「その伝え方、問題になるかも…」社員へ全体連絡の際に気を付けるポイント

皆様は会社内での全体連絡手段をどのように行っていますか？
社内掲示板や社内報のほか、連絡ツールの利用も一般的となりました。

社内掲示は情報を迅速に共有できる利点がありますが、個人情報や機密情報の扱いには細心の注意が必要です。「今までやってきたから」では、問題となる可能性もあります。
「これは伝えるべき？」「どのように伝えたらいい？」といった、社内への掲示についてのお悩みをまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

1.職員の家族の訃報、社内で伝達すべき？

質問日：2023年9月28日
◆質問内容（全文）

地方の病院の総務担当をしております。
うちの病院には慶弔規定があり、職員の家族が亡くなった際、お香典、供花をする、と記されています。
ご不幸があった場合、サイボウズという院内メールで全職員、部署問わず100名あまりに訃報をお知らせします。
亡くなった方のお名前、喪主、通夜、葬儀の時間、仏式か否か、会場の住所、連絡先をお伝えする、となっているのですが、、、、ここで、私のもやもやが、、
このご時世、個人情報、とまではいかないまでも、亡くなられた方のお名前、斎場の場所をお知らせすることで、「あの人の実家、あの辺だったんだ～」「あの人クリスチャンなんだ～」といろいろ知られることになるわけです。これって必要ですか？
上長にお尋ねすると、病院の経費でお香典、供花をするため、職員は知るべきだ、との答えが返ってきました。
ちなみに慶弔、院内メールについては総務の手順に記されており一連の流れが決められております。
みなさまの会社ではどのように扱われているか参考までに教えて頂ければと思います。

◆総務の森に寄せられた返信はこちら

回答①

私共の勤務先にも、慶弔規定はありますが、それは、慶弔休暇、見舞金の規定です。
香典、供花については、昨今は家族葬のケースが増えており、辞退するケースが増えています。
ご本人から訃報を受け取った際は、まず、お亡くなりになったご家族、お亡くなりになった日を伺い、葬儀の詳細については、会社からの参列、香典、供花等の有無については、ご本人に確認しています。
社内へのメールは、上記の事が確定してから行っています。

回答②

個人的には多すぎる情報だと思います。
不幸があった職員名と続柄…親・祖父母等名前はなし
つまり〇〇さんの親や祖父母の訃報　と判る程度
喪主は不要でしょう。
ただ総務側では休暇の違いがあることもありますので必要なこともありますが
全社員までは不要だと思います。
斎場の場所と通夜時間は参列者を考えるとあってもいいでしょう。
これだけで十分だと思います。
個人情報が色々言われている中再考されるのも方法かと思います。

>相談元やほかの返信はこちら
総務の森＜相談の広場＞『職員の家族の訃報について』

2.社内掲示だけで返答がなければ社員の同意として問題ない？

質問日：2023年12月12日
◆質問内容（一部抜粋）

（前略）

源泉徴収票の電子交付について質問がございます。

令和５年の税制改正にて電子交付の際の同意について、
「期限までに当該承諾をしない旨の回答がないときは当該承諾が
あったものとみなす」ことができるようになったとあります。
この同意の取り方なのですが、個別にメールや書面で通知が必要でしょうか。
社内掲示板や社内ポータルに概要書面をアップする方法でも可能なのでしょうか？

【給与所得の源泉徴収票及び給与支払明細書の電子交付の特例の改正】
給与等の支払をする者が、その給与等の支払を受ける者からの給与所得の
源泉徴収票（給与支払明細書）の交付に代えて行うその源泉徴収票（給与支
払明細書）に記載すべき事項の電磁的方法による提供についての承諾を得よ
うとする場合において、その支払をする者が定める期限までに当該承諾をし
ない旨の回答がないときは当該承諾があったものとみなす旨の通知をし、当
該期限までに当該支払を受ける者から当該回答がなかったときは、当該承諾
を得たものとみなす。

◆総務の森に寄せられた返信はこちら

回答①

国税庁ホームページには「電子交付について承諾する旨、承諾日、受給者等の氏名」などを入力してもらうことによって、承諾を得ることが考えられます」との記載があります。
ゆえにこの方法を用いても回答がなかった場合、承諾が得られたもの、と考えます。

記載の掲示板の手段ではそもそも貴社が提示し相手が確認したのかについて、十分な方法ではなさそうに個人的には思えます。

それで返事がある方についてはよいでしょうが、返事がない方にはフォームや書面で確認しておくことがよいかなと個人的には思います。

ただ個人的な意見ですので、所轄の税務署に貴社の方法で足るのかどうかを確認して実施していただくことがよいかと思います。

回答②

ご記載の方法ではやや不足かと思います。

基本的には個別の同意を求めていること、書面による交付を求められた時には応じる必要があることなどから、社内掲示板や社内ポータルでの通知だけでは、通知が不十分に思います。

ただし、貴社における社内掲示板や社内ポータルが積極的に活用され、従業員からの意見聴取にも問題なく利用されているのでしたら、その方法でも可能でしょう。

事務的な手間を省くことは大事ですが、より大事なのは従業員に不信感を生まないことです。特に給与に関連する部分ですから、よりシビアに対応すべきだと思います。

法令の問題もありますが、それよりも、従業員から納得を得る方法として不足だと思います。

回答③

https://www.nta.go.jp/publication/pamph/hotei/denshikofu-qa/answer.htm#q5 上の問９には、法令上、特に通知の方法は規定されていないとのことですので、「社内掲示板や社内ポータルに概要書面をアップ」することで、確実に周知ができるのであれば、良いと解釈できます。

>詳しくはこちら
総務の森＜相談の広場＞『源泉徴収票の電子交付にあたっての同意について』

社員の個人情報の取り扱いは適切？誤って掲示しないためにも押さえておきたいポイント！

仕事をする上で切っても切れない個人情報。
そして個人情報保護法上、情報管理の責任を負うのは個人情報取扱事業者になります。

社員の個人情報を誤って掲示しないよう、会社のリスクヘッジにぜひ目を通してみてください。

詳しくはこちら
経営ノウハウの泉『社員の”個人情報”の取扱いは適切ですか？個人情報に関するお悩みまとめ③』

最後に〜相談の広場ご紹介〜

『総務の森』は、『経営ノウハウの泉』の姉妹サイト。総務、人事、経理、企業法務に関わる方の、業務のお悩みを解決する日本最大級の総務コミュニティーサイトです。
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