合がある為、ふと疑問に思い質問させていただきました。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞ 『個人情報に該当するかについて』

5.コロナ陽性情報は個人情報に該当する？「個人情報保護法」の具体的な疑問に弁護士が回答

2022年4月に個人情報保護法が改正されましたがご自身の企業ではしっかりと対応できていますか？
個人情報保護法とは何を守るための法律なのか、企業が求められる義務とは何なのか、経営者として把握できているでしょうか？

本記事では『経営ノウハウの泉』で開催されたウェビナー内容を元に個人情報保護法に関する質問と回答を掲載します。

>詳しくはこちら
経営ノウハウの泉『【Q＆A】コロナ陽性は個人情報？「個人情報保護法」の具体的な疑問に弁護士が回答』

最後に〜相談の広場ご紹介〜

『総務の森』は、『経営ノウハウの泉』の姉妹サイト。総務、人事、経理、企業法務に関わる方の、業務のお悩みを解決する日本最大級の総務コミュニティーサイトです。
調べても分からなかったことを質問や相談をしたり、専門家が執筆しているコラムを参考にしたりして、今抱えている疑問や問題を解決していく場を提供しておりますので、ぜひご参考にしてください。

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