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勤怠管理と交通費精算が驚くほどラクになる!kinconeとは

勤怠管理は現代の企業において最も見過ごされやすく最も重要な問題です。今後ますます正確な勤怠管理が必要となってきますが、その実施によって業務により多くの負担がかかる可能性があります。

勤怠管理の負担を軽減し効率化ができるクラウドサービスが『kincone(キンコン)』です。少ないコストで導入でき、さらに交通費精算まで便利になるという利点もあります。ここでは、勤怠管理の重要性とkincone導入のメリットについて紹介していきます。

勤怠管理・交通費精算が劇的に楽に!
クラウドサービス kincone

勤怠管理は人事の要であり、経営の要

雇用を巡る環境は大きく変わりつつあり、従業員の労働時間を把握することが今まで以上に重要となりました。

労働基準法では、賃金は労働時間に対して支払うことが原則です。また残業代の支払いは毎日1分単位で計算しなければなりません(月単位では30分以下は切り捨て可能)。

未払い残業代の請求期間が2年から5年に延長されたことで、不当な残業代未払いを後から請求されるリスクも増えました。未払い残業代は日々積み重なっていくので、請求されるのが遅れるほど、支払いの負担額も大きくなります。

また、会社には従業員の健康配慮義務があります。従業員の健康を保つためにも残業時間に配慮する必要があります。

働き方改革

働き方改革によって労働基準法は以下の改正がありました。

時間外労働(残業時間や休日出勤)の上限規制

原則として月45時間、年360時間まで。上限は以下となっています。

  • 1年 720時間以内
  • 1ヶ月 100時間未満(休日労働を含む)
  • 2〜6ヶ月 月平均80時間以内(休日労働を含む)

残業時間規制の数字は今までとあまり変わっていないように見えますが、これまでは行政指導だったのが、法律で規定されたことで、違反すると懲役や罰金が科される恐れがあります。

事業主の労働時間把握義務が強化

週40時間を超える労働時間が月当たり80時間を超える労働者に対し、事業主は、労働時間に関する情報を提供しなければなりません。

勤務間インターバル制度の普及促進(努力義務)

勤務終了後、次の勤務まで一定時間以上の休息時間を確保することが努力義務となりました。ヨーロッパでは最低11時間の休息時間が義務づけられています。

長時間労働と過労死や精神疾患の問題

会社が従業員の労働時間を適正に把握することは、従業員に健康に働いてもらうことに繋がります。そのために勤務時間の正確な把握が必要です。

働き方の多様化

新型コロナウイルス禍の影響でテレワークや在宅勤務といった勤務形態が休息に普及しました。テレワークであっても勤務時間を適切に把握して、正確な賃金や残業代を払わなければなりません。

勤怠管理サービス「kincone」の概要

kinconeはWeb上の勤怠管理サービスです。Webブラウザがあれば、いつでも気軽に導入と運用を開始できます。無料期間が2ヶ月あるので、じっくりと試してから本格導入できます。同様のサービスはほかにもありますが、勤怠管理と同時に交通費精算の省力化ができる点がほかのサービスにない大きな特徴となっています。さらに近年に働き方改革による労働法の改正にも対応し、テレワークなど新しい形の勤務方法にも柔軟に対応可能です。

テレワークの勤怠管理にも対応
クラウドサービス kincone

4つの打刻方法

出退勤の打刻をする際、kinconeには4つの方法があります。Web打刻、アプリ打刻、チャット打刻、交通系ICカード打刻です。

Web打刻

パソコンのWebブラウザでkinkoneにログインし、打刻を行います。

アプリ打刻

App Storeや Google Playでkinconeのアプリをスマホやタブレットにインストールして打刻を行う方法です。

ここまでは他のサービスとあまり変わりませんが、kinconeには勤怠管理を便利にする2つの方法が用意されています。

チャット打刻

最近テレワークの普及とともに急速に利用が広がっている仕事用チャットツール上の挨拶で打刻する方法です。Slack、ChatWorks、Line WORKSに対応しています。

交通系ICカード打刻

Suica、ICOCA、PASMOなどの交通系ICカード(以下、ICカード)を使った 打刻機能です。スマホアプリのモバイルSuicaにも対応しています。ICカードを読み取り用のスマホにかざすと打刻が行われ、同時に交通費精算のための利用履歴も読み出されます。

交通費精算の簡易化機能

毎月の交通費精算は、営業マンなど外出が多い職種は負担。経費精算のために休日出勤するという話も珍しくありません。交通費精算のたびに前月のスケジュールを確認し、路線検索で料金を調べ、Excelに転記する、という作業を強いられている人たちが日本中にいるはずです。

最近はスマホで交通系ICカードの利用履歴を読み取れるアプリもありますが、ICカードの中には直近20件までしか記録されないので、週に何件も訪問があると20件に収まらず、月初の履歴が分からないということもあります。

kinconeなら出退勤時にICカードで打刻することで、自動的にICカードから利用履歴を読み出して保存してくれます。さらにサイボウズやGoogleカレンダーなどからスケジュールを読み込んで、ICカードの履歴と照合して訪問先名を自動入力する機能もあります。これによって、交通費精算の業務の負担が一気に軽くなります。

働き方改革に対応した労務管理ができる

前述のように働き方改革で、労働基準法が改正されたため、事業者は、今まで以上に勤務の状況をしっかりと把握する必要があります。

残業状況を把握しやすいダッシュボード

kinconeでは、従業員の勤務状況が一目瞭然で把握できるダッシュボード画面で、会社全体の残業時間の状況や、特に残業時間が多い社員の状況をグラフ表示で素早く把握することができます。

勤務間インターバル制度への対応

勤務間インターバルにつては、最低限確保すべき勤務間休息時間を設定することができ、前日の退勤が遅くなって休息時間が確保できない場合に、翌日の始業時間を遅らせて休息時間を確保するか、休息時間が短くなった分を労働時間とし加算するかを選ぶことができます。

テレワークに対応

管理が難しいとされるテレワークにおいても、勤怠管理の省力化と信頼性の向上が可能です。Slack、ChatWorks、Line WORKS、Microsoft Temasなどの代表的なチャットサービスに対応していて、例えばSlackで「おはよう」と打つと、その時刻で出勤が打刻されます。打刻に使うキーワードは出勤、退勤で自由にカスタマイズできます。

テレワークの場合は、本当に自宅で仕事しているのか確認するのが難しいという問題もあります。極端なことを言えば、自宅を仕事をしていると思ったら、温泉旅館で仕事をしていた、というケースもあるかもしれません。kinconeでは、打刻場所のGPS位置情報を同時記録することで、“どこで仕事をしているか”を把握しやすくします。

シンプルで柔軟な勤怠管理
クラウドサービス kincone

導入コストを抑えられる

どんなに新しいサービスでもコストが高ければ導入するのが難しくなります。特に勤怠管理のような毎日使うシステムでは、日々のランニングコストが重要になってきます。

ランニングコストが安い

kinconeの初期導入費用は0円。ランニングコストは社員1名につき月額200円(税別)。社員20名の会社なら月額4,000円、50名なら10,000円。さらに年契約にすると5%安くなるので、50名で月額9,500円となります。

導入してみてから自社の実態に合わなかったということにならないように、最大2ヶ月の無料トライアル期間を利用できます。これは利用開始した月と翌月が無料になるという制度で、たとえば10月1日に無料トライアルを開始すると11月30日まで無料で利用でき、12月1日から有料となります。

導入の流れ

kinconeの無料トライアルへの申し込みは以下の手順で行います。

(1)Webブラウザでkinconeの申し込み画面にアクセス。

(2)メールアドレスを登録すると、kinconeアカウントが発行されます。パスワードや会社情報を登録するだけで利用を開始できます。

正式導入は、Webの管理画面で支払い画面から支払い方法を選択するだけです。年額プランを選択すると、利用料金が5%オフになります。

無料トライアル期間中もユーザーサポートを受けられるので、利用に当たって不明点をクリアしてから有料に切り替えることができます。

 

以上、勤怠管理の重要性と、クラウドサービス「kincone」の特徴とメリットを紹介しました。確実な勤怠管理と管理工数削減のために、kinconeの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

*EKAKI / PIXTA(ピクスタ)

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カウネット:勤怠管理と交通費精算クラウドサービスkincone(キンコン)