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テレワーク

テレワーク導入にあたり必要な3つのルール

2020.10.05

今日、新型コロナウイルス感染症の感染リスク回避のため、会社や事務所での勤務ではなく、在宅勤務や自宅近辺のコワーキングスペースなどでの勤務の需要が増えてきました。これを機に、在宅勤務などのテレワーク勤務の導入を検討されている企業もあるでしょう。

ですが、もちろん在宅勤務やテレワークなど会社の外で勤務させる場合でも、労働基準法など労働基準関係法令の適用があります。労働者との思わぬトラブルを避けるためにも、テレワーク勤務の導入を行う前にテレワーク勤務制度など、会社としてルールを定めておかなければなりません。

テレワークを導入するメリットとしては、もちろん現在の状況ですと新型コロナウイルスの感染リスク低減があります。また、会社にとっては育児介護による離職防止や遠隔地の人材確保など、労働者にとっては通勤時間がなくなることによる負担の軽減、業務の効率化などさまざまなメリットがあります。

一方で、デメリットとしてよく挙げられるのが、労働者の労働時間管理が難しくなることです。会社の目が届かない場所での勤務となると、労働者がいつ業務を行っているのか把握が難しく、労働者の負担を減らせるはずが、夜遅くまで自宅で業務を続けてしまうなど、かえって長時間労働や休日労働のきっかけとなってしまう恐れもあります。そのため、特にこういった側面に関しては、しっかりとルール決めをしておく必要があります。

テレワークを導入するにあたっては、まずは下記の点について規定しなければなりません。

1.テレワーク勤務を命じることに関する規定

2.テレワーク勤務用の勤務時間を設ける場合、勤務時間についての規定

3.通信費等の負担に関する規定

それぞれの規定について解説していきます。

1.テレワーク勤務を命じることに関する規定

まず、テレワーク勤務を命じることに関する規定ですが、誰に対してテレワーク勤務を認めるかを明確にしておく必要があります。労働者全員にテレワークを認めるという会社もあれば、まだ業務を覚えていない1年目の社員にはテレワークは認めず、出社してもらいたいという会社もあるでしょう。想定していない範囲でテレワークを認めなくてはいけなくなったとならないように、どの範囲でテレワークを認めるか対象・範囲を規定しておくことが必要です。

また、あわせてテレワークを行うには社内でどのような手続きを経るのかを定めます。労働者の判断で自由にテレワークを行うとなると、会社が労働者の動きを把握することができなくなってしまいます。そこで、労働者はいつまでに、誰に対して申請を行えばよいかといった社内手続に関して決めておきましょう。

加えて、会社がテレワークを認める際には、どのような条件で認めるのかを決めておく必要もあるでしょう(例えば、テレワークを行うのは自宅に限定するのか、自宅近辺のコワーキングスペースなどの公共施設の利用も認めるかなど)。

2.勤務時間についての規定

続いて、勤務時間についての規定ですが、先に述べましたように、テレワークの性格上、テレワーク勤務者の労働時間の管理は難しい点が多いため、事前の準備が不可欠です。

まずテレワーク勤務者の勤務時間をどうするのか。出社した場合と同じ時間帯で勤務するのか、もしくはテレワーク勤務者については時間帯をずらすのかという原則ルールを決めます。また、休憩時間や中抜け(私用による業務の中断)を認めるかについても検討が必要となります。

その他、始業・終業の際にはどのような連絡方法を用いて連絡するのか(電話・メール・その他)という点も決めておく必要があります。場合によっては規程のみでなく、例えば勤怠管理ツールの導入といったシステム面の準備検討も必要でしょう。

なお、テレワーク勤務の場合であっても、時間外労働が発生すれば残業代を支払わなければなりませんし、深夜労働や休日労働があった場合はその勤務に対する割増賃金の支給が必要となります。そのため、想定していない長時間労働を防ぐためにも、テレワーク勤務での時間外労働や深夜や休日の労働をする場合は、会社に事前の連絡と許可を必要とするなど、ルール決めも必要でしょう。直接、労働者の状況が見えないだけに、よりコミュニケーションを取るためのルール決めが必要といえます。

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3.通信費などの負担に関する規定

次に費用負担についてです。当然のことながら、在宅勤務を行うにあたり、通信機器を使用すれば通信費用がかかります。そういった各種費用についての取り決めを定めておくことが必要です。

パソコンや携帯電話は個人の物を利用してもらうのか、会社から貸与するのか、在宅勤務を行うにあたりかかる光熱費の負担をどうするかなど、労働者に周知しておくべきことが多くあります。

なお、パソコンや通信機器、また文具や印刷用紙など業務を遂行するために必要な消耗品の負担を労働者にさせる場合には、就業規則に定める必要があります(労働基準法89条5号)。

また、テレワーク勤務者に対する賃金の支払いについても決めておくべきです。例えば、自宅勤務を行う場合は通勤手当をどうするか、その他の会社で支給している手当も、出社している労働者と取扱いを同じにするのか、といった待遇の検討が必要です。

なお、テレワーク勤務であることのみをもって基本給や手当の支給額を下げることは原則できません。例えば、出社している通常の勤務者とテレワーク勤務者の労働条件が同じであるにも関わらず、テレワーク勤務者のみの基礎給を1割減額するといった対応はできません。もっとも、テレワーク勤務を行うにあたり、そもそも勤務時間が短くなったなどの合理的な理由がある場合は、相応の賃金額にすることは可能です。

上記の内容を踏まえ、就業規則を作成ないし変更する場合は、就業規則本則に盛り込むか、または就業規則とは別にテレワーク規程を作成することになります。いずれの方法でも問題ありませんが、テレワーク勤務者の取扱いを明確にするためにも就業規則とは分けて作成した方が分かりやすいかも知れません。

なお、労働者が10名以上の場合は、就業規則を作成したうえで、管轄の労働基準監督署への提出が必要となります。労働者が10名未満の場合は、提出義務はありませんが、ルールの明確化のためにも、規則を作成しておくか、社内ルール集のようなものをまとめておくべきでしょう。いずれにしても、労働者への説明・周知徹底はすべての会社において必要となります。

まとめ

新型コロナウイルスの問題が今後収まったとしても、同様のことが再び起きる可能性もあります。さらに働き方改革に関連して働き方のニーズは多様化していますし、今後の行政改革やデジタル化の推進に伴って経営環境や雇用環境がさらに変わっていく可能性もあります。

会社として、万が一の事態に備えて対応できるように、まずはテレワーク規程の検討をしてみてはいかがでしょうか。

 

【参考】テレワークモデル就業規則 – 厚生労働省

*ThanhAn / PIXTA(ピクスタ)

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