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テレワーク/リモートワーク中の勤怠管理はどうする? 休憩時間の扱いや勤怠管理ソフトあれこれ

2020.08.26

新型コロナウイルスの流行による自粛要請を受け、在宅勤務を取り入れた会社が増加したことで、今改めて“勤怠管理”の重要性が問われています。とりわけ、社員が出勤先で記録やタイムカード打刻をすることで労働状況の把握を行っていた会社などは、社員が出社しなくなることで勤怠管理ができず、途方にくれたケースも多かったことでしょう。

今後も多くの会社がテレワークを強いられる状況に置かれる可能性があることから、各会社では今のうちに勤怠管理体制の整備をしておくことが求められます。

今回は、テレワークを実際に導入し、運用していくにあたって必要となる勤怠管理に関する内容を解説していきます。

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勤怠管理とは何か?

勤怠管理とは、会社の使用者(社長)が社員の労働状況を正しく把握することです。社員ごとに何時に出退社するのか、残業時間はどのくらいか、いつ有給休暇を取得したか、などの状況を記録する必要があります。また、その労働状況に関するデータを3年間保存することが義務づけられています。

社員に給料を支払うためには、正しい勤怠情報が必要です。そして、勤怠情報には社員一人ひとりの働き方が記録されているため、長時間労働による健康問題などの早期発見・早期対策の足がかりとなる場合もあります。

逆に、勤怠管理を正しく行わない会社の場合、法律違反として罰則を受けるだけではなく、ずさんな管理体制に不満を持つ社員とのトラブルや、ブラック企業として悪い噂が立つ危険性もあるので注意が必要です。

テレワーク勤怠管理の問題点

テレワークを導入する会社が勤怠管理をするにあたって最も気になる点が、「会社が社員の働く様子を確認することができない」ということでしょう。通常ならば、どの社員がいつ出社し、どのような作業をしているかを目で確認できます。

しかし、テレワークの場合、社員の出退社、仕事の開始・終了の様子を確認できないため、労働時間の管理が非常に困難です。さらに、在宅勤務でありがちな状況として、仕事と日常生活の場が同じ“自宅”になるため、オン・オフの切り替えが難しくなる、という懸念があります。

仕事に夢中になり、作業時間が深夜に及んでしまうなど、通常ならば深夜残業に相当する作業を日常的に続けてしまい、健康面に支障をきたす可能性もあります。

このような事態に対応するため、まずは各社員が正確な労働時間を記録し、それを会社が管理する体制を整えなければなりません。そのためには、現在の社内体制を見直し、新たにテレワークに対応したルールを決める必要があります。

具体的な対応策として、就業規則がある場合は新たにテレワークに関するルールを盛り込む方法や、別途“テレワーク規程”を設ける方法などがあります。

どちらの方法を選択するのかは会社の自由ですが、テレワークに関するルールを別途作成する方法は、就業規則本体の変更と比べると効率が良いというメリットがあるため、テレワーク規程を作成する方法をお勧めします。

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テレワーク時の労働時間とは

テレワークの勤怠管理を進める前に、まず社内で“労働時間”についての定義を明らかにしておく必要があります。

1.テレワーク時の「労働時間」

日本では、原則として1日8時間、1週間に40時間という労働時間を守るよう法律で決められています。

テレワークの場合でも、労働時間に関する扱いは基本的には通常の場合とまったく変わらず、この「1日8時間、1週間に40時間」を守らなければなりません。つまり、場所がオフィスから自宅へ変更になっただけで、原則として社員は始業時間・終業時間を守って仕事をします。そして、定時をオーバーした場合の業務は残業扱いとなり、残業が深夜に及んだ場合は深夜残業扱いとなるのです。

しかし、社員の中には、在宅勤務ならではの柔軟な働き方を求める者がいるかもしれません。このような場合は、テレワーク対象者には“フレックスタイム制”などの制度を導入し、始業・終業時刻を社員に選択してもらい、より効率を上げて働いてもらう方法などもあります。

ただし、フレックスタイム制を新たに導入する場合は、就業規則などによるルール付けが必要で、労使協定なども結ぶ必要があるため注意が必要です。

2.テレワーク時の「休憩時間」とは

テレワーク実施時でも、通常の場合と同じく社員に対して休憩時間を与えなければなりません。

「自宅にいるのだから、いつも適度な休みが取れているはずだし、休憩は必要ない」という考え方は間違いで、1日に6時間を超えて働く社員に対しては45分、8時間を超えて働く社員に対しては1時間以上の休憩を与える必要があります。

3.テレワーク時の「中抜け時間」の定義づけ

テレワークの場合は、オフィス勤務の場合と比較すると「少しだけ席を外す」時間が起こりやすい傾向にあります。トイレタイムや飲み物を取りに行くなどの短時間で済む離席の場合は、労働時間に含まれるものとして扱われますが、銀行や買い物、病院へ行くためにしばらく抜けたい、などの中抜け時間については、労働時間に含めて良いかどうかの判断が難しいものとなるでしょう。

このような場合の判断基準としては「会社からの拘束(仕事の指示や電話対応)を受けない中抜け時間は、労働時間ではない」ということになります。労働時間とは扱われない中抜け時間の対応については、次のような対応が考えられます。

  • 休憩時間とみなす
  • 中抜け時間分を始業・終業時間の繰り上げ・繰り下げで調整する
  • 時間単位の有給休暇扱いとする

テレワークを導入する際には、会社の体制に沿った選択をした上で、就業規則や労使協定を結ぶことでルールを決めておく必要があります。

テレワーク時の勤怠管理法

テレワーク実施時の労働時間について会社側・社員側が理解を深めたところで、実際に社員の勤怠管理をどのように実施するかを検討します。

勤怠管理の方法については、紙に直接社員が出退社時間を記載するというアナログな方法から、タイムカードへの打刻、エクセルやクラウド型の勤怠管理ソフトやアプリなど、さまざまな種類が挙げられます。

ただ、テレワークという性質から考えると、会社側と社員側がともにリアルタイムで労働時間の管理をすることが可能となるクラウド型の勤怠管理ソフトを使う方法が効果的でしょう。

勤怠管理ソフトの種類についても、最近はさまざまなメーカーが提供をしています。

最低限必要な機能としては、まずは社員の出社時間、退社時間、休憩時間が記録できることです。これだけを記録すれば良いのであれば、少人数の会社ならわざわざ有償の勤怠管理ソフトを購入するまでもなく、無償でExcelのシートに記録することで足りるでしょう。

しかし、昨今の勤怠管理ソフトには、ほかにもさまざまな機能が備わっています。たとえば、社員のシフトを自動で組んでくれるシステムや有給休暇を初めとした休暇の管理、残業申請書などと連携したものなど、人事労務管理に必要となる業務を肩代わりしてくれるものが多々みられます。

さらに、社員の業務状況を定期的に把握できるよう、社員のパソコン画面がスクリーンショットにより会社システムに送信されるなど、テレワーク中の勤怠管理にとって便利な機能を持つものもみられます。ただし、こういった細かな監視には賛否両論があるため、導入は慎重に検討した方が良いでしょう。

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自社に沿った勤怠管理法を見いだすために

勤怠管理は会社に課せられた義務であり、それはテレワークの際も変わりません。各社員の就労状況をきちんと把握するための対策を取る必要があります。

多岐にわたる勤怠管理ソフトから自社にマッチしたものを選択するためには、まずは社内の状況を見直し、必要となる機能を洗い出していきましょう。その後、いくつか候補を選んだうえで、最も使いやすく、経済的にも負担のないものを選択する方法が効果的です。

※freeangle / PIXTA(ピクスタ)

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