セキュリティの生命線！“データ保存と廃棄のルール”作成と運用のコツ【目指せ！経理のデジタル化第5回】

経理

2021.02.04

会社が扱う情報は、決算や個人情報に関わる重要なものから、誰もが閲覧できる軽微なものまで、取り扱いに要する注意度のレベルはさまざまです。顧客の大事な情報をたくさん収集する会社と、社内の限られた情報しか扱わない会社では、時間やお金など情報に対する経営資源の使い方も異なります。

そのいかなるケースにおいても、収集し使用した情報を社内で保存し、一定期間経過後には、廃棄するという流れは同じです。今回はデータの保存と廃棄について、考えたいと思います。

デジタル化における保存の重要性

紙媒体ではなくインターネットを使って収集し、使用したデータは、当然のことながら、パソコンの中、もしくはサーバーに自然と保存されることになります。デジタル化さえうまくいけば、後は勝手にコンピュータが保存してくれるのだから、気にする必要はないと思ったら、大間違いです。保存のルールが整っていないと、せっかく集めた情報を、再利用したり、検索したりすることができなくなり、大混乱を引き起こして、業務に支障をきたす可能性すらあります。

紙媒体で保管していた時代なら、保管用キャビネットの場所は決まっているし、保管場所にも限りがあります。物理的な理由から、時期がくれば定期的に廃棄しなければならず、廃棄しやすいように段ボールごとに分類して保管するという運用が、どの会社でもなされてきたことと思います。

しかし言うまでもなく、コンピュータの中は無限大です。情報をデジタル化するということは、無限大の保管場所を手にいれることを意味します。

これは一見、デジタル化のメリットのように感じますが、セキュリティ面から考えると、実は大変なリスクです。厳格な保存ルールを作って、運用しなければ、大事な情報も軽微な情報も一緒くたに混ざって、どこに保存されているか分からないという状況に陥る可能性があるからです。

あるデータは社員が使うパソコンに、あるデータはサーバーに、あるデータはクラウド上に保存され、欲しい情報がどこに保存されているのかを検索するだけで日が暮れる、という事態になりかねません。

このような事が起きないように、デジタルの場合は、紙時代より厳格な保存と廃棄のルールを決める必要があるのです。

情報管理の現状を分析する

まずは、どの情報をどの媒体のどのフォルダに保存するかという、デジタル化のための情報管理の仕組みを見直しましょう。

みなさんの会社がすべてのデータを紙で保存しているなら、話は簡単です。これから新しいルールを作って運用すればよいのです。しかし、実際はそうは行きません。ほとんどの会社がすでにコンピュータを導入しており、紙媒体とデジタル媒体が混在しているのが実情でしょう。

経理部は経理で、総務部は総務で、営業部は営業でといった具合に、独自のデータベースが既にできあがっているのではないでしょうか？　分類の仕方だけでなく、ナンバリングの方法なども、部署によってマチマチというケースも多いことでしょう。

そこでまず各部署に、バラバラに保存されているデータの分類方法をヒアリングし、会社としての統一ルールを策定する必要があります。

次に部署ごとの独自ルールを、統一ルールに変更するのですが、これには大変な労力と時間がかかります。データのボリュームにもよりますが、半年から1年程度の準備期間は見ておくと良いでしょう。本業で忙しい中、社員に大変な負担を強いることになるので、過去分のデータをどこまで統一ルールに切り替えるかを、決めることも大切です。