交通費の都度精算…経理負担は大丈夫？リモートワークによる交通費精算の複雑化と改善方法

新型コロナウイルス感染症のまん延は人々の働き方を激変させました。多くの企業がリモートワークに切り替え、自宅で作業することのメリットやデメリットを経験してきたのではないでしょうか？　これから状況が落ち着いた場合、元の働き方に戻る企業がある一方、リモートワークのメリットを評価して一部は定着していくことが考えられます。

リモートワークは移動時間の短縮や柔軟な働き方などメリットもあります。一方でデメリットも存在し、その1つがリモートワークによって複雑化した交通費精算の問題です。

本記事では経理担当者の負荷を解消するためのリモートワークの交通費精算のあり方について解説します。

リモートワーク普及により交通費精算が複雑化

リモートワークのデメリットの1つは経理担当者の業務負担が増加しがちという点です。特に交通費精算では、コロナ前では週5日出勤していたところ、リモートワークが普及し、週数日あるいは必要なときだけ出勤する企業が多くなりました。それにより、以下の点で交通費精算が複雑になりました。

定額支給から実費支給へ

コロナ前の時代では、企業によって一律で定額支給の場合と、実費を後払いの場合とに分かれていたと思います。しかし、リモートワーク時代においては交通機関を利用する機会が減少するため、定額支給だった企業も実費支給に切り替えるケースが多くなっています。

この方法では交通費の精算が今までと同じようにはいきません。今までは1ヶ月ごとに定期券を買っていたやり方が、出勤の都度、交通系ICカードなどで払うように変わってきたからです。必然的にバックオフィスにおける交通費精算業務がより複雑になります。

「いつ出勤したか」の確認が必要

多くの場合、社員はバラバラの場所に住んでいますので、鉄道会社や路線、区間が社員ごとに違います。それに加えてリモートワークでは、“いつ出勤したか”も確認しなければなりません。

交通費精算をエクセルで管理している企業も多いでしょう。その場合、社員に出勤日、路線、区間、運賃などの情報にエクセルに入力して提出してもらい、経理担当者が運行表や路線検索サイトをチェックしたうえで金額を計算するという非常に手間のかかる作業をやらないといけません。

これらの作業はリモートワークを推進するためにバックオフィスが一手に担う場合が多く、経理業務の負担はリモートワークにおける課題といえます。

リモートワークの経理業務負担は交通費精算だけではない

また、リモートワークによる経理業務の負担は、交通費精算だけではありません。下記における業務は、経理担当者の業務負荷を増大させる要因なっています。

勤務時間の管理が複雑

リモートワークでは勤怠管理も複雑になります。全員が出勤するケースでは会社にいる時間を勤務時間と見なせますが、リモートワークでは社員が自宅やコワーキングスペースで作業するため、勤務時間の管理・記録は簡単にはいきません。社員がそれぞれ手作業で勤怠管理を行っていると、毎月の締めの段階になって社員の超過残業が発覚したり、有給の過剰消化や規定以下しか消化してなかったりといったトラブルが増える可能性があります。また、月初にこれらをとりまとめる経理部門などのバックオフィスの作業負担も大きくなりがちです。

業務内容や成果の品質を管理の基準とすればよいという意見もありますが、成果物を中心に管理すると過重労働を助長する恐れがあります。現在は働き方改革の一環で36協定などの規制が強化されているため、リモートワークとはいえ勤務時間には注意が必要です。

【こちらの記事も】2021年4月より新しくなった36協定とは

ワークフローや郵送受け取りのためだけの出社

リモートワークが進んでいる企業でも、「自宅からワークフロー申請や決済ができない」「経費精算は紙の書類を会社に郵送している」という声を多く耳にします。

ワークフローの手続きや郵便の受領のために、社員が出社しなければならないケースも多いです。電子化されていないワークフローは、総務・経理担当者などのバックオフィスの残業を増やす要因となります。

「kincone」の導入で経理担当者の業務負荷を削減

上記の課題を解決するためには、適切なツールを導入することが効果的。おすすめしたいのが『kincone』です。

「kincone」とは？

出典: kincone

『kincone』とは、交通費精算や勤怠管理、ワークフローなどのバックオフィス業務の効率化に有効なSaaS（Software as a Service：いわゆるクラウドサービス）です。以下の4つの特長があります。

• ICカードで勤怠打刻が可能。交通費も同時に読み取れる
• 外部サービスとの連携機能（ビジネスチャット、Googleカレンダーなど）
• スマホだけでの導入可能
• 1ユーザーあたり月額200円の低額料金

「kincone」がなぜ良いのか？

『kincone』の最大のメリットは、ICカードを利用した勤怠管理・交通費精算機能です。ここで少し詳しくご紹介します。

先述したようにエクセルでこれらを行う場合は非常に手間と労力がかかりますね。しかし、『kincone』を導入すると交通系ICカードを端末にかざすだけで利用した経路や運賃情報が読み込まれ、交通費登録が可能です。

交通費精算と勤怠管理を統合

『kincone』は交通系ICカードの読み取りをもって、勤務開始・終了の打刻と同時に交通費を登録します。つまり毎日、仕事の開始時と終了時にICカードを読み取るだけで、業務の開始時間と終了時間が記録されます。その際に、交通費も読み取られるので、その日の出社の有無や交通費の内容も記録しておくことが可能です。従業員はデータを確認するだけなので、交通費申請の作業が削減できミスも少なくなります。

ICカード読み取りに特別な端末は不要

「ICカードを読み取るなら専用端末がいるのでは？」と疑問に思いますよね。それはもっともな疑問です。しかし、『kincone』の場合はNFC搭載のスマホがあれば、スマホによるICカードの読み取リで打刻と交通費精算ができるのです。つまり、いちいち専用端末のある会社に来て打刻しなくてもリモートワーク開始時に自宅から打刻が完了します。これで経理担当者の負荷を大幅に低減できるのです。

ワークフロー機能もあり

『kincone』を使えば最大5名までの承認者を設定してのワークフローが可能です。最大のメリットはクラウド上での申請と承認です。クラウドサービスなのでインターネット環境さえあればどこからでもシステムに接続できます。総務担当者が稟議書類の受領のために出社する頻度も少なくなるでしょう。

「kincone」の機能一覧

『kincone』には、その他にも便利な機能がたくさんあります。

出典: kincone

・見やすい管理画面：個人単位、部署単位での出退勤状況の確認ができます。
・多彩な打刻方法：ICカード打刻、アプリ打刻、チャット打刻など多彩な打刻方法を選択可能。（連携できるチャットツールは、Slack、Chatwork、LINE WORKS）
・アラート機能：打刻忘れ、残業時間超過、承認待ちなどを知らせるアラート機能を搭載。
・GPSで打刻場所表示：Webブラウザやアプリからの打刻時に位置情報が取得でき、不正打刻を防止可能。
・さまざまな労働条件の設定：従業員によって異なる労働条件を細かく設定することができ、個々の勤怠管理がよりスムーズに。
・休暇タイプの設定：有給休暇や半休など、様々な休暇タイプを設定可能。また、平日を定休日にするなど、フレキシブルな設定が可能です。
・外部システム連携：サイボウズ社のkintoneや、コラボスタイル社のコラボフローとの連携が可能。
・CSV出力・エクセル出力：CSV出力をすることで、会計システムとの連携も可能です。
・継続的な機能改善：顧客の要望を反映する形で、継続的にアップデートを実施。

リモートワーク時代の経理業務は、まず「kincone」の導入から

出社が不規則なリモートワーク時代、経理業務の負荷低減は喫緊の課題です。「うちにはIT化する余裕がない」と思い込んでいないでしょうか？　『kincone』なら特殊な機器も不要でスマホ1つで導入でき、1ユーザーあたり200円（税抜）しかかかりません。最大2ヶ月間の無料トライアルもありますので、まずは試してみてはいかがでしょうか？

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* nonpii / PIXTA(ピクスタ)

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