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交通費精算と勤怠管理の手間を省く!kincone開発者が明かす導入ポイント2 〜一部の機能だけでも便利〜

2020.10.01

交通系ICカードを使って勤怠や交通費の情報を一度に登録し、面倒な入力の手間を省いて業務の負担を軽減するクラウド型管理ツール『kincone(キンコン)』。具体的にはどんなことができるのか? 開発の背景、導入するメリットなど、株式会社ソウルウェアの開発担当者・小林裕輝さんにお話を聞きました。

kinconeは、交通系ICカードをタッチするだけで、交通費の経路と金額がクラウドに自動入力され、同時に勤怠の打刻も行えるクラウド型管理ツールです。モバイルSuicaにも対応し、定期区間の控除も可能。GoogleカレンダーやOutlook(Office365)、サイボウズ社のGaroonと連携すると、予定表と乗車履歴を照らし合わせ、訪問先が自動登録されます。

導入に必要なのはカードリーダーとiOS端末、もしくはNFC対応のAndroid端末だけ。手持ちの端末を利用すれば、イニシャルコストもかかりません。社員1人分が月あたり190円(税別)という低費用も魅力となっています。

前回は交通費管理のお話をメインに主な特徴や開発の背景を伺いましたが、今回は実際の勤怠管理の使用例やサービスの今後について語っていただきました。

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「本当にやることがなくなって楽」というユーザーの声

——現在はどんな企業に導入されているのでしょうか?

小林:名刺を管理するSansan株式会社様や、飲食店向け顧客台帳サービスの株式会社トレタ様など、ITのベンチャー企業は多いです。人数的にも100名前後であることも多いので。工場の現場作業の方の管理や、特殊なところだと、学習塾で生徒の管理のためとか、大学や幼稚園の生徒の管理などさまざまな場所で使っていただいています。あとは海外のお客様のお問い合わせもいただいていますね。使用するのはNFCのカードだと思うんですけど、そういうところでの管理でもお話をいただきます。

——確かに、学習塾などは生徒さんそれぞれにカードキーを配るのは難しそうなので、交通系ICカードで管理できるのは助かりそうですね。評判が良い機能は?

小林:特に目立つ機能というのはないのですが、やはり何もせずに勝手にデータが記録されて、月末など最後にボタンを1つ押すだけでいいのは、「本当にやることがなくなって楽」という声をいただきます。「何ができるか」というより、「やらなくていいことがいい」という意見は多くありますね。

——従業員だけでなく、管理する側も手間が省けて嬉しいですよね。現在、コロナ禍で企業側も働き方が変わったと思いますが、変化はありましたか?

小林:ネガティブな方の変化はほぼなく、むしろ在宅ワークが増えるということで弊社のkinconeや勤怠サービスを取り入れるお話もあり、お客様が増えつつある分、さまざまなお客様の要望も増えているので、そこには対応していかないといけないと思っています。

——勤怠管理をkinconeで行うと具体的にどのようなことができるのでしょうか。

小林:例えば始業時間が夜勤の人であれば夜だったり、休憩時間もシフトによって時間が異なったり、裁量制の人だとまた残業の管理の仕方が違うとか、細かな初期設定ができます。それを会社ごとではなく、部署や契約形態ごとに柔軟に変えられる機能になっています。あとは、残業のアラート機能などもあるのですが、そのアラートも細かく設定できます。

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勤怠管理もチャットツールでコミュニケーションのひとつに

——小林さんが個人的に今後追加したい機能は?

小林:今はテレワークも増えているので、勤怠の方で、打刻だけじゃなく有給休暇の申請や休憩の細かなところもSlackや外部サービスなどで行えると、kinconeを開かなくても、メッセージやチャットツールですべてができて本当に楽かなと思います。そこは個人的にも手を入れたいなと思いますね。

——現状もさまざまなチャットツールやアプリで外部から打刻はできるんですよね?

小林:はい。出勤・退勤・休憩・休憩終了は外部のチャットツールから打刻できるようになっています。有給休暇の申請などは、まだ対応できていないという状況です。

——チャットツールで「おはよう」や「お疲れ様」の発言で打刻できるそうですが、その言葉に反応して打刻するのでしょうか?

小林:弊社の場合でいうと、もう「おは」しか入れません(笑)。「おはおは」とかで後は絵文字を入れて打刻とかもしていますね。そこは企業様ごとにカスタマイズできるので、色々なワードをいれてもらって楽しんでいただいてもいいかなと思います。

——それは普通の会話としてやり取りしている中から、打刻を誤って拾ってしまうことにはならないのですか?

小林:弊社の場合、Slackとkinconeを連携して利用しているのですが、Slackの好きな絵文字を登録できる機能でkinconeのロゴを絵文字にし、トリガーとなるキーワードに設定しています。そうすることで、絵文字がついているテキストに反応するというシステムになっています。また、出勤の場合は退勤の記録がないままに2度めの出勤は打刻されません。

——なるほど。ちなみに、退勤の打刻ワードはどんなものが多いですか?

小林:弊社だと、基本的にお疲れ様の「おつ」だけですね(笑)。「おつかれした~」のときもあるかもしれないですし、「おつです」みたいなこともあります。それもその会社様の雰囲気次第です(笑)。打刻用ワードは複数を登録できるので、1つには限らないです。

——打刻するために絶対に発言をしなくてはいけなくなるので、ひとつのコミュニケーションツールとしても役立ちますね。

小林:たまに絵文字をつけ忘れて、打刻できていなかったと言われたりもしますが(笑)。

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目指すのは「使っていることを意識しない」 存在感を消し日常に溶け込むツール

——kinconeの今後目指す未来の姿は?

小林:本当にシンプルなものを目指していて、機能が増え過ぎて何をしたらいいのかユーザー様が困る状況にならないように心がけるというのが前提としてあります。そのなかで、機能の補充と連携も増やしていきたいのですが、そこも増やしすぎず、とにかく他の製品よりもシンプルであまり考えずに使えるもの、サービスとして表に出ない、いつの間にかデータが記録されていて、あまり意識しなくても使えるようなものになるといいな、と個人的には思っています。

——kinconeは裏方にまわるサービスというところが面白いですね。存在感をむしろ消していくほうがユーザーのメリットが大きい、と。

小林:そうじゃないかなと思います。基本的には使うことを意識してもらわないほうが便利なのではないかな、と。要は、いかに経費の申請などに時間をかけないか、ということなので。そこに時間がかかってしまうと、本末転倒になってしまう。kinconeは契約の単位は一応、最小5名からのご利用ということにしているんですけど、1名のお客様でも「5名分支払うから使いたい」と言っていただける方もいます。

また、根本的な機能がある一方で、kinconeはデータを持っている箱なので、その出し先として連携できる外部サービスを増やしていくことは引き続き力を入れていきたいです。

——どんな連携先を増やしていこうと考えているのですか?

小林:基本的には2つあって、1つは交通費や勤怠のデータを出す先。もう1つはLINE WORKSやChatworkで打刻した情報をkinconeに戻して勤怠情報を管理するという二方向があります。今後は特に、freee社の『人事労務freee』など別の勤怠や労務の管理をするサービスとの連携は、お互いが補完できる良い関係になれるかなと思うので、連携を増やしています。

——外部サービスはそれぞれシステムが異なると思いますが、連携を増やすことによって開発も煩雑になり大変ではないのでしょうか?

小林:増えることが複雑というのはもちろんあると思いますが、もう1つ、例えば人事労務freeeがデータを持っている項目と弊社kinconeの持っている項目が必ずしも1:1で結びつかない、という問題はあります。「データとしての値がちょっと違うんだけどここで良いのかな?」みたいなところは、色々な外部サービスで少しづつ異なっていて、難しいなと思います。なので、基本的には連携する項目はお客様側で設定できるようになっているのですが、ある程度はリードしてあげるというか、「これとこれが似てるよ」というのは知っておかなければいけないので、そういうところは難しいですね。

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機能の一部だけでもかなり業務の手間を減らせる

導入を考えている企業に向け、オススメの使い方を教えてください。

小林:新型コロナウイルスの影響もあると思いますが、おそらくチャットツールの導入も増えていると思うので、チャットツールを使っている方は、kinconeをいちいち開かずに勤怠打刻など利用できますし、交通費精算だけ使うとか、勤怠だけ使うということももちろんできるので、一部分だけ使っていただいてもかなり手間を減らせるシステムになっていると思います。小さな企業様はもちろん、大企業様ですとおそらく自社で何かしらシステムを持っていると思いますが、そこにkinconeからデータを流す形もとれるので、お客様の形にあわせて出力するなど、フィットした使い方ができるのではないでしょうか。

スマホさえあれば使えるようになっているのと、無料トライアルもあるので、とりあえず使ってもらえればシンプルな作りであることが分かると思いますし、触ってもらえたら難しさは感じずに、とにかく使えるまでは簡単にいけると思います。

——IT化が苦手な企業も導入しやすいということですね。

小林:そうですね。ネット環境とICカードさえあれば使える簡単な作りにはなっています。

——kinconeにより、日常的に必ず発生する勤怠や交通費管理など、細かな煩わしい作業から解放される人が増えるといいですね。ありがとうございました!

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【小林 裕輝プロフィール】


2011年にECサイトのシステム開発会社に入社。その後2013年よりソウルウェアに一人目の社員として入社。

勤怠・交通費管理システムkinconeと帳票システムRepotoneUの開発を担当。東京から地元和歌山へ移り、リモートで開発を行う。趣味は卓球。

*xiangtao / PIXTA(ピクスタ)

kinconeについて詳しく知りたい方はこちら

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kincone導入ガイド

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